Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownicze?

Poza aktami osobowymi, które musimy archiwizować 10 lat, bądź 50, mamy jeszcze poniższe dokumenty sprzed kilku lat wstecz. Chcielibyśmy zrobić porządki i zutylizować dokumenty, które już nie mają żadnej mocy prawnej, ani dowodowej.

Przez jak długi czas powinniśmy archiwizować poniższe dokumenty przechowywane w celach uzyskania świadczeń z ZUS, w celach roszczeniowych oraz dowodowych?

Czy wskazany przez Państwa czas należy liczyć wstecz od daty, którą przyjmujemy za datę utylizacji, tj. może dotyczyć również pracowników nadal zatrudnionych, czy może od daty zakończenia stosunku pracy?

Przechowujemy całą dokumentację pracowniczą w wersji papierowej, nie elektronicznej.

Dokumenty: papierowe wnioski urlopowe; papierowe zwolnienia lekarskie; wydrukowane deklaracje ZUS, raporty imienne ZUS oraz dokumenty korygujące ZUS; informacje z ZUS o przekroczeniu podstawy składek, co jest podstawą do przygotowania korekty i zwrotu nadpłaconych składek ZUS; deklaracje podatkowe PIT11 oraz PIT4R; listy obecności; listy płac; karty wynagrodzeń ;zaświadczenia o zatrudnieniu i dochodach, wystawiane dla banków; korespondencja z komornikiem; deklaracje przystąpienia do benefitów Multisport, opieka medyczna, grupowe ubezpieczenie na życie, w których jest również wyrażona zgoda na potrącanie z wynagrodzenia; druki Z-3, RP7, Z-15A, Z-15B; dokumenty związane z uzyskaniem dodatkowego zasiłku opiekuńczego w trakcie pandemii; oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z klauzulami i procedurami RODO.