Czy instytut do zryczałtowanego zwrotu kosztów prowadzenia rachunkowości rolnej powinien stosować przepisy PZP?

Jesteśmy Instytutem, którego obowiązkami statutowymi jest prowadzenie rachunkowości rolnej. Są to zadanie wskazane w ustawie z 29.11.2000 r. o zbieraniu i wykorzystywaniu danych rachunkowych z gospodarstw rolnych. Rachunkowość taką prowadzą rolnicy indywidualni, którzy sprawozdają określone informacje do miejscowych ośrodków doradztwa rolniczego. Instytut refunduje niewielkie koszty prowadzenia takiej rachunkowości każdemu rolnikowi. Jest to "zryczałtowany zwrot kosztów prowadzenia rachunkowości rolnej" i kwoty rzędu 200 zł na jedno gospodarstwo rolne. Jest to refundacja poniesionych w danym roku kosztów takich jak materiały piśmiennicze, usługi kserowania czy wydruku, papier itp. Łączna roczna zagregowana kwota wypłaconych "zryczałtowanych zwrotów kosztów prowadzenia rachunkowości rolnej" wynosi ok. 2,2 mln zł.

Czy w tym zakresie można uznać, że wypłata takich kwot nie podlega PZP?

Kwota, którą wypłaca Instytut nie jest w naszej ocenie opłatą za usługę. Usługę rachunkowości wykonują rolnicy dobrowolnie i bezpłatnie. Instytut nie nabywa takiej usługi, a jedynie refunduję niewielką część kosztów poniesionych przez gospodarstwo rolne. W naszej ocenie o tym, czy dany wydatek stanowi zamówienie publiczne, decyduje fakt, czy zawarta umowa charakteryzuje się kumulatywnym występowaniem czterech cech: 1) odpłatnością, 2) tym, że jej stronami są zamawiający i wykonawca, 3) czynnikiem wyboru wykonawcy oraz 4) przedmiotem umowy, którym jest nabycie dostawy, usługi lub roboty budowlanej zamawiający, refundując poniesione koszty, nie otrzymuje żadnego świadczenia, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym.

W związku z tym w naszej ocenie nie mamy do czynienia z zamówieniem publicznym - czy nasz tok rozumowania jest poprawny?

Czy może jednak jest to zamówienie publiczne, ale udzielane wielu (kilku tysiącom) różnych wykonawców, wobec których nie zachodzi tożsamość podmiotowa?