Małkowski Jacek, Realizacja projektu szkoleniowego zamkniętego-zewnętrznego

Realizacja projektu szkoleniowego zamkniętego-zewnętrznego

W przypadku firm komercyjnych podstawowym celem projektu szkoleniowego jest zawsze uzyskanie efektu biznesowego (finansowego) poprzez oddziaływanie na wybrane wskaźniki biznesowe. Cel (cele) projektu szkoleniowego są wówczas usytuowane w jednym z 2 obszarów: zysków lub oszczędności, a w niektórych przypadkach w obydwu obszarach. Do szczegółowego określenia celów projektu szkoleniowego używany jest model D. Kirkpatricka. Zadaniem szkolenia zamkniętego-zewnętrznego jest dostarczenie pracownikom organizacji wymaganych kompetencji poprzez zaangażowanie zewnętrznej firmy szkoleniowej (lub trenera).

W procedurze opisano, jak przygotować się i przeprowadzić projekt zamkniętego szkolenia prowadzonego przez trenerów zewnętrznych. W materiale położony jest duży nacisk na rozróżnienie projektu szkoleniowego od szkolenia. Do działań opisanych w procedurze zostały wykorzystane takie podejścia jak: model D. Kirkpatricka, koncepcja Kwintetu Szkoleniowego, L. Rea oraz reguły SMART. W projektowaniu rozwiązań dla etapu realizacji podkreślono i opisano kluczową rolę takich aspektów jak pragmatyzm, kompletność i spójność opracowywanych propozycji. W procedurze podkreślono również duże znaczenie działań przedszkoleniowych z naciskiem na to, że już na tym etapie powinien rozpocząć się pomiar efektywności ukierunkowany na potwierdzenie właściwości przeprowadzonych działań. Opisano także i podkreślono długi czas trwania wdrożenia projektu szkoleniowego i konieczność przygotowania się do tego, co stanowi jeden z warunków efektywności wszystkich prac. Całość podzielono na 4 główne kroki, których zakres określa jednocześnie kolejne tematy opisane w procedurze, są to: Przeprowadzenie analizy uwarunkowań projektu szkoleniowego zamkniętego-zewnętrznego, Projektowanie rozwiązań dla etapu realizacji projektu, Realizacja projektu szkoleniowego zamkniętego-zewnętrznego, Realizowanie projektu, Zakończenie projektu.

Odpowiedzialni:

Dział szkoleń - Menedżerem Projektu zostaje zazwyczaj osoba z działu szkoleń

Współpracujący:

Dział HR

Szkolenie zamknięte-zewnętrzne

Jego zadaniem jest dostarczenie pracownikom organizacji wymaganych kompetencji poprzez zaangażowanie zewnętrznej firmy szkoleniowej (lub trenera).

Szkolenia tego typu są (przynajmniej teoretycznie) dostosowywane do specyficznych potrzeb zamawiającego. W praktyce jednak mamy najczęściej do czynienia z tak zwanym „profilowaniem” szkolenia do poziomu akceptowalnego przez klienta. Mając to na względzie można zaobserwować, że istnieje bardzo szerokie spektrum szkoleń zamkniętych-zewnętrznych: od takich, które dostarczają wystandaryzowanych elementów wiedzowych z powodów czysto formalnych, aż do zaawansowanych projektów szkoleniowo-rozwojowych, których głównym powodem realizacji jest przyczyna czysto biznesowa, a każdy etap projektu jest szczegółowo zaplanowany.

Różnica pomiędzy szkoleniem a projektem szkoleniowym

Istnieje szereg różnic pomiędzy szkoleniem a projektem szkoleniowym. Najistotniejsze różnice dotyczą następujących kwestii:

Przyczyna biznesowa - projekt szkoleniowy jest realizowany, ponieważ zaistniał jeden z 2 powodów: problem do rozwiązania lub szansa do wykorzystania. Ponadto, przeprowadzona analiza wykazała, że szkolenie jest właściwą odpowiedzią na zaistniałą sytuację. W przypadku szkolenia biznesowa przyczyna najczęściej nie jest zidentyfikowana, a potrzeby są określone na poziomie konkretnych elementów wiedzy lub określonych umiejętności, albo w odniesieniu do pożądanej reakcji uczestników.

Rozłożenie w czasie - projekt szkoleniowy jest procesem o czasie trwania od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy. Projekt taki rozpoczyna się niejednokrotnie na kilka miesięcy przed samym momentem szkolenia, a kończy czasem nawet po roku od momentu jego realizacji. Samo szkolenie trwa zazwyczaj od 1 do 3 dni.

Kompletność rozwiązania - projekt szkoleniowy składa się z szeregu szczegółowo zaplanowanych działań, których realizacja ma zapewnić faktyczne skonsumowanie przez organizację kompetencji nabytych w trakcie szkolenia. Podstawowymi działaniami w obrębie projektu są: analiza, projektowanie rozwiązań, szkolenie oraz wdrożenie. Szkolenie koncentruje się wyłącznie na najbardziej skutecznym przekazaniu uczestnikom wybranych kompetencji. Ilość działań dodatkowych jest znacznie mniejsza niż w projekcie szkoleniowym.

Kontrola osiąganych efektów - projekt ukierunkowany jest na zmianę, na osiągnięcie jasno i szczegółowo określonych celów biznesowych. Służy temu szereg działań pośrednich, których efekty są monitorowane przez cały czas trwania projektu - pozwala to na weryfikację samego projektu w trakcie jego realizacji i elastyczne reagowanie na nieprzewidziane sytuacje lub niezadowalające efekty. Szkolenie bardzo często nie jest kontrolowane pod kątem osiąganych efektów, a jeżeli nawet, to jest sprawdzana satysfakcja uczestników i poziom wiedzy na zakończenie szkolenia.

Chociaż w każdym projekcie szkoleniowym istnieje szereg zagadnień, które powinny być zawsze uwzględnione, należy pamiętać, że projekty szkoleń zamkniętych potrafią się diametralnie różnić od siebie pod względem stopnia „skomplikowania”. Zdarzają się projekty bardzo proste, w których wystarczy uwzględnić jedynie kilka najistotniejszych zagadnień (np. szkolenie BHP), w innych przypadkach waga projektu dla organizacji jest tak wielka, że koniecznym staje się szczegółowe opracowanie rozwiązań dla każdego elementu projektu (projekty szkoleniowe mające na celu dokonanie znaczących zmian w procesach będących podstawą biznesu organizacji).

Szczegółowość niniejszej procedury jest na tyle duża, że powinna zapewnić kompletność podejścia nawet w przypadku realizacji najbardziej zaawansowanych projektów szkoleniowych. Należy jednak pamiętać, że procedura ta jest zbiorem elementów potencjalnie istotnych dla projektu, a nie obowiązkowych działań. Wynika z tego, że równie dobrze może być zastosowana do prostych wydarzeń szkoleniowych - przed jej wdrożeniem należy po prostu wybrać te jej elementy, których realizacja będzie właściwa w danej sytuacji.

Do realizacji niniejszej procedury niezbędna jest znajomość:

– modelu D. Kirkpatricka,

– koncepcji Kwintetu Szkoleniowego L. Rea,

– reguły SMART.

W każdym projekcie szkoleniowym istnieje potencjalnie wiele istotnych czynników, które mogą mieć istotne bądź kluczowe znaczenia. W ramach danego projektu wszystkie potencjalne czynniki powinny być rozpatrzone pod kątem ich istotności, jednak szczegółowa analiza oraz uwzględnienie w projektowanych rozwiązaniach powinny dotyczyć wyłącznie tych czynników, które zostały uznane za istotne.

Projekty szkoleniowe potrafią się diametralnie od siebie różnić pod względem stopnia „skomplikowania” - zdarzają się projekty bardzo proste, w których wystarczy uwzględnić jedynie kilka najistotniejszych zagadnień (np. szkolenie BHP). W innych przypadkach waga projektu dla organizacji jest tak wielka, że koniecznym staje się szczegółowe opracowanie rozwiązań dla każdego elementu projektu. Przykładem tego typu projektów szkoleniowych są przedsięwzięcia mające na celu dokonanie znaczących zmian w procesach będących podstawą biznesu organizacji. Potencjalny zakres zagadnień jest tak szeroki, że nawet dokładne określenie wszystkich istotnych elementów takiej analizy jest dużym problemem. Niejednokrotnie okazuje się, że korzystanie z jednego modelu czy też narzędzia w ramach takiej analizy jest całkowicie niewystarczające, a wykonana w ten sposób analiza jest niekompletna, czyli wadliwa.

Analiza Potrzeb Projektowych (APP) opisana w tej procedurze korzysta z 2, klasycznych dla polityki szkoleniowej, narzędzi, których wykorzystanie minimalizuje ryzyko pominięcia czynnika istotnego dla projektu. Jednak określenie ostatecznego zakresu APP wykonywanej do konkretnego projektu jest jednak ściśle uzależnione od jego specyfiki (znaczenia dla organizacji, obszaru oddziaływania itp.). Poszczególne kroki niniejszej procedury w zakresie APP pozwalają na przeprowadzenie bardzo szczegółowej analizy, wystarczającej także w przypadku bardzo złożonych projektów. Może ona być jednak wykorzystana również w przypadku projektów bardzo prostych - należy w tym celu ustalić, które z jej opisanych elementów zostaną wykorzystane, a które nie.

Weryfikacja potrzeby szkoleniowej

Zanim zostanie przeprowadzona szczegółowa Analiza Potrzeb Projektowych warto zweryfikować, czy zidentyfikowana potrzeba (potrzeby) wciąż istnieje. Niejednokrotnie zdarza się, że potrzeba zgłoszona przez menedżera liniowego może się po prostu zdezaktualizować. Taką weryfikację warto dokonać zwłaszcza w sytuacji, gdy od momentu zgłoszenia potrzeby szkoleniowej do momentu rozpoczęcia realizacji projektu szkoleniowego upłynęło więcej niż 6 miesięcy. Powody, dla których potrzeba szkoleniowa mogła zniknąć lub zmienić się mogą być bardzo różne: zmiany procesu technologicznego, zmiany asortymentu produktów, rotacja pracowników, zmiany na rynku, zmiany prawa oraz wiele innych. Jeżeli realizowane projekty mają być odpowiedzią na faktyczne potrzeby organizacji i pracowników weryfikacja taka (nawet pobieżna) jest niezbędna.