Czy pracodawca może kontynuować prowadzenie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika?

Pracownik urzędu najpierw odbywał u nas staż w 2020 r., po którym został zatrudniony na 3 miesiące na stanowisku pomoc administracyjna. Po przerwie 6-miesięcznej został zatrudniony na umowę na zastępstwo na czas nieobecności innego pracownika. Po powrocie do pracy zastępowanego pracownika osoba ta otrzymała nową umowę jako pomoc administracyjna. Po przepracowaniu kilku miesięcy wygrała konkurs na stanowisko urzędnicze i otrzymała nową umowę o pracę.

Jak w takiej sytuacji postąpić z aktami osobowymi tego pracownika, czy z każdym kolejnym stosunkiem pracy powinny być zakładane nowe akta, czy każdy stosunek pracy powinniśmy podzielić na części a1, b1, c1, d1 - dla stosunku pracy jako pomoc administracyjna, a2, b2, c2, d2 - dla stanowiska na zastępstwo, kolejne części dla pomocy administracyjnej i ostatnie dla stanowiska urzędniczego?

Czy może starsze stosunki pracy (do czasu umowy na stanowisko urzędnicze) podzielić na część a1, b1, c1, d1 a części a2, b2, c2, d2 dla aktualnego zatrudnienia?

Jak w takiej sytuacji postąpić?