Jak rozliczać koszty i przychody powstałe w związku ze świadczeniem usług gwarancyjnych?

Mam 2 pytania

1. Na podstawie umowy z gwarantem (producentem) urządzeń na ich obsługę gwarancyjną wystawiamy fakturę z góry w momencie przejęcia obsługi gwarancyjnej na kwotę ustaloną ryczałtowo. Koszty zużycia części do tych napraw traktujemy jako koszty bezpośrednie. Ostatnio producent montuje w sprzedawanych urządzeniach sterowniki, które są awaryjne. Nasz serwisant realizując awarie w ramach obsługi gwarancyjnej po raz pierwszy montuje nowy sterownik (drugi to nasza zakupiona część wcześniej od producenta), a wadliwy sterownik (pierwszy - część sprzedana przez producenta urządzenia) wymontowuje i przekazuje do producenta celem oględzin. Producent albo go naprawia i przekazuje nam nieodpłatnie do dalszego korzystania do napraw gwarancyjnych lub uznaje, że nie można go naprawić.

Czy my możemy zużyty nasz sterownik (drugi) uznać za koszt podatkowy w momencie zamontowania go u klienta w ramach naszej odpłatnej obsługi gwarancyjnej, a sterownik wymontowany (pierwszy) i przekazany nam przez producenta potraktować jako nieodpłatny przychód lub jeśli producent wystawi fakturę, to będzie to dla nas nowy zakup, czy tez my powinniśmy skorygować koszt zużytego przez nas (drugiego) sterownika poprzez zwrot na magazyn, a jeśli tak, to w którym momencie? Jakie dokumenty winny być wystawione na poszczególnych etapach działania aby udokumentować koszty podatkowe i ich korektę i ewentualny przychód podatkowy? Jak postąpić jeśli podczas kolejnej awarii serwisant zamontuje trzeci nasz sterownik, a drugi wymontuje i przekaże do producenta celem oględzin? Czy zużycie trzeciego sterownika jest to dla nas kolejny koszt podatkowy w ramach obsługi gwarancyjnej obok kosztów zużycia drugiego sterownika, czy jednak należy skorygować koszty poprzednio zamontowanego przez nas sterownika i odpowiednio po oględzinach producenta zlikwidować go w koszt na podstawie protokołu likwidacyjnego lub uznać za nadający się do dalszego wykorzystania w obsługach gwarancyjnych, czy też możemy nie korygować poprzednio zużytego sterownika drugiego, a reklamowane sterowniki stanowić będą dla nas nieodpłatne przychody?

2. W jaki sposób należy prawidłowo udokumentować koszty zużycia części magazynowych, jeśli wymiana ich jest w ramach naprawy awaryjnej z tytułu wcześniej zrealizowanej usługi naprawy zafakturowanej lub tez z tytułu realizacji opłaconej z góry przez producenta obsługi gwarancyjnej?

Często zdarza się, że spółka zużywa części podczas usługi naprawy na rzecz klienta, wystawia fakturę sprzedaży usługi, jednak klient uznaje po jakimś czasie, że nadal urządzenie nie działa prawidłowo, wówczas spółka jadąc na taką naprawę awaryjną czasami uznaje że część wcześniej zamontowana i zużyta jest trwale zepsuta, więc pozostawia ją klientowi i montuje nową cześć, lub istnieje konieczność zastosowania innej części o innych parametrach w zamian poprzedniej niesprawnej. Spółka tak samo postępuje przy realizacji obsługi gwarancyjnej - ta sama część zostaje kilkakrotnie wymieniana a każda poprzednia jest trwale uszkodzona, gdyż są to delikatne części, które raz zmontowane nie nadają się do dalszego kolejnego montażu. Każdorazowo spółka wypisuje protokół usługi, w którym wykazuje części zużyte podczas każdej wizyty. Na podstawie protokołów spółka kwalifikuje koszty zużycia każdej części jako koszt bezpośredni obciążający dane sprzedane zlecenie.

Czy jest to właściwe postępowanie i sposób dowodowy prawidłowy dla uznania kosztów za koszt podatkowy?