Czy należy uzyskać zgodę wnioskodawcy na przetwarzanie danych osobowych zawartych we wniosku, które nie są niezbędne do jego rozpatrzenia, np. numer telefonu?

Urząd gminy rozpatruje różnego rodzaju wnioski od mieszkańców/inwestorów. Bardzo często brak jest rozporządzenia, które reguluje wzór wniosku. Zakres merytoryczny jest najczęściej wskazany w ustawie, natomiast brak jest odgórnie wskazanego zestawu danych osobowych możliwych do pobrania od wnioskodawcy. Przyjęło się, że w celu jednoznacznej weryfikacji wnioskodawcy pobierane są dane w zakresie imienia i nazwiska, adresu oraz niekiedy PESEL. Problem jest z kwestią danych kontaktowych. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO obowiązek prawny będzie wypełniony bez podania danych kontaktowych. Brak podania danych kontaktowych nie wpływa na proces rozpatrzenia/realizacji wniosku.

Czy wobec powyższego zasadne jest pobieranie odrębnej zgody na przetwarzania danych osobowych w zakresie danych kontaktowych: nr telefonu, adresu email zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a celem np. przekazania istotnych informacji związanych z realizacją wniosku? Czy analogicznie należy ubiegać się o uzyskanie zgody na przetwarzania danych kontaktowych w przypadku wniosku złożonego w formie podania bez zastosowania formularza wniosku, gdzie podmiot danych samodzielnie i dobrowolnie wpisał nr telefonu?