Czy jesteśmy zobowiązani do archiwizowania danych osobowych zastępcy zleceniobiorcy zgodnie z instrukcją kancelaryjną czy powinniśmy usunąć dane po upływie terminu pełnienia zastępstwa za zleceniobiorcę?

Do podpisanej umowy zlecenie został sporządzony aneks dotyczący konieczności wskazania zastępcy przez zleceniobiorcę (za aprobatą zleceniodawcy). Zleceniobiorca realizuje ten obowiązek poprzez przekazanie pisemnej informacji zawierającej imię i nazwisko zastępcy oraz jego miejsce zamieszkania. W związku z zaistniałą okolicznością, dla zastępcy zleceniobiorcy sporządzono klauzulę informacyjną (RODO), w której trzeba określić długość okresu przetwarzania danych osobowych zastępcy. Jako jednostka samorządowa podlegamy przepisom rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Z regulacji tych wynika, że umowy cywilnoprawne podlegają klasyfikacji w w/w rozporządzeniu (symbole klasyfikacyjne: 215, 2150, 2151).

Czy w związku z powyższym jesteśmy zobowiązani do archiwizowania danych osobowych zastępcy zleceniobiorcy zgodnie z instrukcją kancelaryjną czy powinniśmy usunąć dane po upływie terminu pełnienia zastępstwa za zleceniobiorcę?