Jaki dokument powinien potwierdzać dopłatę do ceny świadczonych usług transportowych, aby zapewnić zgodność Jednolitego Pliku Kontrolnego z deklaracją VAT-7?

Jesteśmy spółką świadczącą m.in. usługi drogowego przewozu osób w ramach regularnej komunikacji (urzędowego rozkładu jazdy autobusów). Zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 20 czerwca 1992 r. o uprawnieniach do ulgowych przejazdów środkami publicznego transportu zbiorowego oraz innych ustaw przyznających uprawnienia do przedmiotowych ulg jesteśmy zobligowani do ich honorowania. W związku z tym na mocy umowy zawartej z Województwem Dolnośląskim - po spełnieniu warunków w tej umowie zapisanych (m.in. posiadanie stosownych zezwoleń, stosowanie kas rejestrujących, przekazanie wykazu obsługiwanych linii) - otrzymujemy dopłaty do przewozów pasażerskich. Kwotę dopłaty stanowi różnica pomiędzy wartością sprzedaży biletów obliczoną wg cen brutto nie uwzględniających ustawowych ulg a wartością sprzedaży tych biletów w cenach brutto uwzględniających te ulgi. Kwotę należnej dopłaty udokumentować powinniśmy przedstawiając zestawienie należnych dopłat z podziałem na kategorie ulg w układzie wg wzoru stanowiącego załącznik do umowy, o której mowa powyżej. Przychód z tytułu dopłaty jest uwzględniany w sprzedaży opodatkowanej VAT w miesiącu rzeczywistej sprzedaży biletów a kwota otrzymana jest traktowana jako wartość brutto sprzedaży. Województwo jest uprawnione do przekazywania Przewoźnikom dopłat a środki pochodzą z budżetu Państwa - nie jest wymagana faktura VAT. W umowie Województwo Dolnośląskie jest identyfikowane jedynie nazwą - brak NIP.

Jaki dokument powinien potwierdzać tą operację, aby zapewnić zgodność Jednolitego Pliku Kontrolnego z deklaracją VAT-7?