Na podstawie jakiego dokumentu i kiedy zaksięgować roszczenie za uszkodzenie samochodu przez osobę, która zabrała go w celu krótkotrwałego użycia i porzuciła w stanie uszkodzonym?

Na podstawie jakiego dokumentu i kiedy zaksięgować roszczenie wobec obwinionego za uszkodzenie samochodu służbowego przez osobę (niebędącą pracownikiem), która zabrała go w celu krótkotrwałego użycia i porzuciła w stanie uszkodzonym, na kwotę 30 tys. zł (na szkodę naszej firmy)?

Firma prowadzi pełną rachunkowość. W 2007 r. obwiniony został uznany winnym między innymi powyższego zdarzenia, został skazany na 8 lat pozbawienia wolności. Faktura za naprawę samochodu została zaksięgowana w pozostałe koszty operacyjne niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie była wykupiona polisa AC. W związku z przebywaniem obwinionego w zakładzie karnym nie wszczynano wobec niego postępowania sądowego, celem odzyskania kosztów naprawy pojazdu. Żeby nie dopuścić do przedawnienia, w roku 2016 wystosowano wezwanie do dobrowolnej zapłaty kwoty 30 tys. zł tytułem odszkodowania za uszkodzenie skradzionego samochodu. Obwiniony wysłał odpowiedź z zakładu karnego, że po opuszczeniu zakładu karnego zobowiązuje się do poinformowania firmy o możliwości współpracy w sprawie spłaty zadłużenia. Jego pismo stanowi uznanie długu. W naszej ewidencji księgowej obwiniony obecnie nie figuruje jako dłużnik.

Czy powinniśmy zaksięgować naszą należność na podstawie pisma stanowiącego uznanie długu, czy też powinniśmy poczekać na dalszy obrót sprawy i dokonać księgowań dopiero po uzyskaniu wyroku stanowiącego nakaz zapłaty na naszą rzecz?