Wiktorowska Ewa, Instytucja otwarcia ofert w toku postępowania

Instytucja otwarcia ofert w toku postępowania

Nieodłącznym elementem każdego z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w jednym z tzw. „trybów ofertowych” jest czynność otwarcia złożonych przez wykonawców ofert. Należy zauważyć, że jedynym przypadkiem, w którym zamawiający jest zwolniony z obowiązku wykonania tej czynności jest sytuacja, gdy do zamawiającego nie wpłyną żadne oferty.

W obecnym stanie prawnym zamawiający nie ma obowiązku organizowania publicznej sesji otwarcia ofert, co wydaje się zrozumiałe skoro oferty składane są co do zasady wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a zamawiający powinien korzystać z takich narzędzi, które zapewniają m.in. zachowanie poufności i integralności danych w ramach wymiany i przechowywania tych dokumentów, identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty oraz ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru tych dokumentów, czy też wreszcie ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do treści tych dokumentów przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia albo składania.

Czynność otwarcia ofert ma charakter jednorazowy i brak jest możliwości jej konwalidowania, choć aktualne brzmienie przepisów pozwala na jej przesunięcie w czasie w przypadku wystąpienia awarii używanego przez zamawiającego systemu teleinformatycznego, który służył do złożenia i odebrania ofert.

W postępowaniach, w których wybór wykonawcy poprzedzony jest procesem badania i oceny ofert, wykonawcy ubiegający się o dane zamówienie zobligowani są do ich faktycznego złożenia do zamawiającego. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, z wyjątkiem przypadków określonych w Prawie zamówień publicznych, a sama treść oferty musi być zgodna z wymaganiami zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia.

Otwarcie ofert powinno nastąpić niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, jednak nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Informacja o wyznaczonym terminie otwarcia ofert musi zostać zamieszczona w dokumentach zamówienia.

Aby można było mówić o skutecznie złożonej ofercie, wykonawca zobowiązany jest co do zasady do wniesienia jej za pomocą określonych w dokumentach zamówienia środków komunikacji elektronicznej. Zamawiający może stwierdzić, że otrzymał ofertę wyłącznie wtedy, gdy wykonawca zastosuje się do wymagań zamawiającego.