Na podstawie jakiego dokumentu powinniśmy obciążyć kontrahenta kosztami naprawy uszkodzonego przez niego środka trwałego?

Jesteśmy spółką z o. o. Posiadamy skład opałowy, w którym sprzedajemy węgiel po uprzednim zważeniu go na samochodzie SRAR (wraz z samochodem) na specjalnej wadze będącej naszym środkiem trwałym. Podczas przeważania odbiorca węgla uszkodził nam wagę poprzez zerwanie jej desek. Spółka zwróciła się do ubezpieczyciela o wypłatę odszkodowania w ramach ochrony ubezpieczeniowej. Centrum likwidacji szkód zawiadomiło spółkę, iż odszkodowanie nie będzie przyznane, informując, że "z ubezpieczenia OC posiadaczy pojazdów mechanicznych przysługuje odszkodowanie, jeżeli posiadacz lub kierujący pojazdem mechanicznym są obowiązani do odszkodowania za wyrządzoną szkodę w związku z ruchem tego pojazdu". Spółka zleciła wykonanie naprawy firmie usługowej, która obciążyła nas fakturą VAT. Podatek naliczony w niej zawarty został odliczony w lipcu br. Spółka chce dochodzić zwrotu poniesionych kosztów od sprawcy szkody.

Czy można wystawić refakturę na sprawcę szkody w wysokości jaka występuje na fakturze pierwotnej, czy należy wystawić notę obciążeniową, uznając że jest to czynność zwrotu kosztów, a nie odsprzedaż jakiejkolwiek usługi, co wskazywałoby na obrót poza VAT?