Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, cz. IV.

I. Zamówienia udzielane w częściach. Zamówienia udzielone na podstawie więcej niż jednej umowy, po przeprowadzeniu postępowania, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych.

Pytanie:

Jakie zasady sporządzania rocznego sprawozdania obowiązują w przypadku, gdy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zamówienie było udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z zamawiających działających w imieniu i na rzecz innych zamawiających, a w następstwie tego postępowania każdy z tych zamawiających zawarł odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia? Czy odmienne zasady obowiązują w przypadku udzielania zamówień w częściach przez jednego zamawiającego, w wyniku przeprowadzenia kilku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego? W jaki sposób należy przekazać w rocznym sprawozdaniu informacje o zamówieniu udzielonym na podstawie więcej niż jednej umowy, po przeprowadzeniu postępowania, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych?

Odpowiedź:

W przypadku, gdy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zamówienie było udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z zamawiających działających w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, a w następstwie tego postępowania każdy z tych zamawiających zawarł odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia, obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu informacji o takim zamówieniu spoczywa indywidualnie na każdym zamawiającym, w imieniu którego takie postępowanie zostało przeprowadzone. Wybór odpowiedniej tabeli rocznego sprawozdania, w której zamawiający powinien zamieścić informacje o zawartej przez siebie umowie, zależeć będzie w tej sytuacji od wartości zamówienia określanej na potrzeby przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (szacunkowa wartość zamówienia), w wyniku którego zostały zawarte umowy na części zamówienia. W sytuacji zatem, gdy wartość zawartej przez zamawiającego umowy nie przekraczała kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, lecz wartość szacunkowa całego zamówienia (wszystkich jego części) ustalona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego kwotę tą przekraczała, zamawiający obowiązany jest uwzględnić przedmiotowe zamówienie w tabeli V rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Natomiast, w informacji o wartości umowy zamawiający podaje wartość wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, określoną w zawartej przez niego umowie, nawet jeśli wartość ta nie przekroczyła progu kwotowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Opisana powyżej zasada będzie dotyczyła także przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach, w wyniku przeprowadzenia kilku odrębnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. O wyborze odpowiedniej tabeli, w której należy zamieścić informacje o zawartych w wyniku tych postępowań umowach, decydować będzie zatem określona przez zamawiającego szacunkowa wartość zamówienia określona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, uwzględniająca wartości wszystkich jego części. W związku z tym, jeżeli wartość zamówienia dla wszystkich części przekroczyła próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, umowy te należy wskazać w tabeli V, nawet jeżeli wartość umów zawartych w ramach poszczególnych części zamówienia, w odrębnych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, tego progu nie przekroczyła. W takim przypadku wypełniając tabelę V, informację o każdej z zawartych umów w ramach jednego zamówienia należy podać w odrębnym wierszu.

Natomiast w sytuacji, w której zamawiający w ramach jednego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, na potrzeby określenia wartości umów, podawanej dla takiego postępowania w rocznym sprawozdaniu, przyjąć należy zsumowaną wartość netto (bez podatku od towarów i usług) wszystkich zawartych umów częściowych. W odniesieniu do wyboru odpowiedniej tabeli, w której należy zamieścić informacje o tego typu zamówieniu, obowiązywać będzie ogólna zasada, zgodnie z którą decydujące znaczenie ma w tym zakresie wartość zamówienia określana przez zamawiającego na potrzeby przeprowadzenia postępowania. W przypadku tabeli V zbiorczą informację o postępowaniu i wartości wszystkich umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowania, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych, należy zamieścić w jednym wierszu tej tabeli.

II. Zamówienia dodatkowe i uzupełniające.

Pytanie:

W jaki sposób należy w rocznym sprawozdaniu uwzględnić informacje o zamówieniach dodatkowych i uzupełniających?

Odpowiedź:

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza rocznego sprawozdania należy je traktować jako odrębne zamówienia i uwzględnić w sprawozdaniu - analogicznie, jak pozostałe zamówienia.

Powyższe oznacza, iż w przypadku udzielenia zamówienia uzupełniającego lub dodatkowego o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, jego wartość podlega zsumowaniu z pozostałymi zamówieniami udzielonymi bez stosowania ustawy Pzp i ujawnieniu w tabeli II pkt 1 formularza rocznego sprawozdania.

W sytuacji udzielenia zamówienia uzupełniającego lub dodatkowego o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający zobowiązany jest wykazać takie zamówienie odrębnie od zamówienia podstawowego w odpowiedniej, ze względu na konkretne okoliczności, tabeli rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

III. Koszty noclegu w hotelu pracownika odbywającego delegację służbową.

Pytanie:

Czy pokrycie przez pracodawcę kosztów noclegu w hotelu pracownika odbywającego delegację służbową podlega uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach? Czy dla obowiązku sprawozdawczego w tym zakresie ma znaczenie okoliczność, że zapłata za nocleg w hotelu została dokonana nie przez pracodawcę, lecz przez pracownika?

Odpowiedź:

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów stanowiących zamówienie publiczne (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp), tj. umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej w trakcie delegacji służbowej często mamy do czynienia z sytuacją, w której umowa o świadczenie tej usługi zawierana jest pomiędzy pracodawcą a podmiotem świadczącym usługi hotelarskie. Należy przy tym wskazać, iż umowa taka może być zawarta albo bezpośrednio przez pracodawcę albo przez pracownika działającego nie we własnym imieniu, lecz w imieniu pracodawcy, także na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w sposób dorozumiany. W przypadku, gdy pracodawca jest jednocześnie zamawiającym w świetle przepisów ustawy Pzp, zawarcie ww. umowy o świadczenie usług hotelarskich będzie stanowiło udzielenie zamówienia publicznego.

Należy zauważyć, iż zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167, z późn. zm.) za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W sytuacji zatem, gdy wysokość należności za usługę hotelarską przekroczy dwudziestokrotność stawki diety, pracownik będzie partycypował w kosztach świadczonej na jego rzecz usługi hotelarskiej. Okoliczność ta nie ma jednak znaczenia dla kwalifikacji ww. umowy jako zamówienia, a tym samym dla objęcia jej obowiązkiem sprawozdawczym, o którym mowa w przepisie art. 98 ustawy Pzp. Informację o ww. zamówieniu zamawiający będzie obowiązany wykazać w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie będzie przekraczać kwoty 14.000 euro, będzie ono podlegało ujawnieniu w tabeli II rocznego sprawozdania w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość udzielonego zamówienia.

Trzeba przy tym wskazać, iż dla dokonanej kwalifikacji ww. umowy jako umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie ma znaczenia, czy środki finansowe stanowiące należność za świadczoną usługę hotelarską zostały uiszczone przez pracodawcę czy pracownika. Okoliczność dokonania zapłaty przez pracownika nie pozbawia bowiem danej umowy charakteru zamówienia publicznego.

Jednocześnie należy zauważyć, iż w praktyce może dojść do sytuacji, w której umowa o świadczenie na rzecz pracownika usług hotelarskich zostanie zawarta pomiędzy podmiotem świadczącym tego rodzaju usługi a pracownikiem działającym we własnym imieniu. Taka sytuacja może mieć miejsce np. na gruncie przepisu § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tym uregulowaniem pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. W takim przypadku, pracownikowi wprawdzie przysługuje uprawnienie do otrzymania ryczałtu w ww. wysokości, jednakże jeśli zawarł on we własnym imieniu umowę o świadczenie usług hotelarskich, umowa taka nie będzie stanowić zamówienia publicznego, a tym samym informacja o niej nie będzie podlegać uwzględnieniu w sporządzanym przez pracodawcę (zamawiającego) rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu nie będzie także podlegać kwota wypłaconego pracownikowi ryczałtu, gdyż nie stanowi ona wynagrodzenia wypłacanego wykonawcy z tytułu wykonanego zamówienia publicznego.

IV. Zamówienia udzielane na podstawie art. 26 ust. 5 ustawy o działalności leczniczej oraz na podstawie art. 138 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Pytanie:

Czy uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu podlegają zamówienia udzielane na podstawie art. 26 ust. 5 ustawy o działalności leczniczej oraz na podstawie art. 138 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych?

Odpowiedź:

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy wyłącznie przypadków określonych w przepisach wymienionych w art. 98 ust. 4 ustawy Pzp. Treść powyższego przepisu nie obejmuje przypadków udzielania zamówień na podstawie przepisu art. 26 ust. 5 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 217, z późn. zm.), jak i zawierania umów na podstawie przepisu art. 138 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.). W konsekwencji powyższego, zamawiający nie mają obowiązku uwzględniania w treści przedmiotowego sprawozdania informacji o zamówieniach na udzielanie świadczeń zdrowotnych, o których mowa w ww. ustawie o działalności leczniczej, ani o umowach o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, o których mowa w ww. ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

V. Sposób przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Pytanie:

Czy zamawiający może przekazać roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach listem poleconym lub faxem? Czy pod formularzem rocznego sprawozdania powinien podpisać się kierownik zamawiającego?

Odpowiedź:

Przepisy rozporządzenia nie przewidują przesłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną przez stronę portalu UZP. Aktualnie obowiązujący wzór rocznego sprawozdania nie przewiduje złożenia pod nim podpisu kierownika zamawiającego.

VI. Wartość zamówienia publicznego udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia.

Pytanie:

Jaką wartość zamówienia publicznego należy przyjąć dla celów sprawozdawczych w przypadku, gdy zamawiający udzielił zamówienia osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia?

Odpowiedź:

W przypadku udzielenia zamówienia publicznego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia obowiązuje ogólna zasada podawania w rocznym sprawozdaniu wartości wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług (jeżeli w danym przypadku występuje).

Wskazany powyżej sposób podawania w rocznym sprawozdaniu informacji w zakresie wartości zamówienia udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia koresponduje z zasadami obowiązującymi odnośnie ustalania szacunkowej wartości takiego zamówienia. Zgodnie z tymi zasadami, ustalając wartość zamówienia, które ma zostać udzielone osobie fizycznej na postawie umowy zlecenia, zamawiający uwzględnia obok wyceny samego świadczenia także kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez ubezpieczonych, tj. potrącane są z należnego im wynagrodzenia. Szacując wartość takiego zamówienia zamawiający nie uwzględnia natomiast dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosił w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez niego kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, gdyż nie rzutują one na wycenę wynagrodzenia wykonawcy.

VII. Zamówienia sektorowe na dostawy energii elektrycznej lub ciepła oraz paliw do wytwarzania energii, o których mowa w art. 138a ustawy Pzp.

Pytanie:

Czy w rocznym sprawozdaniu należy uwzględnić zamówienia sektorowe na dostawy energii elektrycznej lub ciepła oraz paliw do wytwarzania energii, o których mowa w przepisie art. 138a ustawy Pzp?

Odpowiedź:

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy wyłącznie przypadków określonych w przepisach wymienionych w art. 98 ust. 4 ustawy Pzp. Treść powyższego przepisu nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp na podstawie przepisu art. 138a ustawy Pzp. W związku z tym zamawiający nie mają obowiązku uwzględniania w treści rocznego sprawozdania informacji o zamówieniach sektorowych na dostawy energii elektrycznej lub ciepła oraz paliw do wytwarzania energii na podstawie przepisu art. 138a ustawy Pzp.