Jak należy postąpić z dokumentami przesyłanymi do urzędu pracy zawierającymi nadmiarowe dane osobowe?

Do urzędu pracy klienci urzędu (którzy dostali dofinansowanie lub korzystali z innych form pomocy) składają w ramach rozliczenia dokumenty, które oprócz danych osobowych niezbędnych do rozliczenia, zawierają dane osobowe innych osób, których urząd nie ma podstawy przetwarzać, i są zbędne do celów rozliczeniowych. Przykładowe dokumenty to: zbiorcze list płac, wyciągi bankowe, raporty ZUS RCA. Dokumenty oprócz danych osobowych, które są wymagane do rozliczenia zwierają dane np. wszystkich pracowników. Często urząd nie ma wpływu na dokumenty, które są składane, bo są przesłane za pośrednictwem poczty.

Czy można anonimizować dokument klienta złożony do urzędu po przez trwałe "zamazanie" danych osobowych, które zostały przekazane nadmiarowo?

Czy należy opatrzyć taki dokument adnotacją urzędnika?

Czy istnieje obowiązek poinformowania klienta, który złożył dokument zawierający nadmiarowe dane o jego zanonimizowaniu?