US PD I-415/11/2005 - Czy w związku z wykorzystywaniem dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej części mieszkania (jeden pokój) istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z utrzymaniem lokalu mieszkalnego i w jaki sposób należy je udokumentować?
Pismo z dnia 22 czerwca 2005 r. Urząd Skarbowy w Chorzowie US PD I-415/11/2005 Czy w związku z wykorzystywaniem dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej części mieszkania (jeden pokój) istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z utrzymaniem lokalu mieszkalnego i w jaki sposób należy je udokumentować?
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż od dnia 1 grudnia 2004 r. prowadzi Pani działalność gospodarczą - firma X opodatkowaną na zasadach ogólnych, prowadząc księgi rachunkowe.
Wykonywane przez Panią usługi intelektualne są zazwyczaj świadczone u klientów, jednakże dla potrzeb działalności wykorzystuje Pani również swoje mieszkanie (jeden pokój).
W dniu 6 stycznia 2005 r. zawarła Pani z "Y" Sp. z o.o. umowę o dzieło na współudział w badaniu sprawozdania finansowego firmy "Z" Sp. z o.o. Jednocześnie Spółka "Y" jest Pani pracodawcą, jednakże zakres zawartej umowy o dzieło jest całkowicie inny niż Pani zakres obowiązków wykonywanych w ramach umowy o pracę.
Zgodnie z Pani stanowiskiem wyrażonym w piśmie z dnia 22 kwietnia 2005 r. może Pani zaliczyć w ciężar kosztów wydatki związane z utrzymaniem lokalu mieszkalnego takie jak, czynsz, opłata za energię elektryczną, ogrzewanie. Sposobem ustalenia tych kosztów jest zastosowanie wskaźnika procentowego wynikającego z zastosowania proporcji: udział przeznaczonej na potrzeby działalności gospodarczej części mieszkania w stosunku do całej powierzchni mieszkania. Natomiast odnośnie sposobu udokumentowania tych wydatków twierdzi Pani, iż wystarczy pisemne oświadczenie.
Ponadto twierdzi Pani, że nie ma żadnych przeszkód dotyczących przemieszczania pieniężnych środków na potrzeby działalności gospodarczej i odwrotnie jak również powinno się ujawniać zarówno przychody i koszty wszystkich działań faktyczno-prawnych wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej niezależnie od tego czy mieszczą się one w określonym i ujawnionym w Ewidencji działalności zakresie.
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Chorzowie stwierdza co następuje:
stanowisko w sprawie zaliczenia w koszty uzyskania przychodów części wydatków związanych z wykorzystywaniem lokalu mieszkalnego (w przypadku zgłoszenia miejsca zamieszkania jako siedziby) dla potrzeb działalności gospodarczej jest prawidłowe.
Przepisy dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych nie zawierają ścisłego katalogu wydatków, które są traktowane jako koszty uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby dany wydatek mógł być więc zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:
wydatek został rzeczywiście poniesiony przez podatnika,
poniesiony wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
wydatek poniesiony jest w celu osiągnięcia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
poniesiony wydatek musi zostać właściwie udokumentowany.
Rozpoczynając działalność gospodarczą wskazała Pani miejsce zamieszkania jako siedzibę i miejsce wykonywania działalności gospodarczej.
Jeżeli zostaną spełnione ww. przesłanki poniesione wydatki będą stanowić koszt uzyskania przychodów.
W wypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe zasady dokumentowania kosztów wynikają z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych można dokumentować operacje gospodarcze za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.
Ponoszone koszty związane z utrzymaniem mieszkania, w którym jednocześnie prowadzona jest działalność gospodarcza mogą być udokumentowane pisemnym oświadczeniem jednakże do tak sporządzonego dowodu księgowego należy dołączyć dokument źródłowy w postaci faktury za prąd, decyzji o wysokości czynszu itp.
Opisana przez Panią metoda ustalenia wysokości tych kosztów tj. proporcjonalnie do wykorzystywanej powierzchni jest metodą najbardziej racjonalną.
stanowisko dotyczące zakwalifikowania przychodów z zawartej w ramach działalności gospodarczej umowy o dzieło z firmą "Y" Sp. z o.o. do przychodów z działalności gospodarczej jest prawidłowe.
W art. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostały wymienione rodzaje przychodów zaliczanych do przychodów z działalności samodzielnej. W artykule tym jest zastrzeżenie, iż do przychodów z działalności samodzielnej nie zalicza się przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej (...).
Skoro umowa o dzieło została zawarta właśnie w ramach prowadzonej przez Panią działalności to osiągnięte przychody stanowią przychód z działalności gospodarczej zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy (...).
stanowisko w sprawie przemieszczania prywatnych środków pieniężnych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej w razie zaistnienia takiej konieczności oraz zwrotu tych środków z rachunku firmowego na rachunek prywatny w przypadku ustania konieczności ich dalszego wykorzystania na potrzeby działalności jest prawidłowe.
W przypadku osób fizycznych żadne przepisy podatkowe nie zabraniają zasilania, w razie konieczności, działalności gospodarczej własnymi środkami pieniężnymi, nie nakładają też na podatnika jakichkolwiek obowiązków podatkowych (odmiennie niż w przypadku spółek).
Również wycofanie wniesionych środków po ustaniu konieczności ich dalszego wykorzystywania jest możliwe.
stanowisko w sprawie konieczności ujawnienia zarówno przychodów jak i kosztów z działań faktyczno-prawnych wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w sytuacji kiedy działania te wykraczają poza ramy określone wpisem do ewidencji działalności gospodarczej jest prawidłowe.
Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych u podatników, którzy zgodnie z obowiązującymi ich zasadami rachunkowości sporządzają sprawozdanie finansowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg (...).
Natomiast zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Tak więc jeżeli zostanie osiągnięty przychód i zostaną poniesione koszty w celu osiągnięcia tego przychodu z działań ekonomicznie uzasadnionych jednak wykraczających poza ramy określone wpisem do ewidencji działalności gospodarczej - zdarzenia gospodarcze należy ująć w księgach rachunkowych.
Jednakże zauważyć należy, że obowiązkiem podatnika jest złożenie wniosku do organu ewidencyjnego o zmianę wpisu w terminie 7 dni od dnia zmiany danych - art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2004 r. Nr 173 poz. 1807).