Czy tryb postępowania przy rozliczaniu podróży służbowych jest uregulowany w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Spółka polskiego prawa handlowego działa w ramach globalnej korporacji. W wielu obszarach sposób prowadzenia działalności przez naszą spółkę regulowany jest na poziomie globalnych przepisów wewnętrznych korporacji (dalej: polityka globalna). Również w zakresie podróży służbowych pracowników naszej spółki obowiązuje globalna polityka podróży służbowych. Zgodnie z tą polityką autoryzacja i rozliczenie wydatków poniesionych przez pracowników podczas podróży służbowej następuje co do zasady po zakończeniu podróży. Istnieją bardzo nieliczne wyjątki, kiedy pracownik musi uzyskać zgodę na poniesienie wydatków przed rozpoczęciem podróży. Pracownik po zakończeniu podróży wprowadza do systemu rozliczeniowego wszystkie rachunki dokumentujące poniesione wydatki, precyzyjnie określa datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej cel ("dokąd") i powód. Po wprowadzeniu wszystkich danych do systemu rozliczeniowego pracownik drukuje zestawienia zbiorcze odbytych w danym miesiącu podróży, dołącza do nich dokumenty źródłowe (faktury za hotel, rachunki za taxi itp.) i przekazuje swojemu przełożonemu do akceptacji pod względem merytorycznym. Przełożony weryfikuje i akceptuje rozliczenie, które jest następnie przekazane do działu księgowości, gdzie następuje weryfikacja i akceptacja pod względem formalnym i rachunkowym. Rozliczenie, które przeszło te dwa etapy weryfikacji i akceptacji przekazywane jest do działu HR w celu włączenia określonych wartości do podstawy opodatkowania PIT pracownika za dany miesiąc (przykładowo nadwyżka wartości wypłacanych pracownikom diet, w kwocie przewyższającej wartość diet krajowych określonych w odrębnych przepisach).

Czy taki sposób rozliczania kosztów podróży służbowych jest prawidłowy z punktu widzenia podatku dochodowego od osób fizycznych?