US II-2/21/2003 - Alkohol jako prezent dla kontrahentów.

"(...) W związku z pismem spółki z dnia 24 października 2003 r. (bez znaku), Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście działając na podstawie art.14a § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) podaje przepisy prawa podatkowego, które należy mieć na uwadze dokonując zaliczenia dokonanego wydatku na cele reprezentacji i reklamy.

Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 16, ust. 1, pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. nr 54 z 2000 r., poz. 654 z późn. zm.) wydatki poniesione na reprezentację i reklamę do wysokości 0,25% przychodów lub bez ograniczeń, gdy reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Pojęcie reklamy i reprezentacji winno być interpretowane zgodnie ze znaczeniem powszechnym, nie jest bowiem normowane w sposób szczególny.

Zgodnie z wykładnią językową ("Słownik języka polskiego" - PWN, W-wa 1981 r.) "reklama" to rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie czegoś, zalecanie czegoś.

"Reprezentacja" - oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Odnosić się też ona może do "dobrego reprezentowania firmy", które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

W praktyce podatkowej utrwalił się pogląd, iż reprezentacją są takie działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów, zakupy kwiatów i upominków wręczanych z okazji uroczystości itp.

Reklama natomiast to działania celowo kształtujące popyt na dane towary lub usługi poprzez upowszechnianie wiedzy o ich celach i przeznaczeniu mające na celu zachęcenie potencjalnych nabywców tych towarów lub usług do tego właśnie podmiotu gospodarczego.

Należy zatem uznać, że pojęcia zarówno reklamy, jak i reprezentacji dotyczą prezentowania podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostają w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Nie każdy zatem zakup upominków dla kontrahentów podatnik ma prawo zaliczyć w koszty uzyskania przychodów. Takie upominki muszą służyć wiedzy o działaniach i produktach firmy i zachęcać do ich nabywania.

Wliczać w koszty można przedmioty wręczane zwyczajowo jako upominki.

Praktyka związana z konsumpcją lub dawaniem alkoholu wypływająca z prawa zwyczajowego nie może w żadnym razie być podstawą dla wykładni przepisów prawa podatkowego.

To, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 wyżej cytowanej ustawy nie znaczy, że można sobie dowolnie wliczać do kosztów wydatki poniesione przy okazji prowadzonej działalności.

W celu zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów podatnik obowiązany jest, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy wykazać związek tego wydatku z uzyskanym przychodem bądź z prowadzoną działalnością mającą na celu uzyskanie przychodu.

Wydatki zaliczone do kosztów reprezentacji powinny być udokumentowane fakturami VAT, z których będzie jasno wynikało, jakiego rodzaju koszty firma poniosła, ich nazwę, cenę, miejsce sprzedającego itp.

Niezależnie od tego firma musi udowodnić, że wydatki te poniosła na poczęstunek lub podarunek w związku z prowadzonymi negocjacjami z kontrahentem. Nawet gdy nie doszło do zawarcia kontraktu musi posiadać dokumenty stwierdzające prowadzenie takich negocjacji, określające tożsamość podmiotów w nich uczestniczących. Jeżeli nie ma innych dowodów konieczne jest wskazanie w opisie faktury nazwy klienta i nazwiska przedstawicieli, których podejmowano poczęstunkiem lub obdarowano prezentem.

Według orzecznictwa NSA wydatki na alkohol nie są związane bezpośrednio z uzyskaniem przychodów, a ich jednoznacznie negatywna ocena przesądza o tym, że nie można ich zaliczyć w koszty działalności.

Na podstawie art. 14 ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 35, poz. 230 ze zm.) Minister Spraw Zagranicznych wydał w dniu 06 maja 1983 r. zarządzenie w sprawie okoliczności, w których ze względu na zwyczaje międzynarodowe dopuszczalne jest podawanie i spożywanie nieznacznej ilości napojów alkoholowych (M.P. nr 17, poz. 98).

W świetle powyższego, jak również biorąc pod uwagę fakt, że upominek w postaci butelki alkoholu nie będzie służył kształtowaniu wizerunku spółki i wiedzy o jej działalności polegającej na sprzedaży usług i sprzętu komputerowego, a więc nie będzie spełniał kryterium pojęcia ani "reklamy" ani "reprezentacji" urząd uznał, iż wydatek jaki poniosłaby spółka na alkohol nie stanowiłby - limitowanych do 0,25% przychodów - kosztów ich uzyskania".