Dauter Bogusław, Postępowanie w sprawie zaginięcia lub zniszczenia akt wszczynane z urzędu

Postępowanie w sprawie zaginięcia lub zniszczenia akt wszczynane z urzędu

Postępowanie o odtworzenie zaginionych lub zniszczonych akt ma na celu rekonstrukcję zniszczonych lub zaginionych akt oraz odzyskanie utraconych dokumentów w zakresie niezbędnym do kontynuowania niezakończonego postępowania albo stwierdzenia prawomocności orzeczenia (por. postanowienie SN z dnia 14 lutego 2000 r., II CKN 652/99), albo wznowienia postępowania sądowoadministracyjnego, albo wykonania orzeczenia sądowego. Celem postępowania odtworzeniowego nie jest zatem rozpoznanie i rozstrzygniecie sprawy sądowoadministracyjnej, ale ustalenie dotychczasowego jego przebiegu (por. B. Gruszczyński [w:] B. Dauter, B. Gruszczyński, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 770). Nie jest dopuszczalne prowadzenie postępowania odtworzeniowego, w sytuacji gdy niewątpliwym jest, że dane akta sądowe lub ich część nie istniały (por. postanowienie WSA w Warszawie z dnia 15 stycznia 2008 r., II SO/Wa 53/07). Nie powinny podlegać odtworzeniu orzeczenia wydane w kwestiach procesowych niekończących postępowania (por. J.P. Tarno, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2010, s. 647). W zależności od celów postępowania odtworzeniowego, sprowadza się ono albo do ustalenia treści prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, albo do zebrania odpisów dokumentów, które znajdowały się w utraconych aktach, lub do ustalenia ich treści w drodze postępowania dowodowego, w zakresie umożliwiającym kontynuację toczącego się uprzednio postępowania (por. M. Machnij, Postępowanie o odtworzenie zaginionych lub zniszczonych akt, M.P. 2003, nr 1, s. 21 i n.). Postępowanie o odtworzenie zaginionych lub zniszczonych akt wszczyna się z urzędu lub na wniosek strony.

Kategoryczne stwierdzenie w treści art. 289 § 1 p.p.s.a. - „sąd wszczyna” pozwala uznać, że wszczęcie postępowania z urzędu w razie zaginięcia lub zniszczenia akt jest obligatoryjne. Artykuł 289 § 2 p.p.s.a przewiduje wnioskowy tryb wszczęcia postępowania w razie zaginięcia lub zniszczenia akt w sytuacji, gdy utrata dokumentów nastąpiła w następstwie działania siły wyższej, a więc zdarzenia pochodzącego z zewnątrz, którego nie można przewidzieć ani też zapobiec zwykłymi środkami, dostępnymi według aktualnego poziomu wiedzy i techniki (por. postanowienie SN z dnia 9 kwietnia 1952 r., CR 962/51, OSN 1954, nr 1, poz. 2). W takim wypadku postępowanie nie może być wszczęte z urzędu, lecz tylko na wniosek strony.

Jeżeli zatem sąd poweźmie wiadomość o zaginięciu lub zniszczeniu całości lub części akt sprawy z przyczyn innych niż siła wyższa obowiązany jest on wszcząć postępowanie odtworzeniowe i zrekonstruować utracone dokumenty w zakresie niezbędnym dla realizacji celów tego postępowania.

Właściwość sądu w sprawie o odtworzenie akt zależy w pierwszej kolejności od tego, czy mamy do czynienia z postępowaniem sądowoadministracyjnym będącym w toku, czy też sprawą prawomocnie zakończoną. Jeżeli sprawa toczyła się ostatnio w NSA, sąd ten jest właściwy do prowadzenia postępowania odtworzeniowego tylko w wypadku, gdy zaginęły jedynie akta drugiej instancji albo gdy NSA orzekał jako sąd pierwszoinstancyjny (np. w sprawie podjęcia uchwały (art. 15 § 1 pkt 2–5 p.p.s.a.), albo w sprawie sporu kompetencyjnego w rozumieniu art. 4 p.p.s.a. W razie konieczności odtworzenia akt sprawy prawomocnie zakończonej, Naczelny Sąd Administracyjny będzie wyłącznie właściwym tylko wówczas, gdy orzekał jako sąd pierwszej instancji (por. B. Dauter, Metodyka pracy sędziego sądu administracyjnego, Warszawa 2012, s. 647).