Na jakich zasadach należy przechowywać dokumentację związaną z wewnętrzną procedurą antymobbingową?

Posiadamy wewnętrzną procedurę antymobbingową. Skład komisji nie jest stały. Jeśli wpływa pismo (skarga), zostaje powoływana komisja w składzie 3 osób: przewodniczący, przedstawiciel pracowników i przedstawiciel pracownika składającego skargę. Protokół z przedstawionymi wnioskami i działaniami naprawczymi jest przekazywany w ciągu 30 dni dla dyrektora. Według wewnętrznej procedury "Obsługę administracyjną posiedzeń Komisji zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach osobowych, która: 1) gromadzi dokumentację związaną z prowadzonym postępowaniem przez okres 5 lat; 2) przechowuje pisemne oświadczenia zawierające rozstrzygnięcia z posiedzeń Komisji, przez okres 5 lat."

Jak postąpić, jeśli nikt z komórki kadrowej nie jest członkiem komisji?

Kto powinien przechowywać dokumentację? Jeżeli przewodniczący, to co w przypadku rozwiązania stosunku pracy?

Z posiedzeń komisji i za słowną zgodą pracownika są nagrywane spotkania celem sporządzenia protokołu.

Co powinno się robić z nagraniami po przedstawieniu protokołu dla dyrektora - czy dołączać na płycie do sprawy, czy usuwać dokumentację z nagrań?