W jakiej dacie powinien być rozpoznawany obowiązek podatkowy w VAT w zakresie mediów?

Spółka z o.o. czynny podatnik VAT – podstawową działalnością spółki jest wynajem nieruchomości. Posiada lokal niemieszkalny w budynku hotelowym. Najemcą są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Umowa najmu zawierana jest na okres jednego roku z możliwością przedłużenia. Z umowy najmu wynika, iż czynsz płatny jest z góry raz w miesiącu, co miesiąc na poczet umowy najmu, spółka wystawia fakturę ze stawką 23%. W umowie najmu zostały określone opłaty administracyjne i eksploatacyjne w stałej kwocie miesięcznej - jak zaliczka na energię elektryczną oraz zaliczka na ciepłą wodę, zimną wodę i ogrzewanie. Opłaty administracyjne i eksploatacyjne zmienne i uzależnione od zużycia energii, wody, ogrzewania itd. - wynajmujący nie wystawia faktury na najemcę z powyższego tytułu. Z umowy najmu wynika, że zarówno czynsz jak i media będą płatne raz w miesiącu z góry. Okres rozliczeniowy to miesiąc kalendarzowy. Wynajmujący raz w miesiącu otrzymuje od wspólnoty fakturę zaliczkową na poczet mediów i kosztów eksploatacyjnych wraz z obowiązującym stawkami VAT (23%, 8%, ND). Rozliczenie mediów następuje dwa razy do roku na 30.06. i na 31.12 natomiast koszty eksploatacyjne raz do roku na 31.12 na podstawie faktycznego zużycia wg liczników. Jak powinno wyglądać refakturowanie tych usług na najemcę biorąc pod uwagę, że najemca zmienia się w ciągu roku? Kiedy wystąpi obowiązek podatkowy u wynajmującego?