Czy zamawiający ma obowiązek weryfikacji okoliczności faktycznych przed zatrzymaniem wadium wykonawcy?

Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie w trybie art. 126 ust. 1 PZP złożył dokumenty i oświadczenia, z których jednak nie wynika, aby spełniał warunek w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia. Wobec powyższego został wezwany w trybie art. 128 ust. 1 PZP. W wyznaczonym terminie nie złożył jednak żądanych dokumentów, lecz 28 listopada wniósł odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, kwestionując zasadność wezwania. Następnie, 9 grudnia wycofał je. Rozumiemy, że jego oferta podlega odrzuceniu, a jego podstawą jest art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. c) PZP.

Czy w takiej sytuacji zachodzi przesłanka zatrzymania wadium?

Jeżeli tak, to czy przed skierowaniem żądania zapłaty, musimy wpierw wystąpić do wykonawcy, aby wykazał, że niezłożenie dokumentów nie wynikało z przyczyn leżących po jego stronie, czy też możemy wystąpić od razu do gwaranta, informując o tym fakcie wykonawcę?

Istotną kwestią w sprawie jest fakt, iż 19 grudnia upływa termin związania ofertą. 5 grudnia, do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, skierowane zostało wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą. Obawiamy się, że w sytuacji, gdy w pierwszej kolejności wezwiemy wykonawcę, to procedura wyjaśniająca spowoduje, że upłynie termin związania ofertą i nie będziemy uprawnieni do zatrzymania wadium, którego de facto wtedy już nie będzie. Poza tym, niezatrzymanie wadium, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.