WPI/200000/43/768/2016 - Możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników wnioskodawcy dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego na zasadach przedstawionych przez wnioskodawcę.

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 584 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 963) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie uznaje za nieprawidłowe stanowisko przedstawione we wniosku złożonym w dniu 8 lipca 2016 r. przez przedsiębiorcę (...) w sprawie możliwości wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników wnioskodawcy dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego na zasadach przedstawionych przez wnioskodawcę.

W dniu 8 lipca 2016 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie wpłynął wniosek przedsiębiorcy (...) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Wnioskodawca poinformował, że jest podmiotem, który powstał z połączenia kilku różnych zakładów pracy (zakłady pracy były przejmowane przez poprzednika prawnego Wnioskodawcy tj. (...)). Przyłączane zakłady znajdują się w kilku województwach i w kilku miastach, tj. w miastach województwa (...), powiatu (...) oraz w (...).

Pracownicy Wnioskodawcy, w zależności od zakresu obowiązków posiadają w sposób zróżnicowany określone miejsce świadczenia pracy w ten sposób, iż świadczą pracę i są zatrudnieni m.in. na następujących obszarach:

Wnioskodawca planuje wprowadzenie ryczałtu pieniężnego w jazdach lokalnych, na który będą zawierane umowy z pracownikami przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu i ustalonego przez pracodawcę dla każdego pracownika miesięcznego limitu kilometrów.

W związku z powyższym Wnioskodawca zadał następujące pytania:

Pytanie nr 1. Wnioskodawca w tym stanie powziął wątpliwości, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych na ryczałt pieniężny i nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 1, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w odrębnych przepisach, jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny zostanie ustalony jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego przez pracodawcę dla Pracownika nr 1 - do wysokości (...) km. Pracownik nr 1 świadczy pracę i jest zatrudniony na terenie miasta (...) (liczba mieszkańców ponad (...) tys. do (...) tys.).

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 1 dla potrzeb Wnioskodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne do wysokości (...) km wyłączony jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pytanie 2. Wnioskodawca w tym stanie powziął wątpliwości, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych na ryczałt pieniężny i nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 2, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w odrębnych przepisach, jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny zostanie ustalony jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego przez pracodawcę dla Pracownika nr 2 - dla miasta (...) w wysokości (...) km i dla miasta (...) do wysokości (...) km, tj. ryczałt zostanie ustalony przez pracodawcę łącznie do wysokości (...) km miesięcznie.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 2 dla potrzeb Wnioskodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne w wysokości (...) km, na co składa się ryczałt na jazdy lokalne na terenie miasta do wysokości (...) km oraz ryczałt na jazdy lokalne na terenie miasta (...) do wysokości (...) km, wyłączony jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pytanie nr 3. Wnioskodawca w tym stanie powziął wątpliwości, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych na ryczałt pieniężny i nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 3, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w odrębnych przepisach, jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny zostanie ustalony jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego przez pracodawcę dla Pracownika nr 3 - do wysokości (...) km. Pracownik nr 1 świadczy pracę i jest zatrudniony na terenie miast, których łączna liczba mieszkańców wynosi ponad (...) tys.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 3 dla potrzeb Wnioskodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne do wysokości (...) km wyłączony jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pytanie nr 4. Wnioskodawca w tym stanie powziął wątpliwości, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych na ryczałt pieniężny i nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 4, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w odrębnych przepisach, jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny zostanie ustalony jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego przez pracodawcę dla Pracownika nr 4 - do wysokości (...) km. Pracownik nr 4 świadczy pracę i jest zatrudniony na terenie miast, których łączna liczba mieszkańców wynosi ponad (...) tys.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 4 dla potrzeb Wnioskodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne do wysokości (...) km wyłączony jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pytanie 5. Wnioskodawca w tym stanie powziął wątpliwości, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych na ryczałt pieniężny i nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 5, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w odrębnych przepisach, jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny zostanie ustalony jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego przez pracodawcę da Pracownika nr 5 - dla miasta (...) do wysokości (...) km i dla miasta (...) do wysokości (...) km, tj. ryczałt zostanie ustalony przez pracodawcę łącznie do wysokości (...) km miesięcznie. Pracownik nr 5 świadczy pracę i jest zatrudniony na terenie miasta (...) (liczba mieszkańców (...) tys.) oraz (...) (liczba mieszkańców (...) do tys.).

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 5 dla potrzeb Wnioskodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne do wysokości (...) km wyłączony jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pytanie 6. Wnioskodawca w tym stanie powziął wątpliwości, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych na ryczałt pieniężny i nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 6, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w odrębnych przepisach, jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny zostanie ustalony jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego przez pracodawcę dla Pracownika nr 6 - dla województwa (...) do wysokości (...) km, dla powiatu (...) do wysokości (...) km i dla miasta (...) do wysokości (...) km, tj. ryczałt zostanie ustalony przez pracodawcę łącznie do wysokości (...) km miesięcznie. Pracownik nr 6 świadczy pracę i jest zatrudniony na terenie województwa (...) (liczba mieszkańców ponad (...) tys.), powiatu (...) (liczba mieszkańców (...) tys.) i miasta (...) (liczba mieszkańców do (...) tys.).

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 6 dla potrzeb Wnioskodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne do wysokości (...) km wyłączony jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wnioskodawca, uzasadniając przedstawione stanowisko, wskazuje w pierwszej kolejności, że zapytanie dotyczy wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników Wnioskodawcy dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kosztów używania pojazdów istnieje w oparciu o miesięczny ryczałt. Wnioskodawca wskazuje, iż pracownicy zatrudnieni na różnych stanowiskach w Spółce świadczą pracę na terenie kilku gmin, a nawet na terenie kilku województw, w zależności od zakresu obowiązków każdego z pracowników. Pracownicy będą do wykonywania swoich obowiązków wykorzystywać własne samochody prywatne, na które zostaną zawarte umowy cywilnoprawne na korzystanie z pojazdu własnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Umowy zostaną zawarte na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Każdy z pracowników z uwagi na to, że świadczy pracę na terenie więcej niż jednej gminy będzie miał zawartą umowę na ryczałt pieniężny w jazdach lokalnych na terenie jednej gminy (Pracownik nr 1) lub na terenie kilku gmin (Pracownicy nr 2 do 6), przy czym wysokość limitu kilometrów będzie się kształtować od 300 km do 1500 km. Następnie kwota limitu kilometrów zostanie przemnożona przez stawkę za 1 km, która na dzień złożenia wniosku wynosi 0,8358 zł. Kwota ta zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W ocenie wnioskodawcy kwoty przypadające na jednego pracownika wynikające z zawartych umów na ryczałt pieniężny ograniczony ilością kilometrów ustaloną w oparciu o zasady wskazane w pytaniach nr 1 do 6 powyżej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wnioskodawca wskazał, iż kwoty wypłacanych pracownikom wnioskodawcy ryczałtów pieniężnych z tytułu używania samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych pracodawcy będą stanowić dla pracowników wnioskodawcy przychód z tytułu stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w jego indywidualnej sprawie.

Natomiast w myśl art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307).

Wnioskodawca wskazał, że zgodnie z § 1 i § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik wykorzystujący prywatny samochód osobowy do celów służbowych może otrzymać z tego tytułu zwrot poniesionych wydatków na mocy umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą. Strony mogą w umowie ustalić zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu będącego w posiadaniu danego pracownika w formie miesięcznego ryczałtu lub na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka). Wypłacona pracownikowi kwota nie może być wyższa niż wysokość miesięcznego ryczałtu albo kwota ustalona przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Wnioskodawca zauważył również, że przepisami regulującymi wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych przez pracowników dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia miesięczny ryczałt pieniężny oblicza się jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia. Miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, w gminie lub mieście mającej: do 100 tys. mieszkańców nie może przekroczyć miesięcznie 300 km, ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców nie może przekroczyć 500 km, ponad 500 tys. mieszkańców nie może przekroczyć 700 km. Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż - 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm³, lub 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm³.

Jak wynika z przytoczonych przepisów, zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego jest ograniczone limitami.

W związku z tym, że zwrot pracownikom kosztów używania przez nich w jazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy ograniczony jest limitami, Wnioskodawca wskazuje, że z przywołanych przepisów nie wynika, że umowa cywilnoprawna nie dopuszcza ustalenia limitu obejmującego jazdy lokalne w jednym lub kilku miastach, jeżeli są to miasta, w których dany pracownik jest zatrudniony, jest to jego miejsce pracy i świadczy tam pracę, w związku z czym jazdy realizowane przez tego pracownika w obrębie jednej gminy są jazdami lokalnymi, natomiast w sytuacji innego pracownika jazdy realizowane w obrębie dwóch gmin czy całego województwa są jazdami lokalnymi, gdyż pracownicy świadczą pracę w ramach realizacji zadań w obrębie dwóch czy więcej gmin, i jest to ich stałe miejsce pracy.

Konstrukcja cytowanego powyżej przepisu § 2 ust. 1 pkt 13 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. przyznaje uprawnienia do wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przedmiotowych kosztów, ale tylko do limitów ściśle określonych przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w oparciu o jedną z form zwrotu tych kosztów ustaloną zgodnie przez strony w umowie cywilnoprawnej tj. miesięczny ryczałt albo liczba faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka). Winna zatem odnieść skutek w zakresie zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe umowa cywilnoprawna przyznająca zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy w formie ryczałtu, jeżeli miesięczny limit kilometrów ustalony zostanie przez pracodawcę / wnioskodawcę w odniesieniu do liczby mieszkańców w gminie / gminach, gdzie pracownik jest zatrudniony i gdzie świadczy pracę w ramach zakresu obowiązków pracowniczych.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na terenie jednej gminy limit kilometrów winien się odnosić do liczby mieszkańców tej gminy, ale jeżeli pracownik jest zatrudniony i świadczy prace na terenie dwóch gmin lub całego województwa, limit kilometrów winien być przez pracodawcę ustalony w odniesieniu do liczby mieszkańców w dwóch gminach lub w województwie, które są dla pracownika właściwe z uwagi na miejsce zatrudnienia i miejsce świadczenia pracy.

Jazdy lokalne to wyjazdy pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Definicja ta nie została nigdzie określona przepisami, wynika natomiast z definicji podróży służbowych. Podróżą służbową jest zlecony pracownikowi wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy tego pracownika (art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy). Skoro wyjazd poza miejsce pracy pracownika będzie podróżą służbową, to wyjazdy w granicach jego miejsca pracy będą jazdami lokalnymi. O tym, czy dany pracownik będzie wykonywał jazdy lokalne, czy jego wyjazd będzie już podróżą służbową, decyduje zatem, w jaki sposób zostało określone jego miejsce pracy. Określenie miejsca pracy powinno wskazywać na jakiś stały, określony punkt, który może zostać zlokalizowany. Może to być np. siedziba stowarzyszenia czy miejscowość, na terenie której wykonywana jest praca. Przez miejsce pracy należy rozumieć bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r., sygn. I PR 19/85, OSP 1986/3/46).

O tym, w jaki sposób określane jest miejsce pracy pracowników, decyduje przydzielony im zakres obowiązków służbowych. Pracownik, który swoje obowiązki wykonuje poza siedzibą pracodawcy, jako miejsce pracy może mieć wskazane miasto, w którym siedziba ta się znajduje, ale także kilka miast lub inny szerszy obszar np. województwo. W takim przypadku wyjazd pracownika będzie uznany za jazdę lokalną. Skoro jako miejsce pracy pracownika wskazano teren województwa, wszystkie wyjazdy pracownika w obrębie tego województwa będą jazdami lokalnymi. Podróżą służbową tego pracownika będzie natomiast wyjazd poza teren województwa.

Wykonywanie czynności służbowych może wymagać przemieszczania się przez pracowników w granicach miejscowości lub terytorium wskazanym jako stałe miejsce ich pracy - jazdy lokalne. W tym celu pracownicy mogą używać prywatnych samochodów osobowych. Uwzględniając fakt, że takie używanie samochodów leży w interesie pracodawcy, powinien on pokryć pracownikom ponoszone z tego tytułu wydatki, a podstawą ich zwrotu powinna być umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Tak więc mając dodatkowo na względzie ratio legis przepisów dotyczących zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, zgodnie z którymi pracodawca winien pokryć pracownikowi ponoszone z tego tytułu wydatki, Wnioskodawca uznał przedstawione stanowisko za w pełni uzasadnione.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie zważył, co następuje:

Przepis art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie. Stosownie do ust. 5 cytowanego przepisu w związku z art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 powołanej powyżej ustawy, wyłącznie w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

W myśl art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236) wskazuje zamknięty katalog przychodów, które po spełnieniu określonych w nim warunków nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 13 powołanego rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został wyłączony zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pracownik wykorzystujący prywatny samochód osobowy do celów służbowych może otrzymać zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków na mocy umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą, co wynika z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1414 z późn. zm.) o transporcie drogowym. Strony mogą w umowie ustalić, że zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu będącego w posiadaniu danego pracownika w formie:

Przepisami regulującymi wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego (a także tzw. kilometrówki) z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych przez pracowników dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia miesięczny ryczałt pieniężny oblicza się jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia.

Miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca. Limit ten (zgodnie z § 3 rozporządzenia), ustalony w zależności od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć 300 km, jeżeli gmina liczy do 100 000 mieszkańców, 500 km, jeżeli gmina liczy ponad 100 000 mieszańców, ale nie więcej niż 500 000 mieszkańców, oraz 700 km, jeżeli gmina liczy ponad 500 000 mieszkańców. Z kolei zgodnie z § 2 tego rozporządzenia stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Z treści powyższych przepisów wynika, że zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu jest ograniczona limitami. W konsekwencji wypłata w kwocie niższej lub równej stawce określonej w przytoczonych wyżej przepisach jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od nadwyżki naliczyć należy składki na ww. ubezpieczenia.

Podkreślenia wymaga fakt, iż § 3 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Infrastruktury odwołuje się do liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. We wskazanym przepisie rozporządzenia mowa jest o gminie lub mieście w liczbie pojedynczej, co oznacza, że nie jest możliwe przyznanie pracownikowi miesięcznego limitu z uwzględnieniem mieszkańców kilku gmin, miast, w których pracownik wykonuje swoje obowiązki. Zatem treść przepisu § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia nie daje podstaw do sumowania liczby mieszkańców gmin lub miasta i gminy.

W świetle powyższego, jak słusznie wskazał wnioskodawca, jeżeli pracownik jest zatrudniony na terenie jednej gminy, limit kilometrów będzie dotyczył liczby mieszkańców tej gminy. Natomiast w sytuacji gdy pracownik świadczy pracę i jest zatrudniony na terenie kilku miast (gmin), brak jest możliwości ustalania wysokości ryczałtu na jazdy lokalne podlegającego wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w postaci sumy ryczałtów przysługujących dla poszczególnych gmin lub miast i gmin.

W tym miejscu Zakład wskazuje, iż w drodze niniejszej decyzji Zakład dokonał jedynie oceny stanowiska przedsiębiorcy w zakresie przedstawionej przez niego interpretacji przepisów, z których wynika obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Mocą niniejszej decyzji Zakład nie przyznaje natomiast jakiegokolwiek prawa ani nie stwierdza jakiegokolwiek obowiązku ubezpieczeniowego. Ocena stanowiska przedsiębiorcy dokonywana pod kątem prawidłowości zaprezentowanej przez przedsiębiorcę wykładni przepisu prawa, czyniona jest w oparciu o kompletny opis stanu faktycznego zawartego w treści wniosku o wydanie pisemnej interpretacji.

W trybie wydawania pisemnych interpretacji Zakład nie ma możliwości dokonywania oceny konkretnych działań przedsiębiorcy pod kątem prawidłowości lub nieprawidłowości danego postępowania i nie ma również obowiązku przedstawiania prawidłowego sposobu działania w danej sprawie. Zakład jest zobligowany jedynie do oceny przestawionego stanowiska przez przedsiębiorcę na tle opisanego stanu faktycznego.

W związku z powyższym Zakład uznał stanowisko wnioskodawcy wyrażone we wniosku złożonym w dniu 8 lipca 2016 r. za nieprawidłowe w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrotu kosztów używania dla celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy na zasadach przedstawionych przez wnioskodawcę.

Mając na uwadze powyższe, Oddział stwierdził jak w sentencji.

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jego zaistnienia.

Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do Sądu Okręgowego w (...).

Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję, lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.