Czy imienne „deklaracje” przyjęcia w poczet związku, składane przez pracowników, powinny być przejęte przez archiwum zakładowe jako materiały archiwalne (na wieczyste przechowywanie), tak jak m.in. statut, rejestracja związku, uchwały podejmowane przez zarząd związku?

W swoich strukturach firma posiada archiwum zakładowe, które podlega Archiwum Państwowemu. W firmie istniał związek zawodowy, który zakończył swoja działalność w 2009 r. Osoby wchodzące w skład zarządu związku nie są już pracownikami firmy. Dokumentacja związana z działalnością związku nie została jeszcze przekazana do archiwum zakładowego. W jednolitym rzeczowym wykazie akt, dokumenty związane z funkcjonowaniem związków zawodowych, stanowią materiały archiwalne. Oznacza to wieczyste przechowywanie: 25 lat w archiwum zakładowym a potem wieczyście w Archiwum Państwowym.

Czy imienne "Deklaracje" przyjęcia w poczet związku, składane przez pracowników, powinny również być przejęte przez archiwum zakładowe jako materiały archiwalne (na wieczyste przechowywanie), tak jak m.in. statut, rejestracja związku, uchwały podejmowane przez zarząd związku?

Kto i na jakiej podstawie może dokonać zniszczenia, gdy deklaracje przyjęcia nie stanowią materiałów archiwalnych?

Czy właściwe jest, że "Upoważnienia" członków związku do potrącania składek, jak i kopie imiennych list członków związku sporządzanych na podstawie "Upoważnień" przekazanych do działu płac, które były w posiadaniu związku, zostaną przejęte przez archiwum zakładowe jako "Dokumentacja płac – potrącenia"? Okres ich przechowywania wynosi 5 lat licząc od roku następującym po roku wytworzenia dokumentacji. Oznacza to, że w tym przypadku, po zakończonym bieżącym roku kalendarzowym archiwum zakładowe wystąpi o zgodę na brakowanie dokumentacji do Archiwum Państwowego.