Czy dołożenie należytej staranności w postaci podjęcia wszelkich możliwych prób kontaktu z poszkodowanym daje podstawę do zatwierdzenia protokołu powypadkowego przez pracodawcę?

Pracuję jako Inspektor ds. bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie, w której pracują także pracownicy zatrudnieni przez agencję pracy. Protokoły powypadkowe pracowników agencyjnych realizowane są przez pracowników komórki bezpieczeństwa i higieny pracy utworzonej przez firmę do punktu 13 włącznie, a następnie wysyłane do pracownika działu BHP zatrudnionego przez agencję, w celu zatwierdzenia protokołu. Pewien czas temu prowadziłem postępowanie powypadkowe pracownika agencyjnego. W trakcie postępowania powypadkowego rozwiązano z poszkodowanym umowę (straciła swoją ważność, nie została przedłużona). Pracownikowi zostały wysłane protokoły pocztą. W raporcie przesyłki widnieje podpis poszkodowanego i data odbioru. Następnie z poszkodowanym próbowałem się kilkakrotnie skontaktować - bezskutecznie, na co mam potwierdzenie w postaci wykazu połączeń. Ponadto, do poszkodowanego wysłano dwa upomnienia dotyczące konieczności odesłania przesyłki, które również zostały przez niego odebrane (potwierdza to raport przesyłki). Postanowiłem więc w punkcie 13 wpisać numer odebranej przez poszkodowanego przesyłki jako potwierdzenie zapoznania się z protokołem a następnie wysłałem protokół w odpowiedniej liczbie kopii do agencji. Protokołu nie zatwierdzono, a zarchiwizowano określając wykonany przeze mnie krok jako błędny. Argumentacja: "Wg Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca nie może zatwierdzić protokołu w których brak fizycznie podpisu poszkodowanego, który ma możliwość zapoznać się z dokumentacją powypadkową i ponownie może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do protokołu".

Czy takie postępowanie jest prawidłowe?