Czy należy w celach dowodowych prowadzić potwierdzenia przekazania poszczególnych elementów potrzebnych do zamontowania baterii do firmy pakującej?

Spółka z o.o. zajmuje się sprzedażą hurtową instalacji sanitarnych, grzewczych oraz akcesoriów. Spółka postanowiła wprowadzić do swojej oferty gotowy zestaw składający się z elementów potrzebnych do zamontowania baterii. Zestaw składa się ze specjalnej blaszki, śrub, instrukcji. Spółka postanowiła samodzielnie kompletować taki zestaw. Zleciła: firmie A zakup blachy i pocięcie, od firmy B kupi śruby, firma C wydrukuje instrukcje, firma D zapakuje każdy zestaw. Wszystkie poszczególne elementy składowe dostarczane są bezpośrednio do firmy D składającej zestawy. Na magazyn Spółki z o.o. przyjmowane są już gotowe zestawy. Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe ujmując koszty jedynie w zespole 4. Przygotowywanie zestawów Spółka traktuje jako działalność poboczną (mniej niż 0,5% obrotu), która nie ma istotnego wpływu na sprawozdanie finansowe. Dlatego proces kompletowania zestawów jest ewidencjonowany na kontach zespołu 3. W celu prawidłowego ustalenia kosztu kompletowania jednego zestawu, każda partia zestawów ma mieć nadany odrębny numer rozliczenia. Rozliczenie danej partii będzie zawierać numery i w wartości faktur od dostawców oraz ilość skompletowanych zestawów. W przypadku nie wykorzystania wszystkich elementów w danej partii, w rozliczeniu będzie osobna rubryka, w której osoba odpowiedzialna za rozliczenia będzie wskazywać, jaka część danej faktury pozostaje do rozliczenia. Dzięki temu faktury od dostawców części składowych będzie można przyporządkować do odpowiedniej dostawy.

Czy takie udokumentowanie procesu jest wystarczające?

Czy należy również w celach dowodowych prowadzić potwierdzenia przekazania poszczególnych elementów do firmy pakującej?

Co prawda cały proces zamyka się w przedziale kilkunastu dni. Nie mniej jednak, zakupione przez Spółkę elementy trafiają bezpośrednio do obcego podmiotu, a jest to majątek spółki.

Czy należy wymagać, chociażby emaila potwierdzającego przyjęcie poszczególnych elementów przez firmę pakującą?