Jak należy postąpić w sytuacji, gdy biuro rachunkowe ma wątpliwości co do kosztów poniesionych przez firmę, którą obsługuje?

Prowadzimy biuro rachunkowe i obsługujemy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zdarza się, że mamy wątpliwości co do niektórych faktur. Na przykład, czy służą czynnościom opodatkowanym pod kątem VAT i jeśli uważamy że nie, wówczas albo nie odliczamy VAT, albo prosimy klienta o oświadczenie. Tak samo postępujemy w zakresie podatku dochodowego. Jeśli w naszej ocenie wydatek nie służy osiąganiu przychodów opodatkowanych CIT, księgujemy go jako koszt, który nie jest kosztem uzyskania przychodu, tj. jako NKUP. Jednak czasami faktura budzi jeszcze większe nasze wątpliwości, tj. czy w ogóle powinna zostać wystawiona na spółkę, bo w naszej ocenie może być wydatkiem osoby fizycznej. Np. zakup jednego serka i chleba i opis na fakturze: "spotkanie z kontrahentem" albo zakup sukienki jako "prezentu dla kontrahenta", zakup pakietu TV z programami typu HBO i innymi, które nie wskazują na ich wykorzystanie w działalności spółki jako takiej.

Jak należy postąpić w tego rodzaju sytuacji:

1) Nie księgować faktury w ogóle, jeśli się jej boimy? Co wówczas z płatnością, która została dokonana, np. z karty firmowej lub przelewem - nie rozliczy nam się wówczas konto?

2) Księgować w kosztach spółki uznając, że odpowiedzialność spoczywa na członkach zarządu? A jedynie nie odliczać VAT i traktować jako NKUP?

Czy biuro rachunkowe ma jakieś obowiązki w związku z tego rodzaju sytuacjami?

Jeśli tak, to jakie i jak należy te sytuacje kwalifikować, tj. na podstawie jakich kryteriów?

Jaką możemy ponosić w takich sytuacjach odpowiedzialność?

Czy oświadczenie członka zarządu lub prokurenta, że wydatek służy działalności spółki zwalnia nas z odpowiedzialności?

Czy zmienia postać rzeczy, jeśli wydatków takich dokonuje prokurent, a nie członek zarządu?

Jakie kary mogą dotknąć oraz kogo (właściciela, czy księgującego operację pracownika) po stronie biura rachunkowego w związku z niedochowaniem obowiązujących procedur w tym zakresie, jeśli takowe obowiązują?