Czy przekazanie danych osobowych, następujące w ramach powiązań wewnątrz grupy kapitałowej, wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Nasza firma D. SA, która znajduje się w Polsce jest firmą, której akcjonariuszem jest francuska firma G.G. SA, która z kolei należy do francuskiej grupy E. D. jest więc spółką powiązaną kapitałowo z E. Obecnie E. narzuciło nam (D) wdrożenie nowego programu kadrowego, który od jakiegoś czasu obowiązuje już w innych krajach a teraz jest wdrażany w Polsce. W związku z tym, jesteśmy zmuszeni przekazać do E. różne dane osobowe naszych pracowników, które znajdą się w nowym systemie kadrowym. Nadmienię, że obecnie posiadamy system kadrowo-płacowy, z którego nie będziemy rezygnować, w związku z czym do nowego programu będą przekazywane tylko niezbędne dane osobowe. Niestety na dziś nadal nie wiemy jaki będzie dokładny zakres tych danych osobowych ani tak naprawdę w jakim celu te dane będą przetwarzane. Domyślamy się natomiast, że grupa E. chce pozyskać od nas te dane w celach raportowania, prowadzenia różnych statystyk, czy ujednolicenia standardów kadrowo-płacowych w całej grupie. Są to jednak wyłącznie nasze domysły. Obecnie jesteśmy na etapie przygotowywania różnych zestawień opartych na danych osobowych. Nie chcemy jednak ich przekazać bez podpisania umowy zgodnej z RODO.

Jaką umowę powinniśmy zawrzeć (D) zgodnie z RODO, jeśli musimy przekazać takie dane osobowe do E.?

I jeszcze jedna bardzo ważna sprawa: program kadrowy, który jest obecnie u nas wdrażany obsługuje zagraniczna firma zewnętrzna, do której te dane również będą przekazane. Osoby wdrażające w DEFOR nowy program pochodzą z różnych krajów całego świata, a zatem dane osobowe naszych pracowników będą przetwarzane w różnych zakątkach świata.