WPI/200000/43/217/2018 - Możliwość wyłączenia ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy.

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U. z 201711 poz. 2168 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn. zm.) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie w związku ze złożonym w dniu 27 lutego 2018 r. wnioskiem o wydanie pisemnej interpretacji przez przedsiębiorcę (...) uznaje stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe w sprawie wyłączenia ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy.

W dniu 27 lutego 2018 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie wpłynął wniosek przedsiębiorcy (...) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w przedmiocie prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał:

(...) działa od wielu lat w sektorze energetyki zawodowej, Głównym przedmiotem działalności spółki jest świadczenie usług remontowych, modernizacyjnych oraz serwisowych. Spółka świadczy usługi na terytorium całego kraju zarówno bezpośrednio na obiektach u klienta (miejsca świadczenia usług serwisowych, modernizacyjnych, remontowych), jak również prowadzi działalność serwisową w pomieszczeniach do tego dostosowanych w lokalizacjach gdzie posiada swoje stałe zakłady remontowe.

W związku z wykonywaną działalnością, Spółka zatrudnia pracowników, zatrudnionych zarówno na stanowiskach produkcyjnych (robotniczych) oraz nieprodukcyjnych takich jak kadra administracyjno - inżynieryjna, kierownicy robót, specjaliści, inspektorzy, asystenci, kierownicy zakładów, dyrektorzy itp. Pracownicy produkcyjni jak również część pracowników kadry administracyjno-inżynieryjnej, nie wykluczając kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych zgodnie z wewnętrznymi regulacjami spółki zaopatrywani są w stosowną do warunków pracy na danym stanowisku odzież roboczą. Zgodnie z art. 237 (9) k.p. Kodeksu Pracy spółka jako pracodawca zobowiązana jest do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania odzieży roboczej wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Z powyższego wynika więc, że ekwiwalent pieniężny za pranie przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Z uwagi na fakt, że spółka nie posiada możliwości zapewnienia pracownikom prania odzieży roboczej bezpośrednio w zakładzie pracy, tj. przede wszystkim z uwagi na lokalizacje spółki na terenie całego kraju, jak również specyfikę branży, w której działa, spółka zamierza wypłacać pracownikom uprawnionym, zgodnie z Regulaminem Pracy ekwiwalent pieniężny, będący swego rodzaju rekompensatą dla pracowników za pranie odzieży roboczej. Ekwiwalent ten wyliczany będzie przez spółkę na podstawie zebranych ofert kilku pralni na terenie całego kraju, jako przeciętny koszt jednostkowego prania odzieży roboczej. Koszt ten następnie z uwagi na specyfikę działalności odnoszony będzie do konkretnego stanowiska pracy w powiązaniu do charakteru pracy jak i zakresu wykonywanych obowiązków i ilości prań w trakcie miesiąca. Ilość prań wynikać będzie przede wszystkim ze stopnia zabrudzenia ubrań na danym stanowisku pracy i wynosić odpowiednio:

* dla stanowisk brygadzista, monter, spawacz, elektromechanik, murarz, operator maszyn, narzędziowiec, elektryk, konserwator, pracownicy działu diagnostyki - w wysokości zł miesięcznie, co stanowi odzwierciedlenie uśrednionego kosztu prania odzieży 4 razy w miesiącu,

* dla stanowisk mistrz, instruktor, magazynier, kadra inżynieryjna (w tym miedzy innymi kierownik robót, obiektu, działu, zakładu), w wysokości zł miesięcznie, co stanowi odzwierciedlenie uśrednionego kosztu prania odzieży roboczej 2 razy w miesiącu.

Ekwiwalent za pranie będzie wypłacany w ww. kwotach co miesiąc bez sprawdzania faktycznie ponoszonych kosztów prania przez pracowników, ale w odniesieniu do faktycznie zajmowanego stanowiska i wykonywanej pracy. Ekwiwalent ten zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032) stanowi przychód z tytułu stosunku pracy dla pracowników.

Wnioskodawca zadaje pytanie:

Czy ekwiwalent za pranie stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy?

Własne stanowisko wnioskodawcy w sprawie:

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody stanowiące "wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych,..."

Podsumowując ekwiwalent za pranie w zakresie opisanego powyżej zdarzenia przyszłego spełnia łącznie poniższe warunki:

* pracownik zatrudniony na danym stanowisku ma obowiązek używać odzież roboczą zgodnie z przepisami BHP,

* kwota wypłacana tytułem ekwiwalentu na pranie odpowiada faktycznie poniesionym kosztom prania.

W związku z wyżej wymienionym stanowiskiem Spółki oraz treścią wspomnianego § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia, w ocenie Wnioskodawcy, wysokość ekwiwalentu wypłacanego przez spółkę nie będzie stanowić dla pracowników i zakładu pracy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych powyższego stanowiska.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie.

Ponadto w myśl art. 83d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, obowiązującego od dnia 1 stycznia 2013 r., Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne są regulowane za pośrednictwem przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).

Stosownie do treści art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 200 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Zakład wskazuje przy tym, iż z brzmienia art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika ograniczenie w tematyce, w której jest zobowiązany wypowiedzieć się Zakład za pośrednictwem pisemnej interpretacji przepisów w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, uniemożliwiające potwierdzenie w tym trybie dokonanej przez Wnioskodawcę kwalifikacji przychodu w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Uwzględniając powyższe, Zakład dokonał interpretacji przepisów wyłącznie z zakresu ubezpieczeń społecznych opierając się na zawartym we wniosku złożonym w dniu 27 lutego 2018 r. wskazaniu Przedsiębiorcy, iż ekwiwalent za pranie wypłacany co miesiąc w odniesieniu do stanowiska i wykonywanej pracy stanowi przychód z tytułu stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Katalog przychodów podlegających wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty we wskazanym powyżej rozporządzeniu z dnia 18 grudnia 1998 r. Zgodnie z treścią § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji również chorobowe i wypadkowe, pracowników nie stanowi: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zauważyć należy, że zgodnie z art. 237⁹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 108 z późn. zm.) pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Z literalnego brzmienia § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz art. 237⁹ Kodeksu pracy jasno wynika, że pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania tej odzieży. Jednocześnie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są one wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty poniesione przez pracownika.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę zdarzenia przyszłego wynika, że wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w wysokości uzależnionej od konkretnego stanowiska pracy w powiązaniu z charakterem pracy, zakresem wykonywanych obowiązków i ilości prań w trakcie miesiąca, ustalony w oparciu o kalkulacją jednostkową kosztów usługi prania w wybranych zakładach pralniczych na terenie całego kraju, jako przeciętny koszt jednostkowego prania odzieży roboczej. W konsekwencji, opisany we wniosku ekwiwalent za pranie odzieży roboczej podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Decyzja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej wydania.

Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. lOa ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.