Czy faktury zaliczkowe na energię elektryczną można ujmować w kosztach?

Podatnik otrzymał od wynajmującego w pierwszym miesiącu refakturę za media z tytułu wynajmowanego lokalu - zaliczka na energię elektryczną, utrzymanie części wspólnych. Ujęcie kosztów nastąpiło w dacie wystawienia faktury. W drugim miesiącu podatnik otrzymał fakturę zaliczkową (a nie refakturę) na taką samą kwotę - dot. również zaliczki na energię elektryczną i utrzymanie części wspólnych. W obu przypadkach podatnik opłacił faktury w dniu och wystawienia. Co ważne, dostawa tej zaliczkowanej energii oraz usługi utrzymania części wspólnych została zrealizowana. Według umowy rozliczenie mediów następuje co pół roku. Faktura zaliczkowa co do zasady nie może być kosztem.

Czy taką fakturę zaliczkową (za drugi miesiąc) można ująć w kosztach?

Jeśli fakturę od dostawcy otrzymuje wynajmujący, standardowo powinien on refakturować opłatę na ustalonych wcześniej zasadach. Czasem jednak strony umawiają się tak, że co miesiąc wpłacana jest zaliczka na poczet zużycia, a raz na kwartał, czy inny ustalony okres, jest ono rozliczane. W takim przypadku, o ile ta zaliczka nie jest uwzględniona w czynszu, do zaliczenia wydatku w koszty wystarczy potwierdzenie wykonania przelewu. Przeciwstawiając sobie zasady ogólne dot. zaliczki oraz ww. akapit, mamy wątpliwość, czy jednak nie należy ująć w takim przypadku faktury zaliczkowej w koszty - została ona opłacona, a dostawa wskazanych na niej pozycji nastąpiła (energia elektryczna jak i usługa utrzymania części wspólnych zostały dostarczone/zrealizowane). Według umowy faktycznie będzie ona rozliczona za pół roku (dot. opłaty za utrzymanie części wspólnych i energii elektrycznej). Zwracamy również uwagę, że w przypadku wydzielenia z mieszkania prywatnego części przeznaczonej na działalność gospodarczą, potwierdzenie dokonania zapłaty za te media wraz z fakturą/prognozą stanowi podstawę do ujęcia (dokumentem wewnętrznym) kosztu w PKPiR. Wydaje się zatem, że faktura zaliczkowa (opłacona) może w tym przypadku stanowić koszt w KPIR.