Jak powinna postępować państwowa jednostka budżetowa przy stosowaniu przepisów o naliczaniu rekompensaty za koszty odzyskiwania należności?

Jesteśmy państwową jednostką budżetową, będącą podmiotem leczniczym. Oprócz działalności statutowej do której jesteśmy powołani, wykonujemy usługi cywilnoprawne na zlecenie i w tym zakresie podlegamy pod ustawę o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Pytanie dotyczy rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40 euro. Często zdarza się, że nasi kontrahenci płacą nam z opóźnieniem za nasze usługi. Czasem są to tylko kilkudniowe opóźnienia, czasem dłuższe.

Czy my jako państwowa jednostka budżetowa mamy obowiązek naliczać i dochodzić oprócz odsetek, zapłaty rekompensaty niezależnie czy ponosimy jakieś koszty odzyskiwania należności? Czy sam fakt opóźnienia w zapłacie zobowiązuje nas do naliczenia rekompensaty? Czy w przypadku nienaliczenia może to zostać uznane za niedochodzenie należności budżetu państwa, czym możemy narazić się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych?

Na obecną chwilę rekompensatę ujmujemy tylko w pozwach sądowych, ale tylko w stosunku do znacznych kwotowo należności, gdyż sądy zarzucają nam, że doliczanie rekompensaty w każdym przypadku jest nękaniem dłużnika i jest niezgodne z zasadami współżycia społecznego. Wpłata rekompensaty jest wówczas księgowana dopiero w momencie jej ściągnięcia, gdy wpłynie na nasz rachunek bankowy.

Jaki kierunek postępowania powinniśmy przyjąć oraz kiedy ewentualnie należałoby naliczać i ujmować w księgach należności z tytułu rekompensaty? Czy już po zapłacie z opóźnieniem? Czy w momencie przekroczenia terminu płatności? Na podstawie jakiego dokumentu? Czy do wszystkich należności zapłaconych po terminie?