Goldiszewicz Agnieszka, Zgłoszenie do rejestru zmiany danych dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zgłoszenie do rejestru zmiany danych dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Procedura ma na celu wskazanie zasad związanych ze zgłaszaniem do rejestru zmiany danych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Na zarejestrowanej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością spoczywa obowiązek aktualizacji danych, zwłaszcza tych ujawnionych w zgłoszeniu (art. 166 § 2 k.s.h.).

Dane te są wpisywane przez sąd do rejestru albo też ujawniane w formie wzmianki w aktach rejestrowych.

Zgodnie z art. 166 § 1 k.s.h. do danych podlegających obowiązkowi aktualizacyjnemu należą:

1) firma, siedziba i adres spółki,

2) przedmiot działalności spółki,

3) wysokość kapitału zakładowego,

4) określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

5) nazwiska, imiona i adresy albo adresy do doręczeń elektronicznych członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki,

6) nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,

7) jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenie tej okoliczności,

8) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,

9) jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki - oznaczenie tego pisma.

W przypadku spółki jednoosobowej zgłoszenie do sądu rejestrowego powinno również zawierać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres albo adres do doręczeń elektronicznych j jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki (art. 166 § 2 k.s.h.).

Ujawnieniu w aktach rejestrowych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają ponadto:

a) umowa spółki;

b) oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady na kapitał zakładowy zostały w całości wniesione;

c) dowód ustanowienia wymaganych organów spółki, jeżeli o ich powołaniu nie stanowi umowa spółki (akt założycielski) z wyszczególnieniem składu osobowego;

d) podpisana przez wszystkich członków zarządu lista wspólników z podaniem nazwiska, imienia lub nazwy (firmy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich;

Zgodnie z art. 19a ust. 5 ustawy o KRS do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru oraz likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.

Do zgłoszenia spółki kapitałowej do Rejestru należy dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W przypadku gdy wspólnikiem jest osoba prawna, należy podać imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Każdorazową zmianę tych osób oraz danych tych osób należy zgłosić sądowi rejestrowemu, przedkładając nową listę. Przepisy ust. 5a-5c stosuje się odpowiednio (art. 19a ust. 5d u.k.r.s.).

We wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców wnioskodawca zamieszcza oświadczenie, czy jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców (art. 19c ust. 1 ustawy o KRS). W przypadku posiadania statusu cudzoziemca w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców wnioskodawca we wniosku, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza także oświadczenie, czy jest właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej." (art. 19c ust. 2 ustawy o KRS).

Objęcie ww. danych obowiązkiem aktualizacyjnym oznacza, że zgłoszenie ich zmian polega na wpisie do rejestru (jeżeli ich ujawnianie przewidziane jest we właściwych działach rejestru) albo złożeniu do akt rejestrowych.

Przepis art. 168 k.s.h. stanowi, że wszelkie zmiany danych wymienionych w art. 166 § 1 i § 2 zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru lub ujawnienia w aktach rejestrowych. Tym samym obowiązek aktualizacyjny dotyczy zwłaszcza zmiany danych ujawnianych w związku ze zgłoszeniem spółki do rejestru.

Obowiązek aktualizacyjny wynikać może ponadto z odrębnych przepisów k.s.h. (np. art. 188 k.s.h. w zakresie zgłoszenia zmian dotyczących wspólników wraz z ich ujawnieniem i wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, czy art. 256 k.s.h. dotyczący obowiązku ujawniania zmian umowy spółki).

Należy również pamiętać, że spółka z o.o. jest obowiązana do zgłaszania zmiany danych na podstawie art. 47 u.k.r.s., niezależnie od obowiązków wynikających z odrębnych przepisów.

Z powyższych względów art. 168 k.s.h. należy wiązać z wszelkimi zmianami stanów faktycznych i prawnych, które muszą być odzwierciedlone w rejestrze lub ujawnione w aktach rejestrowych (A. Kidyba, Komentarz do art. 168 k.s.h., LEX/el. 2020). Do najczęstszych zmian podlegających obowiązkowi aktualizacyjnemu, należą (A. Szajkowski, M. Tarska [w:] A. Sołtysiński, A. Szajkowski, A. Szumański, J. Szwaja, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, t. II, Warszawa 2005, s. 241):

a) zmiany umowy spółki (art. 256 § 1 i 2 k.s.h.);

b) zmiany w składzie wspólników (art. 188 § 3 k.s.h.);

c) podwyższenie kapitału zakładowego (nawet, gdy nie wymaga zmiany umowy spółki), a także obniżenie kapitału zakładowego;

d) zmiana siedziby, adresu lub przedmiotu działalności spółki;

e) zmiany składu osobowego poszczególnych organów spółki (tj. w zarządzie, radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej);

f) zmiany adresu do doręczeń podmiotów uprawnionych do reprezentacji (członków zarządu, prokurentów), pełnomocnika do doręczeń w RP lub zmian listy obejmującej nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu.

Realizacja obowiązku aktualizacyjnego w zakresie danych podlegających ujawnieniu następuje poprzez złożenie wniosku o wpis do rejestru (wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę jego dokonania) albo złożenie do akt rejestrowych dokumentów, czy informacji zawierających te dane (np. w przypadku kiedy dane te nie podlegają ujawnieniu w określonym dziale rejestru).

Zgłoszenia aktualizacyjnego dokonuje zarząd. Przy czym przepis art. 168 k.s.h. wskazuje na zarząd, a nie jego pełny skład (zob. szerzej A. Kidyba, Komentarz do art. 168 k.s.h., LEX/el. 2020). Oznacza to, że w przypadku zgłoszeń aktualizacyjnych regułą jest ich podpisywanie zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce. Wynika stąd, że złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu wymagane będzie tylko wtedy, gdy ustawa tak stanowi (zob. np.: art. 262 § 2 pkt 3 k.s.h.; art. 265 § 2 pkt 3 k.s.h.).

Wniosek o wpis do rejestru zmiany danych (powinien zostać złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 22 u.k.r.s.).

Takim przepisem szczególnym jest art. 256 § 3 k.s.h. w zw. z art. 169 k.s.h., z których wynika, że zmiany umowy spółki powinny być zgłoszone do rejestru w ciągu 6 miesięcy od dnia podjęcia stosownej uchwały. Upływ przewidzianego dla zgłoszenia terminu (6-miesięcznego) powoduje, że przewidziane w uchwale zmiany utracą swoją prawną skuteczność (art. 169 w zw. z art. 256 § 3 k.s.h.).

Wpis zmiany danych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 13 ust. 1 u.k.r.s. oraz art. 5 § 3 k.s.h.).

Składając wniosek o wpis do rejestru zmiany danych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wnioskodawca uiszcza opłatę sądową w wysokości 250 zł oraz opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł.

Od 1 lipca 2021 r. wnioski dotyczące wpisu spółki z o.o. składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

W zależności od zakresu dokonywanej zmiany obowiązkowi dołączenia do wniosku mogą podlegać (A. Kidyba, Komentarz do art. 168 k.s.h., LEX/el. 2013):

1) tekst jednolity umowy spółki (nie jest wymagane zachowanie formy aktu notarialnego);

2) dokumenty związane z obniżeniem lub podwyższeniem kapitału zakładowego:

a) w wypadku podwyższania kapitału zakładowego:

– uchwałę o podwyższeniu kapitału zakładowego (ewentualnie o zmianie umowy spółki w tym przedmiocie - wtedy konieczne będzie ponadto dołączenie tekstu jednolitego umowy spółki),

– oświadczenie o objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym,

– oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione,

b) w wypadku gdy podwyższenie następuje ze środków spółki (kapitalizacja wewnętrzna; art. 260 k.s.h.), do wniosku należy dołączyć uchwałę wspólników w formie aktu notarialnego;

c) w wypadku obniżenia kapitału zakładowego:

– uchwałę o obniżeniu,

d) w wypadku obniżenia kapitału zakładowego związanego z umorzeniem akcji w trybach przewidzianych w art. 199 § 4 i 5 k.s.h., zamiast uchwały zgromadzenia wspólników, należy dołączyć sporządzone w formie aktu notarialnego oświadczenie wszystkich członków zarządu o spełnieniu wszelkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie lub umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu;

– dowody należytego wezwania wierzycieli,

– oświadczenie wszystkich członków zarządu stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw wobec obniżenia kapitału zakładowego, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni;

(dwa ostatnie dokumenty nie są wymagane w przypadku, gdy mimo obniżenia kapitału zakładowego nie zwraca się wspólnikom wpłat dokonanych na kapitał zakładowy, a jednocześnie z obniżeniem kapitału następuje jego podwyższenie co najmniej do jego pierwotnej wysokości - art. 264 § 2 k.s.h.);

3) dowód dokonanych zmian w zakresie organów spółki;

4) podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska, imienia lub nazwy (firmy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich (zob. wyrok NSA z dnia 23 września 2009 r., II FSK 630/08, LEX nr 526484, zgodnie z którym przepis art. 188 § 3 k.s.h. nie nakłada na zarząd obowiązku udokumentowania zmiany listy wspólników, np. przez złożenie umowy zbycia; odmiennie Ł. Zamojski, Zgłoszenie sądowi rejestrowemu zmiany danych wspólników spółki z o.o., Pr. Spółek 2011, nr 3, s. 22);

5) adresy albo adresy do doręczeń elektronicznych nowych członków zarządu

6) dokument dotyczący powołania lub odwołania prokurentów;

7) w przypadku zmiany adresu do doręczeń osób reprezentujących spółkę z o.o. , likwidatorów i prokurentów a także pełnomocnika do doręczeń w RP - zaktualizowana lista z adresami do doręczeń (art. 19a ust. 5b u.k.r.s.);

8) w przypadku zmian z w składzie osób uprawnionych do powołania zarządu-zaktualizowana lista obejmująca nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu (art. 19a ust. 5d u.k.r.s.);

9) pełnomocnictwo do reprezentowania spółki przed sądem rejestrowym;

10) inne dokumenty wymagane przez przepisy szczególne.