W jaki sposób wprowadzić ruchomy czas pracy?

Biuro podróży zatrudnia tylko dwie osoby i zmieniło godziny otwarcia na 9:00-19:00. Pracownicy do tej pory pracowali od 10:00-18:00 w podstawowym systemie czasu pracy.

Jak ująć w porozumieniu z pracownikami o ruchomym czasie pracy, aby nie wypłacać nadgodzin z tytułu przekroczenia doby pracowniczej, jeżeli chcemy, aby biuro otwarte było w podanych godzinach i była w nim jedna z osób i aby nie pracowały więcej niż 8h na dobę?

Poza tym chcielibyśmy, aby praca ta była nieregularna na zasadzie tydzień od 9:00 a tydzień od 11:00 tylko naprzemiennie lub co trzeci dzień od 9:00. np. pracownik X w czerwcu 2024 r. (3, 5, 7, 12, 14, 18, 25, 28 od 9:00 do 17:00, a pozostałe dni od 11:00-19:00), a pracownik V na odwrót, tak aby biuro działało od 9:00-19:00. Chcemy jako pracodawca sami odgórnie narzucić kto, w który dzień, na którą godzinę ma przyjść. W zakładzie nie obowiązuje regulamin i nie ma związków zawodowych.

Czy w takiej sytuacji należy sporządzać grafik pracy i przedstawiać go na tydzień przed rozpoczęciem danego miesiąca? Czy w związku z ruchomym czasem pracy w podstawowym systemie czasu pracy praca może występować w soboty jako nadgodziny tygodniowe czy wszelkie nadgodziny w tym systemie są zabronione? Czy w związku z tym, że jest tylko dwóch zatrudnionych to musi nastąpić wybór przedstawicieli pracowników, którzy porozumienie to nawiążą z pracodawcą? Czy na etap przedstawienia pracownikom propozycji zawarcia porozumienia dotyczącego wprowadzenia ruchomego czasu pracy musi zostać stworzony jakiś dokument? Czy należy wprowadzić zapis do informacji o warunkach zatrudnienia o ruchomym czasie pracy, czy wystarczy wpiąć w akta kopię porozumienia?