ZD/4061-81/07 - Zakup ubioru służbowego a koszt uzyskania przychodu.

W dniu 6 kwietnia 2007 r. Spółka złożyła wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, który następnie został uzupełniony w dniu 30 kwietnia 2007 r.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskująca kupuje dla swoich pracowników odzież - ubranie, koszule, krawat. Ubrania dla wybranych pracowników Spółki (handlowców) będą w ciemnych tonacjach, bez logo Wnioskodawcy, według indywidualnego kroju z istniejącej serii, dopasowane do indywidualnej sylwetki handlowca. Kupowana przez Spółkę odzież jest przekazywana wyłącznie pracownikom mającym bezpośredni kontakt z klientem (handlowcom). Wnioskująca chce, żeby pracownik reprezentujący Firmę był schludnie ubrany w kontaktach z klientami i posiadał strój reprezentacyjny, nie mający jednak cech uniformu. Obowiązek przekazania odzieży nie wynika z przepisów prawa. Odzież będzie przekazywana pracownikom na podstawie protokołu przekazania i oświadczenia pracownika zobowiązującego do noszenia ubioru podczas kontaktów z klientami. Istnieje możliwość wykorzystywania ww. strojów przez pracownika dla jego celów prywatnych. Odzież przekazywana pracownikom nie będzie stanowiła własności Spółki.

W związku ze stanem faktycznym opisanym powyżej, zrodziła się wątpliwość, czy zakupiony ubiór służbowy będzie kosztem uzyskania przychodu, w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawa p.d.o.p.) ?

W opinii Wnioskującej, zakup ubiorów będzie kosztem uzyskania przychodów w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, gdyż pracownicy są wizerunkiem firmy i powinni godnie reprezentować Firmę i Jej markę na zewnątrz, co w rezultacie przyczyni się do wzrostu przychodów ze sprzedaży.

Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości przyjętego stanowiska.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

W przedstawionym przez Wnioskodawcę stanie faktycznym Podatnik, jako pracodawca, nie jest zobowiązany przepisami prawa do ponoszenia wydatków na wskazaną przez Niego odzież. Ubrania, koszule oraz krawaty w ciemnych tonacjach, bez logo Wnioskodawcy, o indywidualnym kroju z istniejącej serii i dopasowane do indywidualnej sylwetki, przekazywane dla celów służbowych pracownikom Spółki - handlowcom, mającym bezpośredni kontakt z klientami Wnioskodawcy, nie stanowią bowiem środków ochrony indywidualnej, ani też odzieży i obuwia roboczego, o których mowa w przepisach działu X, w rozdziale IX "Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze" ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wyposażenie pracowników przez Wnioskodawcę (pracodawcę) w tzw. strój firmowy wynika z autonomicznej i dobrowolnej decyzji Spółki, i nie stanowi wykonania obowiązujących przepisów szczególnych w zakresie wyposażania pracowników w określonego rodzaju strój (np. dotyczących służb mundurowych).

Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...).

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

W tym miejscu tutejszy organ podatkowy pragnie zwrócić uwagę na przepis art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy podatkowej, w którym stanowi się, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, nie zaliczanych do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca wyraźnie stwierdza, że odzież przekazywana pracownikom nie będzie stanowiła własności Spółki. Jednocześnie, istnieje możliwość wykorzystywania ww. strojów przez pracownika dla jego celów prywatnych.

Mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony w przedmiotowym wniosku, tutejszy organ podatkowy stwierdza, iż wydatki poniesione przez Podatnika na zakup odzieży przekazywanej pracownikom Spółki, będą podlegały wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadzie cytowanego wcześniej przepisu art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy podatkowej.

Komentowany przepis ma zapobiegać odliczeniu od przychodu osoby prawnej wydatków na zakup składników majątkowych podatnika, które nie zostały zaliczone do środków trwałych, w dwóch przypadkach:

- rzeczowe składniki majątkowe podatnika nie są wykorzystywane dla celów działalności gospodarczej, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób, albo

- zakupione składniki majątku podatnika bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika.

Skoro Wnioskodawca stwierdza, iż odzież przekazana pracownikom nie stanowi własności Spółki oraz istnieje możliwość wykorzystywania ww. strojów (ubrań, koszul oraz krawatów) dla prywatnych celów pracownika, wyimplikować należy wniosek, iż odzież ta jest wykorzystywana nie tylko dla celów prowadzenia działalności gospodarczej Podatnika. Zatem, w stosunku do tego wydatku ponoszonego przez Spółkę zastosowanie znajdzie wskazany przepis art. 16 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, na mocy którego wydatek na zakup tych strojów w postaci ubrań, koszul i krawatów nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów, stosownie do dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie, odnosząc się do stwierdzenia Wnioskodawcy, iż celem Spółki jest, by cyt: "pracownik reprezentujący Firmę był schludnie ubrany w kontaktach z klientem i posiadał strój reprezentacyjny" rozważyć należy, czy poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na zakup tzw. strojów służbowych, kwalifikować należy jako wydatki z tytułu reprezentacji.

Stosownie do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy podatkowej, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W świetle wskazanego przepisu rozważyć należy, czy poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na zakup tzw. strojów służbowych, kwalifikować należy jako wydatki z tytułu reprezentacji.

Ponieważ ustawodawca nie przewidział legalnej definicji terminu "reprezentacja", posłużyć się należy wykładnią gramatyczno - językową w tym zakresie. Stosownie do "Słownika języka polskiego", Wydawnictwo Naukowe PWN S.A. 2003 r., "reprezentacja" to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną" oraz "grupa osób, instytucja występująca w czyimś imieniu, reprezentująca czyjeś interesy". Przenosząc tą definicję na grunt ustawy podatkowej należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia. W określeniu reprezentacja mieści się więc takie działalnie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na nabywanie jego towarów (usług). Świadome kształtowanie właściwego wizerunku ma więc na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne. Termin "reprezentacja" może odnosić się również do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Należy mieć na uwadze, iż "reprezentacja" to również występowanie w czyimś imieniu. A zatem, ubiór danej osoby, którą ta osoba reprezentuje, dodatkowo wskazuje na okoliczność, iż to właśnie tą, a nie inną firmę dana osoba reprezentuje.

W opinii tutejszego organu podatkowego, wydatki poniesione przez Wnioskującą na zakup odzieży służbowej dla Jej pracowników oznaczone cechami charakterystycznymi - barwa, krój - stanowią wydatki na reprezentację Spółki. Pracownik ubrany w efektowny, schludny strój, reprezentuje przedsiębiorstwo. Jednocześnie, jednolite ubranie pracowników zatrudnionych w charakterze handlowców w charakterystyczną dla Spółki odzież sprzyja budowaniu pozytywnego wizerunku Firmy i wyróżnieniu Jej wśród innych konkurencyjnych przedsiębiorstw. Istnienie zaś w świadomości klientów pozytywnego obrazu przedsiębiorstwa wpływa na podejmowanie przez nich decyzji gospodarczych i kupowania towarów (usług) oferowanych przez to przedsiębiorstwo.

Przedstawiony przez Wnioskodawcę stan faktyczny wskazuje, iż tzw. odzież służbowa przekazywana przez Spółkę Jej pracownikom, zatrudnionym w charakterze handlowców, mających bezpośredni kontakt z klientami, nie ma cech odzieży ochronnej, czy narzuconej stosownymi przepisami sanitarnymi, wyposażona jest jednak w cechy charakterystyczne, jak kolor czy krój. Nadto, odzież wykonana jest według indywidualnego kroju z istniejącej serii oraz jest dopasowana do indywidualnej sylwetki handlowca, przez co odzież ta posiada przymiot odzieży indywidualnej, o charakterze osobistym. Jednocześnie, przedstawiona w stanie faktycznym odzież spełnia cechy wskazanej wyżej odzieży reprezentacyjnej.

Wobec powyższego przedmiotowe wydatki, poniesione na zakup odzieży służbowej nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie, organ podatkowy wskazuje, iż w przedmiotowej interpretacji ustosunkowuje się wyłącznie do argumentacji i stanu faktycznego zawartych w piśmie Wnioskującej. Regulacje art. 14a-d ustawy - Ordynacja podatkowa nie przewidują bowiem prowadzenia postępowania dowodowego w sprawach o interpretację przepisów prawa podatkowego.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.