WK-610/22/4/23/24 - Wystąpienie pokontrolne RIO Katowice z 02.04.2024 r. WK-610/22/4/23/24

Inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach przeprowadzili w dniach od 28 listopada 2023 r. do 15 stycznia 2024 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Miasta Miasteczko Śląskie za okres od 1 stycznia 2019 r. do dnia zakończenia kontroli.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym 2 lutego 2024 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Poniżej przedstawiam poszczególne nieprawidłowości, wskazując wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności oraz osoby odpowiedzialne za nieprawidłowe wykonywanie czynności służbowych, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1325).

W zakresie zamówień publicznych:

- W 2022 r. przeprowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego p.n.: "Budowa placu sportowo-rekreacyjnego przy ul. Łokietka w Miasteczku Śląskim", o wartości szacunkowej 1.172.974,25 zł, w którym:

* nieprawidłowo zweryfikowano wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, w zakresie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej uznając, że wykonawca udowodnił, iż spełnia warunek udziału w postępowaniu poprzez powołanie się na potencjał podmiotu trzeciego pomimo faktu, że z zobowiązania podmiotu trzeciego nie wynikało, że gwarantuje on rzeczywisty dostęp do wymaganych zasobów, czym naruszono art. 118 ust. 3 i 4 w związku z art. 119 i art. 128 ust. 4 oraz art. 16 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.).

Zamawiający wymagał, aby wykonawca wykazał spełnienie warunku udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej, tj. wykazał m.in. posiadanie zdolności kredytowej lub środki finansowe w wysokości 1.300.000 zł. Wykonawca powołał się na potencjał podmiotu trzeciego, który wprawdzie wykazał posiadane środki finansowe w odpowiedniej wysokości, jednak w treści zobowiązania do udostępnienia zasobów jako sposób ich wykorzystania wskazał: "udostępnienie sytuacji ekonomicznej lub finansowej podczas wykonywania zamówienia".

Tym samym w swoim zobowiązaniu podmiot trzeci przywołał ustawowy, ogólny zapis o "sytuacji ekonomicznej lub finansowej", nie wskazał natomiast sposobu udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego udostępnianych zasobów finansowych przy wykonywaniu zamówienia, stosownie do wymogów art. 118 ust. 4 pkt 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Zamawiający, w przypadku powołania się przez wykonawcę na potencjał podmiotu trzeciego, winien zbadać spełnianie warunku udziału w postępowaniu niejako dwuetapowo. Po pierwsze powinien zweryfikować, czy podmiot trzeci wymaganymi zasobami rzeczywiście dysponuje (jak w tym przypadku środkami finansowymi), po drugie, czego w niniejszym postępowaniu zabrakło, zamawiający winien zbadać, czy możliwość korzystania z tychże zasobów przez wykonawcę jest realna. W powyższym postępowaniu nie zostało przez zamawiającego zbadane, w jaki rzeczywisty sposób wykonawca mógłby mieć dostęp do środków finansowych podmiotu trzeciego, przykładowo w formie pożyczki, czy też jakiegoś montażu finansowego.

Zgodnie z wyjaśnieniami, zamawiający ocenił realność udostępnienia potencjału na podstawie treści zobowiązania podmiotu trzeciego, w którym faktycznie powtórzono zapisy ustawy, i nie zwrócił się do wykonawcy o złożenie wyjaśnień w powyższym zakresie.

* nieprawidłowo zweryfikowano podmiot trzeci, na którego potencjał powoływał się wykonawca pod względem braku podstaw wykluczenia z postępowania, czy naruszono art. 119 w związku z art. 128 ust. 1 oraz art. 16 pkt 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

W zakresie potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z postępowania podmiotu trzeciego, na którego potencjał powoływał się wykonawca, zamawiający poprzestał na weryfikacji w oparciu o złożone oświadczenie tego podmiotu o niepodleganiu wykluczeniu. Zamawiający zaniechał tym samym wezwania wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych dotyczących podmiotu trzeciego pomimo faktu, że zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu jak i w specyfikacji warunków zamówienia zamawiający zapisał, że w powyższym zakresie będzie wzywał do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych w postaci: zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego lub zaświadczenia i dokumentów, co dotyczyło podatków i opłat, właściwego zaświadczenia lub innego dokumentu ZUS lub KRUS w przedmiocie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, odpisu lub informacji z KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Powyższe miało wpływ na wynik postępowania.

Funkcję kierownika zamawiającego pełnił p. Michał Skrzydło - Burmistrz Miasta Miasteczko Śląskie. Z wykonawcą, wybranym w wyniku przeprowadzonego w sposób wadliwy postępowania o zamówienie publiczne, zawarto umowę dnia 13 czerwca 2022 r. na kwotę 1.377.600 zł. Oświadczenie woli w imieniu Miasta Miasteczko Śląskie złożył p. Michał Skrzydło - Burmistrz Miasta Miasteczko Śląskie.

Czynności dotyczące weryfikacji wykonawców przeprowadziła komisja przetargowa powołana na podstawie zarządzenia Nr 1157/22 Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie z dnia 17 marca 2022 r.

Wniosek nr 1

Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim dokonującymi czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o zamówienie publiczne w zakresie:

- przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, zgodnie z art. 16 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.),

- - weryfikowania spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców polegających na potencjale podmiotów trzecich udostępniających zasoby w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej, stosownie do art. 118 ust. 3 i 4 w związku z art. 119 ww. ustawy,

- wzywania do złożenia, uzupełnienia lub udzielenia wyjaśnień dotyczących podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie określonych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia z postępowania, zgodnie z art. 128 ust. 1 i ust. 4 ustawy - Prawo zamówień publicznych,

mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.).

W zakresie opłaty adiacenckiej: - Do dnia zakończenia kontroli, tj. do dnia 15 stycznia 2024 r., zaniechano sporządzenia i przedłożenia Radzie Miejskiej w Miasteczku Śląskim projektu uchwały dotyczącej ustalenia stawki opłaty adiacenckiej, o której mowa w art. 98a ust. 1 i art. 146 ust. 2 w związku z art. 4 pkt 11 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204 z późn. zm.).

W Mieście Miasteczko Śląskie Rada Miejska podjęła 29 marca 2021 r. uchwałę Nr XXV/284/21 w sprawie scalenia i podziału nieruchomości położonych w Miasteczku Śląskim w rejonie ulicy Rolnej. Podstawą prawną przedmiotowej uchwały były m.in. przepisy art. 103 ust. 5 i art. 104 ust. 1 i 2 oraz art. 107 ust. 2 i 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zaznaczyć jednak należy, że wyżej powołane przepisy, tj. art. 98a ust. 1 oraz art. 146 ust. 2 dotyczą innej sytuacji faktycznej, niż w przypadku uchwały Rady Miejskiej w Miasteczku Śląskim z 29 marca 2021 r. Mianowicie pierwszy z przepisów dotyczy opłaty w sytuacji, gdy podział nieruchomości dokonywany jest na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości, drugi z przepisów dotyczy stawek opłaty związanej ze wzrostem wartości nieruchomości w skutek budowy urządzeń infrastruktury technicznej.

Przygotowanie projektów uchwał rady miejskiej należało do p. Michała Skrzydło - Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie, zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994 z późn. zm.).

Wniosek nr 2

Przygotować i przedłożyć Radzie Miejskiej w Miasteczku Śląskim projekt uchwały w sprawie stawek opłaty adiacenckiej, zgodnie z 98a ust. 1, art. 146 ust. 2 w związku z art. 4 pkt 11 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2023 r. poz. 344 z późn. zm.), mając na uwadze art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.).

W zakresie gospodarki nieruchomościami:

- W przeprowadzonych w latach 2022 - 2023 dwóch ustnych przetargach nieograniczonych na sprzedaż nieruchomości stwierdzono, że:

* w ogłoszeniach o przetargu zapisano, że do przetargu mogą przystąpić osoby fizyczne i prawne, ograniczając tym samym dostęp do przetargu podmiotom, które nie stanowią osób fizycznych czy prawnych, posiadają jednak zdolność do nabywania nieruchomości, jak spółki w organizacji. Ograniczenie dostępu do przetargu stanowi cechę ustnego przetargu ograniczonego a nie nieograniczonego. Naruszono tym samym art. 40 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 40 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2021 r. poz. 1899 z późn. zm.) oraz

* zasadę równego dostępu do udziału w przetargu określoną w art. 42 ust. 1 tej ustawy a ponadto

§ 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2021 r. poz. 2213) w związku z art.11 § 1 Kodeksu spółek handlowych, * od pełnomocników osób fizycznych oraz od osób fizycznych umocowanych do działania w imieniu osób prawnych przystępujących do przetargu wymagano pełnomocnictw notarialnie poświadczonych, czym naruszono art. 42 ust. 1, art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami w związku z art. 98 i art. 99 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.), art. 39 i art. 49 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 1684 z późn. zm.), art. 14 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194 z późn. zm.).

Należy zauważyć, że zasadą organizowania przetargów na zbycie nieruchomości jest równy dostęp do udziału w przetargu. Zdolność do nabywania nieruchomości posiadają nie tylko osoby prawne i osoby fizyczne, lecz również podmioty, które takich przymiotów nie mają, jak spółki w organizacji. Zdolność do nabywania nieruchomości przez spółki w organizacji wynika wprost z przepisów Kodeksu spółek handlowych. Jedynym warunkiem przystąpienia do ustnego przetargu nieograniczonego na zbycie nieruchomości jest skuteczna wpłata wadium.

Natomiast dane osób właściwych do reprezentowania osób prawnych zamieszczone są w rejestrach (jawnych), jak krajowy rejestr sądowy (przedsiębiorcy, stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej) czy rejestr instytucji kultury prowadzony przez organizatora. Uczestnik przetargu, tj. zarówno osoba fizyczna jak osoba prawna czy inny podmiot, który nie jest osobą prawną lub fizyczną aby skutecznie brać udział w licytacji nie musi mieć umocowania w formie pełnomocnictwa notarialnie poświadczonego. Jego umocowanie wynikać będzie albo z właściwego rejestru albo, w przypadku reprezentowania osoby fizycznej, z pełnomocnictwa ogólnego udzielonego pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Samo bowiem przystąpienie do przetargu i jego wygranie w żaden sposób nie obliguje oferenta do złożenia oświadczenia woli o nabyciu nieruchomości. Jest to czynność mieszcząca się w ramach zwykłego zarządu a ewentualną sankcją, jaką może zastosować organizator przetargu jest zatrzymanie wadium. Powyższe potwierdza Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi - I ACa 579/12 z 14 sierpnia 2012 r.

Czynności dotyczące obrotu nieruchomościami wykonywane były przez pracowników Referatu Budownictwa, Gospodarki Gruntami i Geodezji, nad którymi nadzór sprawował Kierownik tego Referatu.

Wniosek nr 3

Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim dokonującymi czynności związanych z organizacją i przeprowadzeniem ustnych przetargów nieograniczonych na zbycie nieruchomości w zakresie:

- zapewnienia równego dostępu podmiotów do udziału w przetargach, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2023 r. poz. 344 z późn. zm.) oraz § 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2021 r. poz. 2213),

- zaniechania żądania od osób reprezentujących osoby prawne i fizyczne pełnomocnictw notarialnie poświadczonych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ww. ustawy o gospodarce nieruchomościami w związku z art. 98 i art. 99 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.),

mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.).

W zakresie podatku od nieruchomości: - W latach 2019 - 2023 do dnia zakończenia kontroli, nieprawidłowo przeprowadzono czynności sprawdzające deklaracji na podatek od nieruchomości złożonych przez dwóch podatników (osoby prawne) o nr kart kontowych 55 i 56, zwolnionych z podatku od nieruchomości na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Miasteczku Śląskim, co było niezgodne z art. 6 ust. 9 pkt 1, 2 oraz ust. 10 i art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445 z późn. zm.) w związku z art. 272 pkt 3, art. 274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 z późn. zm.).

Ww. podatnicy deklarowali jako zwolnione z podatku od nieruchomości jedynie powierzchnie budynków na prowadzenie działalności w zakresie ochrony przeciwpożarowej, podczas gdy na podstawie zawartych z Miastem Miasteczko Śląskie umów użytkowania:

- z dnia 4 lutego 2004 r. podatnikowi o nr katy kontowej 55 przekazana została również działka o pow. 2694 m²,

- z dnia 9 grudnia 2003 r. podatnikowi o nr katy kontowej 56 przekazana została również działka o pow. 1396 m².

Organ podatkowy nie uwzględnił danych o powierzchni gruntów oddanych w użytkowanie wynikających z ww. umów do ustalenia skutków zwolnień w podatku od nieruchomości, tj. ujęto niewłaściwe dane w ewidencji podatników korzystających z ulg i zwolnień wprowadzonych przez organ podatkowy, niezgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych oraz zasadami prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym przez organy podatkowe określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138).

W związku z powyższym w nieprawidłowych wysokościach wykazano kwoty skutków ww. zwolnień w sporządzonych w okresie objętym kontrolą sprawozdaniach: Rb-PDP - rocznym sprawozdaniu wykonania dochodów podatkowych (w kol. 4 - Skutki udzielonych ulg i zwolnień, obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), wiersz A5 - podatek od nieruchomości), Rb-27S - z wykonania z planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego (w kol. 12 - Skutki udzielonych ulg i zwolnień, obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), wiersz: dział 756, rozdział 75615, § 031). Skutki zwolnień w podatku od nieruchomości na podstawie uchwał Rady Miejskiej w Miasteczku Śląskim zostały zaniżone ogółem o kwotę 5.442,00 zł, w tym za lata 2019 - 2022 każdorazowo o 1.064,00 zł i za rok 2023 o 1.186,00 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami, pracownik Referatu Gospodarki Finansowej zajmujący się dokonujący weryfikacji deklaracji na podatek od nieruchomości nie posiadał informacji odnośnie przedmiotu ww. umów użyczenia, ponieważ nie zostały one do tego Referatu przekazane, co było niezgodne z wymogami § 13 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim Miasteczko Śląskie stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 351/19 Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie z dnia 31 grudnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Miasteczku Śląskim (ze zm.).

Kierownik Referatu Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, w zasobie dokumentacji którego ww. umowy się znajdowały wyjaśnił natomiast, że nie posiada wiedzy na temat tego, czy powyższe umowy zostały przekazane do Referatu Finansowego ponieważ nie pracował w tym czasie w referacie merytorycznym.

Zadania w zakresie weryfikacji danych zawartych w deklaracjach podatkowych oraz prowadzenia spraw z zakresu wymiaru i poboru podatku od nieruchomości należały do pracowników Referatu Gospodarki Finansowej. Nadzór w tym zakresie należał do p. Eweliny Skrabania-Różyckiej - Skarbnika Miasta Miasteczko Śląskie.

Wniosek nr 4

Wezwać podatników podatku od nieruchomości o nr kart kontowych 55 i 56 podlegających zwolnieniu z tego podatku do złożenia korekt deklaracji za lata 2019 - 2023, stosownie do art. 272 pkt 3, art. 274 § 1 pkt 2, art. 274a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.), w związku z art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a, art. 6 ust. 9 pkt 1 i 2, ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 70 z późn. zm.).

Wniosek nr 5

Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim w zakresie przekazywania między poszczególnymi referatami danych o użytkowaniu nieruchomości w celu prawidłowego dokonywania weryfikacji deklaracji na podatek od nieruchomości, mając na uwadze art. 272 pkt 3 oraz art. 274a § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 9 pkt 1, 2, ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 70 z późn. zm.), mając na uwadze art. 68 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.).

W zakresie księgowości i sprawozdawczości: - W 2023 r. dokonano ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim za lata 2020 - 2021, niezgodnie z terminem określonym w art. 12 ust. 4, art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.), w związku z art. 270 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.).

Sprawozdania finansowe za lata 2020 - 2021 zatwierdzone zostały w terminie do końca czerwca danego roku za rok poprzedni. Opóźnienia w zamknięciu ksiąg wyniosły: za rok 2020 - 718 dni, za rok 2021- 353 dni.

Zgodnie z wyjaśnieniami, od roku 2021 r. wdrożono nowy program finansowo-księgowy, nieumiejętność prawidłowego zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz problemy z serwerem spowodowały opóźnienia w ostatecznym zamknięciu ksiąg rachunkowych.

Ponadto, w księgach rachunkowych 2021 r. dokonano nieprawidłowych zmian zapisów księgowych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego jednostki, z naruszeniem przepisów art. 23 ust. 1, art. 24 ust. 1 oraz art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Powyższe polegało na usunięciu w dniach 10 oraz 20 października 2022 r. zapisów księgowych na kontach:

- 130-020 "Rachunek bieżący jednostki" na kwotę 10.108,30 zł (strona Wn)

- 201-01-00881 "Rozrachunki z odbiorami i dostawcami" na kwotę 10.108,30 zł (strona Ma),

- 700 " Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia" na kwotę 17.924,00 zł (strona Wn),

- 760 "Pozostał przychody operacyjne" na kwotę 2.102.994,04 zł (strona Wn),

- 860 "Wynik finansowy" na kwotę 2.102.994,04 zł (strona Ma) w dniu 10 października 2022 r., a następnie 20 października 2022 r. na kwotę 17.924,00 zł (strona Ma).

W związku z powyższym, dane wynikające z ksiąg rachunkowych 2021 r. na dzień trwałego zamknięcia ksiąg rachunkowych były inne niż na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego.

Analogicznie również dane wynikające z ksiąg rachunkowych 2022 r. na dzień trwałego zamknięcia ksiąg rachunkowych (w czerwcu 2023 r.) były inne niż na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego (marzec 2023 r.) i dotyczyły sald kont: 221-01 "Podatki", 221-02 "Należności z tytułu dochodów budżetowych", 761 "Pozostałe koszty operacyjne", 860 "Wynik finansowy".

Przyczyny ww. różnic nie zostały wyjaśnione do dnia zakończenia kontroli.

Zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonali pracownicy Referatu Gospodarki Finansowej Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewelina Skrabania- Różycka - Skarbnik Miasta Miasteczko Śląskie, do której zadań należało wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości i ustawy o finansach publicznych.

Wniosek nr 6

Dokonać prawidłowego i terminowego zamknięcia ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim za rok 2023, z zachowaniem zgodności danych wynikających z ewidencji księgowej z danymi zawartymi w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym jednostki, zgodnie z przepisami art. 12 ust. 4 i ust. 5, art. 23 ust. 1, art. 24 ust. 1, art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) w związku z art. 270 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.).

Wniosek nr 7

Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim w zakresie prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zamknięcia ksiąg rachunkowych stosownie do § 26 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), mając na uwadze wymogi art. 12 ust. 4, art. 12 ust. 5, art. 23 ust. 1, art. 24 ust. 1, art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) oraz przepisy art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.).

- W latach 2021 - 2023 zaniechano bieżącego wydrukowania lub przeniesienia treści ksiąg rachunkowych budżetu (organu) i Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim (jednostki) za lata 2020 - 2022 na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, co było wymagane przepisami art. 13 ust. 6 w związku z art. 13 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.).

Treści ksiąg przeniesione zostały na informatyczny nośnik danych za rok:

- 2020 - jako data utworzenia widniała data: 22 czerwca 2023 r.,

- 2021 - widniała data: 11 stycznia 2024 r.,

- 2022 - widniała data: 11 stycznia 2024 r.

Zadania w zakresie wykonywania określonych przepisami prawa obowiązków dotyczących rachunkowości należały do p. Eweliny Skrabania-Różyckiej - Skarbnika Miasta Miasteczko Śląskie.

Wniosek nr 8

Zapewnić wydrukowanie lub przeniesienie treści ksiąg rachunkowych za 2023 r. dla budżetu jak i dla Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, zgodnie z przepisami art. 13 ust. 6 w związku z art. 13 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) - W 2022 r. ręcznie prowadzono kartę kontową dla.pozabilansowego konta 981"Plan finansowy wydatków niewygasających", czego nie ustalono w polityce rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem Nr 351/19 Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie z dnia 31 grudnia 2019 r. wraz z późn. zm. nie wskazano, iż jakiekolwiek księgi rachunkowe prowadzone były techniką ręczną, pomimo że ręcznie prowadzono kartę kontową dla konta 981 Było to niezgodne do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.).

Zgodnie z zapisami polityki rachunkowości wprowadzonej ww. zarządzeniem, księgi rachunkowe dla budżetu oraz jednostki od 2021 r. są prowadzone przy użyciu komputera z wykorzystaniem programu komputerowego REKORD SI Sp. z o.o.

Natomiast na karcie kontowej konta prowadzonej ręcznie dla konta 981 "Plan finansowy wydatków niewygasających" ujęto plan finansowy wydatków niewygasających oraz zrealizowane wydatki.

Zadania w zakresie właściwego zorganizowania rachunkowości jednostki należały do p. Eweliny Skrabania-Różyckiej - Skarbnika Miasta Miasteczko Śląskie.

Wniosek nr 9

Zapewnić prawidłowe prowadzenie pozabilansowej ewidencji w zakresie planu finansowego wydatków niewygasających w sposób przewidziany w polityce rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem Nr 351/19 Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie z dnia 31 grudnia 2019 r. wraz z późn. zm., stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3, art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.).

- W 2022 r. na pozabilansowym koncie 980 "Plan finansowy wydatków budżetowych" zaniechano ujęcia po stronie Wn zmian w planie finansowym jednostki, dokonanych zarządzeniami Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie, podjętymi w kwietniu 2022 r. Było to niezgodne z zasadami prowadzenia tego konta, określonymi w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) oraz w zakładowym planie kont ustalonym w załączniku Nr 5 do zarządzenia Nr 351/19 Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie z dnia 31 grudnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Miasteczku Śląskim (ze zm.).

Na ww. koncie zaniechano ujęcia zmian w planie finansowym jednostki wynikających z:

- uchwały Nr XXXIX/396/22 Rady Miejskiej w Miasteczku Śląskim z dnia 22 kwietnia 2022 r. w sprawie zmian w budżecie Miasta,

- zarządzeń Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie w sprawie zmian planu finansowego Urzędu Miejskiego i jednostek organizacyjnych w Miasteczku Śląskim na 2022 r.: Nr 1229/22 z dnia 19 kwietnia 2022 r., Nr 1239/22 z dnia 21 kwietnia 2022 r., Nr 1243/22 z dnia 25 kwietnia 2022 r., Nr 1253/22 z dnia 29 kwietnia 2022 r., Nr 1544/22 z dnia 28 października 2022 r.

- Zgodnie z wyjaśnieniami, przyczyną powyższego był brak wprowadzenia przez pracownika ww. dokumentów do systemu finansowo-księgowego (program REKORD FK-jednostka).

Skutkiem powyższego od dnia 19 kwietnia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. konto 980 nie odzwierciedlało faktycznego planu finansowego Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim, a w niektórych pozycjach planu wydatków budżetowych występowały wartości ujemne. Wstępna kontrola wydatków Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim, jak również uzgodnienie danych w zakresie planu finansowego jednostki celem sporządzenia poszczególnych sprawozdań jednostkowych Rb-28S, były dokonywane w oparciu o dane zawarte w systemie pn. REKORD Budżet RB.

Zadania w zakresie prowadzenia ewidencji na pozabilansowym koncie 980 należały do pracownika Referatu Gospodarki Finansowej. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewelina Skrabania-Różycka - Skarbnik Miasta Miasteczko Śląskie.

Wniosek nr 10

Zapewnić prawidłowe prowadzenie ewidencji na pozabilansowym koncie 980 "Plan finansowy wydatków budżetowych", stosownie do zasad prowadzenia tego konta, określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) oraz Zakładowym Planie Kont dla Urzędu Miejskiego w Miasteczku Śląskim, mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.).

W zakresie regulowania zobowiązań: - W 2021 r. nieterminowo uregulowano ratę kapitałową pożyczki z WFOŚiGW, z naruszeniem terminu płatności raty wynikającej z harmonogramu ustalonego w § 11 ust. 1 umowy Nr 19/2020/97/OA/poe/P z dnia 17 stycznia 2020 r. (wraz z aneksem nr 1 z dnia 9 lutego 2021 r.) oraz przepisów art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.).

Powyższe dotyczyło jednej raty umowy w kwocie 10.000,00 zł, z terminem płatności określonej na dzień 15 października 2021 r. zapłaconej 21 października 2021 r., tj. 6 dni po terminie. Zapłacone odsetki za zwłokę wyniosły 6,00 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami, przyczyną dokonania płatności niezgodnie z zawartą umową była omyłka pracownika.

Zadanie w zakresie realizacji przelewu z tytułu spłaty raty kapitałowej należało do pracownika Referatu Gospodarki Finansowej. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Ewelina Skrabania-Różycka - Skarbnik Miasta Miasteczko Śląskie.

Wniosek nr 11

Zapewnić terminowe regulowanie zobowiązań jednostki z tytułu spłat rat kapitałowych pożyczek, stosownie do postanowień zawartych umów, mając na uwadze przepisy art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.).

W zakresie wypłaty dodatku uzupełniającego dla nauczycieli na podstawie art. 30a ustawy Karta

Nauczyciela:

- W latach 2022 i 2023 sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w szkołach prowadzonych przez Miasto Miasteczko Śląskie sporządzone za lata poprzednie zostały przekazane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania w terminach późniejszych niż wynikające z art. 30a ust. 5 ustawy z dnia 26 stycznia1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2021 r. poz. 1762 z późn. zm.). Powyższe dotyczyło sprawozdań za lata 2021 i 2022, sporządzonych odpowiednia 19 stycznia 2022 r. i 19 stycznia 2023 r. i przekazanych:

- 31 stycznia 2022 r. dyrektorom placówek oświatowych, 1 lutego 2022 r.: Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Katowicach, Radzie Miejskie w Miasteczku Śląskim, Związkom Zawodowym,

- 2 lutego 2023 r. Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Katowicach, 3 lutego 2023 r. Związkom Zawodowym, 7 lutego 2023 r. Radzie Miejskiej w Miasteczku Śląskim.

Z powyższego wynika, że opóźnienie w przekazaniu sprawozdań wynosiło od 7 do 14 dni.

Zgodnie z wyjaśnieniami, niedotrzymanie ustawowego, tj. 7 dniowego terminu na przekazanie ww. sprawozdania (od dnia sporządzenia) wzięło się z błędnej interpretacji zapisu art. 30a ust. 4 i 5 ustawy Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2023 r. poz. 984), w wyniku której przyjęto datę 17 lutego jako końcowy termin na przekazanie sprawozdania uprawnionym podmiotom, tj. 7 dni po upływie ustawowego terminy do jego sporządzenia.

Zadania w zakresie terminowego przekazywania sprawozdań ze średnich wynagrodzeń nauczycieli należały do Inspektora ds. oświaty i zdrowia (samodzielne stanowisko), podległego bezpośrednio p. Łukaszowi Kowalkowskiemu - Zastępcy Burmistrza Miasta Miasteczko Śląskie.

Wniosek nr 12

Zapewnić terminowe przekazywanie sprawozdań z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach i placówkach prowadzonych przez Miasto Miasteczko Śląskie uprawnionym podmiotom, stosowanie do art. 30a ust. 5 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2023 r. poz. 984 z późn. zm.), mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.).

Stosownie do treści art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1325), sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Katowicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Do wniosków pokontrolnych zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń w zakresie wymienionym w art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 o regionalnych izbach obrachunkowych. Zastrzeżenia można wnosić do Kolegium tutejszej Izby, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.