WPI/200000/43/136/2019

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 646 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 300) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione we wniosku złożonym w dniu 4 lutego 2019 r. przez spółkę: (...) w sprawie obowiązku uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów dojazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej w sytuacji, gdy nie stanowią należności z tytułu podróży służbowej.

W dniu 4 lutego 2019 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy - Prawo przedsiębiorców złożony przez spółkę: (...)

Powyższy wniosek został uzupełniony przez Wnioskodawcę pismem z 21 lutego 2019 r. (doręczonym do Oddziału w dniu 26 lutego 2019 r.).

Wnioskodawca poinformował, że na mocy § (...) umowy Spółki w związku z art. 213 § 1 Kodeksu spółek handlowych posiada radę nadzorczą. Członkowie Rady Nadzorczej uzyskują wynagrodzenie z tytułu sprawowanej funkcji, które objęte jest obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym (emerytalnym, rentowym). W myśl art. 222 (1) § 2 Kodeksu spółek handlowych oraz § Umowy Spółki, członkom Rady Nadzorczej Spółka (...) dokonuje zwrotu kosztów dojazdu na posiedzenia Rady. Zwrotu kosztów dojazdu Spółka dokonuje na podstawie: przedłożonego przez członka Rady Nadzorczej rachunku (biletu) - zwrot równowartości poniesionego, udokumentowanego wydatku lub przedłożonego przez członka Rady Nadzorczej wyliczenia kosztów przejazdu, stanowiącego iloczyn kilometrów przejechanych samochodem osobowym (z miejsca wskazanego w wyliczeniu do siedziby Spółki - miejsca odbywania posiedzeń Rady Nadzorczej) oraz stawki ryczałtowej za 1 km przebiegu samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm³ w wysokości 0,8358 zł/km. Spółka dokonuje potrącenia składek społecznych od kwot wypłaconych tytułem zwrotu poniesionych kosztów za dojazd na posiedzenia Rady Nadzorczej.

Dodatkowo w piśmie z 21 lutego 2019 r. Wnioskodawca wyjaśnił, że w odniesieniu do kwestii traktowania kwot wypłacanych członków Rady Nadzorczej tytułem zwrotu poniesionych kosztów za dojazd na posiedzenia, kwoty te są księgowane w pozycji Pozostałe koszty a nie są traktowane jako należności z tytułu podróży służbowej. Ponadto zwrot kosztów dojazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady zaliczany jest przez płatnika jako przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu ww. organu w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1509 z późn. zm.).

W związku z powyższym, Spółka powzięła wątpliwość czy kwota zwrotu kosztów dojazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady Nadzorczej podlega składkom na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, czy też na mocy § 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, powinny być zastosowane przepisy § 2 ust. 1 pkt 15 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17.

Przedstawiając własne stanowisko w sprawie Wnioskodawca wskazał, że przepisy Kodeksu spółek handlowych zapewniają członkom rady nadzorczej prawo do m.in. zwrotu kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Co więcej § Umowy Spółki stanowi, że "Spółka (...) pokrywa koszty poniesione w związku z wykonywaniem przez członka Rady Nadzorczej powierzonych mu funkcji, a w szczególności koszty przejazdu na posiedzenie Rady, koszt zakwaterowania i wyżywienia." Brak jednak uregulowań wewnętrznych (umów pomiędzy Spółką a członkiem Rady Nadzorczej, uchwał organów Spółki), które określałyby dojazd do Spółki na posiedzenia Rady Nadzorczej jako podróż służbową. W ocenie Spółki ww. okoliczność jest podstawą do stwierdzenia, że koszty związane z udziałem w pracach Rady Nadzorczej (koszty przejazdu) nie stanowią należności z tytułu odbytej podróży służbowej, a zatem, że są to dwa różne świadczenia. Na tej podstawie Spółka dokonuje naliczenia i potrącenia składek na ubezpieczenia społeczne z kwot wypłaconych członkom Rady Nadzorczej tytułem zwrotu kosztów za dojazd na posiedzenia Rady Nadzorczej.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia, co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). W myśl art. 34 ust. 5 tej ustawy udzielenie interpretacji indywidualnej następuje w drodze decyzji.

Jednocześnie stosownie do art. 83d ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Nadmienić w tym miejscu należy, iż w drodze niniejszej decyzji Zakład dokonuje oceny stanowiska przedsiębiorcy w zakresie przedstawionej przez niego interpretacji przepisów, z których wynika obowiązek opłacania składek. Mocą niniejszej decyzji Zakład nie przyznaje natomiast jakiegokolwiek prawa ani nie stwierdza jakiegokolwiek obowiązku ubezpieczeniowego. Ocena stanowiska przedsiębiorcy (...) dokonywana pod kątem prawidłowości zaprezentowanej przez niego wykładni przepisu prawa, czyniona jest w oparciu o kompletny opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego zawartego w treści wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji. Podkreślenia przy tym wymaga, iż granice sprawy wszczętej wniesieniem wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji zakreślają jedynie ramy opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Wydając indywidualną interpretację Zakład przyjmuje więc jako prawdziwe złożone przez Wnioskodawcę oświadczenia, zwracając jednocześnie uwagę na fakt, iż wiążący charakter niniejszej decyzji ograniczony został jedynie do stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jego zaistnienia.

Z treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wynika, że Wnioskodawca dokonuje zwrotu członkom Rady Nadzorczej koszów dojazdu na posiedzenia Rady.

Zgodnie z art. 382 § 1 ustawy z dnia 26 kwietnia 1964 r. - Kodeks spółek handlowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1577 z późn. zm.), rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Ponadto, na podstawie art. 392 powołanej ustawy, członkom rady nadzorczej może zostać przyznane wynagrodzenie, które określa statut lub uchwała walnego zgromadzenia. Członkom rady nadzorczej przysługuje także zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady.

Zagadnienia dotyczące obowiązku opłacania i ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). W myśl art. 6 ust. 1 pkt 22 oraz art. 13 pkt 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, członkowie rady nadzorczej wynagradzani z tytułu pełnionej funkcji podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, od dnia powołania do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji. Natomiast, zgodnie z brzmieniem art. 18 ust. 4 pkt 10 powołanej ustawy, w związku z art. 4 pkt 9 tejże ustawy, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków rad nadzorczych stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania, łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 z późn. zm.).

Katalog przychodów, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty w § 2 wskazanego rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast zgodnie z § 5 ust. 2 pkt 3 tego rozporządzenia, przepisy § 2 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Wskazać należy dalej, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia, nie stanowią podstawy wymiaru składek: diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17.

Wyłączenie wynikające z powołanego przepisu odnosi się do należności przysługujących pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą z tytułu wykonywania na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Za czas tej podróży służbowej pracownikom przysługują diety (przeznaczane m.in. na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży), zwrot kosztów przejazdu, noclegów i innych udokumentowanych wydatków, w których w przypadku faktycznej wypłaty nie wlicza się do podstawy wymiaru składek do wysokości określonego limitu zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Jak wynika ze wskazanego powyżej § 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia, powyższy przepis stosuje się odpowiednio w sytuacji gdy taką podróż noszącą znamiona podróży służbowej odbywają również inne grupy ubezpieczonych wskazane w tym przepisie takie jak m.in.: członkowie rady nadzorczej. Zauważyć należy tu jednakże, że kwestia ustalenia, czy wskazane osoby podejmując działania wykonują je w ramach podróży służbowej jest uzależniona od decyzji i działań Spółki. Ponadto ustalenie czy ww. osoby przebywają w podróży noszącej znamiona podróży służbowej i w związku z tym są uprawnione do otrzymania określonych należności (m.in. zwrotu kosztów dojazdu) jest zagadnieniem nie wynikającym z przepisów regulujących sferę zabezpieczenia społecznego w Polsce.

W konsekwencji wydając niniejszą decyzję Organ oparł się na jednoznacznym wskazaniu Spółki, zgodnie z którym wypłacany członkom Rady Nadzorczej zwrot kosztów dojazdu na posiedzenia Rady nie stanowi należności z tytułu podróży służbowej.

W świetle powyższego, jeżeli wskazany zwrot kosztów dojazdu nie stanowi należności z tytułu podróży służbowej, nie podlega na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członka Rady Nadzorczej.

Z uwagi na powyższe, stanowisko wyrażone przez Wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej złożonym w dniu 4 lutego 2019 r. - w sprawie obowiązku uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zwrotu kosztów dojazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej w sytuacji, gdy nie stanowią należności z tytułu podróży służbowej - uznać należy za prawidłowe.

Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jego zaistnienia.

Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, odwołanie do Sądu Okręgowego Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.