Jak zapewnić legalność przetwarzania wizerunku osób uwiecznionych na zdjęciach?

Na 25-lecie firmy organizowany jest event dla pracowników oraz rodzin, w tym dzieci. Podczas tego eventu będą wykonywane zdjęcia, które później będą publikowane.

Jak zapewnić legalność przetwarzania wizerunku osób uwiecznionych na zdjęciach?

Z uwagi na skalę eventu - kilka tysięcy osób - zbieranie oraz zarządzanie zgodami indywidualnymi byłoby trudne. Czy w regulaminie eventu można zawrzeć klauzulę, z której by wynikało, że udział w evencie oznacza zgodę na przetwarzanie wizerunku? Czy taki automatyzm można tu zastosować, zwłaszcza w odniesieniu do ewentualnych zdjęć dzieci? Zgoda powinna być dobrowolna - czy w przypadku zastosowania takiego automatyzmu byłaby faktycznie dobrowolna? Brak zgody oznaczałby, że taka osoba de facto nie powinna przyjść na taki event, a my nie chcemy odmawiać nikomu prawa wejścia na imprezę z takiego powodu. Zaznaczam, że zdjęcia jakie będą wykonywane to zarówno 1) takie jakie spełniają wymóg art. 81 ustawy z 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1062) - dalej u.p.a. (osoba fotografowana stanowiąca jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza), jak i 2) zdjęcia indywidulane pojedynczych osób. Czy art. 81 u.p.a. jest szczególnym przepisem w stosunku do RODO i faktycznie wyklucza konieczność uzyskania zgody na gruncie RODO, w sytuacji gdy na gruncie u.p.a zgoda nie jest wymagana? Rozpowszechnianie wizerunku to tylko jedna z form przetwarzania wizerunku (to pojęcie na gruncie RODO jest szerokie, nie sprowadza się tylko do udostępniania/upubliczniania) wizerunku. Czy w przypadku 2 potrzebna jest zarówno zgoda na gruncie RODO i u.p.a.?