Czy można wprowadzić mechanizm w ramach polityki rachunkowości, przewidujący możliwość „odpisania” należności po ziszczeniu się przesłanki przedawnienia?

Jak powinna postąpić gmina w przypadku kiedy mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, w szczególności ponoszenie kosztów przesyłek pocztowych oraz to, że zgodnie z art. 243 k.c. [Przedawnienie roszczeń] Roszczenie przeciwko wieczystemu użytkownikowi o naprawienie szkód wynikłych z niewłaściwego korzystania z gruntu Skarbu Państwa lub gruntu należącego do jednostek samorządu terytorialnego bądź ich związków, jak również roszczenie wieczystego użytkownika o wynagrodzenie za budynki i urządzenia istniejące w dniu zwrotu użytkowanego gruntu przedawniają się z upływem lat trzech od tej daty?

Na kartotekach znajdują się drobne nadpłaty cywilnoprawne z tytułu użytkowania wieczystego gruntu (nie ma dalszych przypisów na następne lata), dzierżaw indywidualnych, opłaty za przekształcenie użytkowania wieczystego gruntu w prawo własności (nadpłata powstała wskutek wniesienia opłaty jednorazowej). O ile w przypadku kolejnych przypisów na kolejne lata z tytułu opłaty za przekształcenie użytkowania wieczystego w prawo własności tych nadpłat nie odpisujemy, bo osoba może dokonać częściowej opłaty na kilka lat do przodu, tak czy można odpisać nadpłaty 0,02 zł 3,00 zł itd. skoro osoba nie jest zainteresowana złożeniem pisma o zwrot, a gmina ze względu na koszty doręczeń ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru nie chce generować pism do osób, że mają taką drobną nadpłatę.

Co zrobić z takimi nadpłatami powstałymi wskutek dokonanych wpłat np. 31.03.2019 r. lub 29.01.2020 r.?

Czy wystarczającym będzie zapisanie drogi postępowania w polityce rachunkowości urzędu?