Jak amortyzować system do ewidencji czasu pracy?

Jako spółka z o.o., zatrudniająca ponad 130 pracowników, zdecydowaliśmy się na zakup licencji systemu informatycznego, służącego do ewidencji czasu pracy. System ten składa się z dwóch etapów – I etap testowy na okres 6 miesięcy oraz II etap, na który firma ma prawo zdecydować się dopiero po upływie I etapu, jeśli spełni on oczekiwania lub zrezygnować z niego całkowicie. Przy podpisaniu umowy licencyjnej, przy I etapie, firma ponosi koszty w wysokości 55.000 zł – kwota ta jest kwotą ogólną i nie rozgranicza poszczególnych wydatków (wypożyczenie urządzeń, w tym m.in. mobilnych kart dla 80% pracowników, systemu informatycznego, pomocy technicznej producenta itp.) oraz jednorazowy koszt w wysokości 9000 zł za montaż czujników systemu rejestrującego czas pracy w budynkach.

Jak powinny zostać ujęte wydatki w kosztach spółki – czy wydatek ewidencjonujemy jako wartość niematerialną i prawną w momencie startu systemu (I etapu) i ją amortyzujemy – jeśli tak to przez jaki okres?

Czy czekamy z ewidencją kosztu na decyzję dotyczącą II etapu i wydatek ten ujmujemy dopiero, jeśli system zostanie u nas w pełni wdrożony?

Co w momencie, gdy po zakończeniu I etapu (6 miesięcy) zrezygnujemy z niego, nie zdecydujemy się na II etap, a cały wypożyczony sprzęt zwrócimy?

Czy mamy wtedy prawo do ujęciu wydatku w kosztach podatkowych jednorazowo?