WPI/200000/43/617/2023 - Nieuwzględnienie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nagrody jubileuszowej wypłaconej w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej z uwagi na udokumentowanie nowego stażu pracy

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych (zwany dalej: Zakładem) w związku z wnioskiem złożonym 21 czerwca 2023 r., uzupełnionym w dniu 30 czerwca 2023 r. przez (...) (zwanej dalej: Przedsiębiorcą) uznaje stanowisko za prawidłowe w przedmiocie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nagrody jubileuszowej wypłaconej w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej z uwagi na udokumentowanie nowego stażu pracy.

Wnioskiem złożonym w dniu 21 czerwca 2023 r., Przedsiębiorca wystąpił do Zakładu o wydanie indywidualnej interpretacji w trybie art. 34 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Opis stanu faktycznego:

Pracownik został zatrudniony w Spółce na podstawie umowy o pracę od dnia października 2017 r. z udokumentowanym wówczas stażem pracy 3 lata i 2 m-ce. W kwietniu 2021 r. złożył pracodawcy dokumenty potwierdzające okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca wynoszące łącznie 12 lat 0 m-cy i 5 dni. W związku z tym dnia lipca 2022 r. pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy, która została mu wypłacona.

Następnie w marcu 2023 r. pracownik złożył pracodawcy dokumenty potwierdzające okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym małżonki wynoszące łącznie 4 lata 0 m-cy i 13 dni. Na dzień marca 2023 r. łączny staż pracy pracownika wyniósł 24 lata 8 m-cy i 16 dni. W związku z powyższym z dniem lipca 2023 r. pracownik nabędzie prawo do nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy. Nagroda ta będzie wypłacona po upływie 12 m-cy od poprzednio wypłaconej pracownikowi nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy.

Zgodnie z obowiązującym w Spółce regulaminem wynagradzania:

l) Do okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

2) Pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody.

3) Jeżeli w aktach osobowych brak jest odpowiedniej dokumentacji, warunkiem ustalenia prawa do nagrody jubileuszowej jest udokumentowanie przez Pracownika prawa do tej nagrody.

4) Nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez Pracownika prawa do tej nagrody.

Zgodnie z regulaminem wynagradzania nagrody jubileuszowe przyznawane są nie częściej niż co 5 lat. Nagroda jubileuszowa przysługuje w wysokości:

Podsumowując, w przedmiotowej sprawie, pracownik nabywa prawo do kolejnej nagrody jubileuszowej w okresie krótszym niż 5 lat. po przedstawieniu dokumentów potwierdzających zatrudnienie, które wcześniej nie było uwzględniane przy ustalaniu prawa do nagrody.

Stad pojawia się pytanie czy pomimo tego, iż okres pomiędzy wypłatami nagród jest krótszy niż 5 lat, płatnik (Spółka) jest zwolniony z obowiązku oskładkowania zbliżającej się nagrody jubileuszowej?

Stanowisko Przedsiębiorcy:

W ocenie Spółki nagroda jubileuszowa która będzie wypłacona w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody ze względu na udokumentowanie zwiększenia stażu pracy przez pracownika nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a co za tym idzie nie powstaje obowiązek opłacenia składek na te ubezpieczenia.

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem przysługującym w związku z upływem określonego w przepisach płacowych stażu pracy. Prawo do niej opiera się na przepisach pragmatyk zawodowych regulujących kwestie wynagrodzeniowe w sferze budżetowej (np. dotyczące wynagrodzeń pracowników samorządowych, służby cywilnej). U pracodawców nie objętych pragmatykami postanowienia dotyczące tej nagrody mogą zostać wprowadzone w wewnętrznych regulacjach płacowych (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) albo bezpośrednio w umowach o pracę.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 1-32 Rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 728).

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy Ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jak wskazano powyżej, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników nie stanowią przychody wymienione w rozporządzeniu z dnia 18 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pośród tych przychodów, w § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, wymienione zostały nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Nagrody jubileuszowe nie są świadczeniami obligatoryjnymi, uregulowanymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Zasady ich przyznawania oraz wypłacania wynikają z wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy.

W ocenie Spółki decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ustawodawca przypisał periodycznemu, nie częstszemu niż co 5 lat nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Podstawą zwolnienia ze składek świadczenia pieniężnego wypłacanego pracownikowi z tytułu jego stażu pracy jest wyłącznie fakt przepracowania określonej liczby lat. Przy czym okres ten nie może być krótszy niż 5 lat liczonych od daty nabycia prawa do poprzedniej nagrody jubileuszowej. Bez znaczenia pozostaje zatem moment wypłaty tych świadczeń pracownikowi. Zatem, by nagroda jubileuszowa mogła zostać wyłączona z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, istotnym jest fakt, że prawo do nagrody uregulowane w wewnętrznych przepisach pracodawcy obwarowane jest zastrzeżeniem, iż przysługuje ona pracowników nie częściej niż co 5 lat. Tym samym wypłata nagrody jubileuszowej może wtedy nastąpić nawet w okresie krótszym niż 5 lat.

W ocenie Spółki, z powyższego wynika, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi nagroda jubileuszowa wypłacana w sytuacji, gdy pracownik nabywa do niej prawo w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, z uwagi na fakt, że w czasie 5 - letniego okresu oczekiwania na następną nagrodę, przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które wcześniej nie były uwzględniane przy ustalaniu prawa do nagrody.

W przedstawionej sytuacji prawo do nagrody jubileuszowej przysługuje pracownikowi na podstawie zapisów zawartych w regulaminie wynagradzania obowiązującym w Spółce nie częściej niż co 5 lat, a wypłacona nagroda jubileuszowa stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy. W konsekwencji, w ocenie Spółki, fakt nabycia prawa do tej nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od poprzedniej, jak również data wypłaty tej nagrody, pozostaje bez wpływu na możliwość nieuwzględnienia jej wartości w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Powyższe stanowisko Spółki pozostaje również zgodne z pismem Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 7 maja 2021 r. nr DI/100 000/43/272/2021.

W dniu 22 czerwca 2023 r. Zakład wezwał Przedsiębiorcę o uzupełnienie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji poprzez jednoznaczne wskazanie: * czy nagroda jubileuszowa wypłacona pracownikowi w okresie krótszym niż 5 lat od daty uzyskania prawa do poprzedniej ze względu na udokumentowanie nowego stażu pracy stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W dniu 30 czerwca 2023 r. Przedsiębiorca złożył odpowiedź na wezwanie, w której wskazał, iż ta nagroda jubileuszowa wypłacana pracownikowi w okresie krótszym niż 5 lat od daty uzyskania prawa do poprzedniej ze względu na udokumentowanie nowego stażu pracy stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Analiza stanu faktycznego w świetle stanu prawnego:

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe {tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 728). Stosownie do treści art. 18 ust. 1 i ust. 2 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wpłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wartość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

W złożonej w dniu 30 czerwca 2023 r. odpowiedzi na wezwanie Zakładu, Przedsiębiorca jednoznacznie wskazał, iż nagroda jubileuszowa wypłacana pracownikowi w okresie krótszym niż 5 lat od daty uzyskania prawa do poprzedniej ze względu na udokumentowanie nowego stażu pracy stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatki dochodowym od osób fizycznych.

Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nie zalicza się przychodów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z § 2 ust, 1 pkt 1 powyższego rozporządzenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Z powyższego przepisu wynika, iż decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co 5 lat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy.

Dodatkowo należy podkreślić, że nagrody jubileuszowe nie są świadczeniami obligatoryjnymi uregulowanymi w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, a zasady ich przyznawania oraz wypłacania wynikają z obowiązującego u przedsiębiorcy Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy lub innych przepisów płacowych, np. regulaminu wynagradzania.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączone są również nagrody jubileuszowe wypłacane częściej niż co 5 lat, jeżeli: pracownik nabywa prawo do nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, z uwagi na fakt, że w czasie 5-letniego okresu oczekiwania na następna nagrodę, przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które wcześniej nie były uwzględniane przy ustalaniu prawa do nagrody.

Z przedstawionego przez Przedsiębiorcę opisu stanu faktycznego wynika, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, złożył pracodawcy dokumenty potwierdzające okresy w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca, w związku z powyższym nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy, którą mu wypłacono. Następnie w marcu 2023 r. pracownik złożył pracodawcy dokumenty potwierdzające okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym małżonki, czym podwyższył staż pracy do 24 lat 8 miesięcy i 16 dni. Z dniem lipca 2023 r. pracownik nabędzie prawo do nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy, która będzie wypłacona po upływie 12 miesięcy od poprzednio wypłaconej nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy. Przedsiębiorca przytoczył zapisy ze swojego regulaminu wynagradzania, z którego wynika jasno, iż do okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej wlicza się poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Z regulaminu również wynika, iż jeżeli w aktach osobowych brak jest odpowiedniej dokumentacji, warunkiem ustalenia prawa do nagrody jubileuszowej jest udokumentowanie przez pracownika prawa do tej nagrody. Regulamin pracy pracodawcy stanowi, iż nagrody jubileuszowe przyznawane są nie częściej niż co 5 lat. Przedsiębiorca zadaje pytanie, czy pomimo tego, iż okres pomiędzy wypłatami nagród jest krótszy niż 5 lat to jest on zwolniony jako płatnik z obowiązku odprowadzenia składek nagrody, którą wypłaci.

W jego ocenie taka nagroda jubileuszowa, która będzie wypłacona w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody ze względu na udokumentowanie zwiększenia stażu pracy przez pracownika nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a co za tym idzie nie powstanie po stronie Przedsiębiorcy obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne.

Zakład podziela stanowisko Przedsiębiorcy i wskazuje, iż ustawodawca zwolnieniu tego typu świadczenia z obowiązku odprowadzenia składek na ubezpieczenia przypisał periodycznemu, nie częstszemu niż co 5 lat nabywaniu przez pracownika prawa do nagrody jubileuszowej na podstawie Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy lub innych przepisów płacowych (w tym regulaminu wynagradzania), a podstawa do uzyskania prawa do nagrody a za tym i do braku obowiązku odprowadzania składek przez pracodawcę z tego tytułu jest udokumentowany staż pracy pracownika, przy czym prawo do nagrody, które musi wynikać z wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy, nie może przysługiwać częściej niż co 5 lat. Pracownik nabywa prawo do następnej nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej, tylko w sytuacji gdy udokumentuje staż pracy poprzez przedstawienie dokumentów potwierdzających zatrudnienie, które wcześniej nie były uwzględniane przy ustalaniu prawa do poprzedniej nagrody.

Taka sytuacja ma miejsce u Przedsiębiorcy występującego z wnioskiem o interpretację pracownik przedsiębiorcy dwukrotnie przestawiał dokumenty na potwierdzenie stażu pracy w gospodarstwie rolnym u ojca i u małżonki i tym samym uzyskiwał prawo do nagrody w okresie krótszym niż 5 lat, ze względu na przedstawienie nowych dowodów dokumentujących staż pracy.

Stanowisko Zakładu:

W związku z wnioskiem złożonym 21 czerwca 2023 r., uzupełnionym 30 czerwca 2023 r. przez Przedsiębiorcę Zakład uznaje stanowisko za prawidłowe jak w sentencji.

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Przedsiębiorcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jego zaistnienia.

Wydana decyzja wiąże Zakład wyłącznie w sprawie Przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla Przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, odwołanie do Sądu Okręgowego w (...).

Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.