ST2-4834-1/SZH/2012/1711 - Zasady sporządzania sprawozdań finansowych przez jednostki samorządu terytorialnego.

W związku z pismem z dnia 21 listopada 2011 r. nr WA-0713/57/11 dotyczącym sporządzania sprawozdań budżetowych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz rachunkowości - Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje:

Ad pkt 1 - Zaprezentowany w piśmie sposób ujmowania dochodów, realizowanych przy użyciu karty płatniczej na koncie 141 - "Środki pieniężne w drodze" nie budzi zastrzeżeń.

Przy sporządzaniu sprawozdań należy w pierwszej kolejności kierować się przepisem § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia, z którego wynika, że kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 4 instrukcji, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), w sprawozdaniu Rb-27S w zakresie dochodów budżetowych z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego, w kolumnie "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)" wykazuje się dochody wykonane, na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego-subkonto dochodów.

Natomiast w odpowiednich kolumnach "saldo końcowe" wykazuje się należności pozostałe do zapłaty, zaległości oraz nadpłaty ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych.

Jak wynika z art. 61a § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa - rada gminy, rada powiatu oraz sejmik województwa mogą, w drodze uchwały, dopuścić zapłatę podatków, stanowiących dochody odpowiednio budżetu gminy, powiatu lub województwa, kartą płatniczą. W tym przypadku za termin dokonania zapłaty podatku uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, płatnika lub inkasenta lub rachunku podatnika, płatnika lub inkasenta w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Zatem zapłata podatku przez podatnika jest uregulowaniem należności i wykonaniem dochodu.

Ad pkt 2 - Zaangażowanie, wykazywane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, należy wykazywać narastająco od początku roku, jako sumę zaangażowania ewidencjonowaną na koncie 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" (od początku roku do zakończenia okresu sprawozdawczego).

Ad pkt 3 - Zbyt lakoniczne przedstawienie w piśmie problemu, dotyczącego otrzymania przez samorządowy zakład budżetowy zwrotu z tytułu rozliczenia podatku VAT z urzędem skarbowym, nie pozwala na precyzyjne odniesienie się do przedmiotowej kwestii.

Ad pkt 4 - Od 2012 r. - rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2012 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r. poz. 121), zmienione zostały przepisy w tym zakresie Zgodnie z nowymi zasadami, określonymi w tym rozporządzeniu, konto UZ - Rachunek dochodów jednostek budżetowych", zawarte w załączniku nr 3 do zmienianego rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r." służy do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym państwowych i samorządowych jednostek budżetowych, prowadzących działalność oświatową, w szczególności z tytułu: spadków, zapisów, darowizn, odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo w użytkowaniu jednostki budżetowej i przeznaczonych na finansowanie działalności jednostki, z wyłączeniem finansowania wynagrodzeń osobowych.

Saldo konta 132 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bankowym dochodów.

Zgodnie z art. 223 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), środki pieniężne pozostające na rachunku bankowym samorządowej jednostki budżetowej, prowadzącej działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku.

Wpłata do budżetu jednostki samorządu terytorialnego, pozostających na 31 grudnia roku budżetowego na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej środków finansowych, powinna być uwzględniona w planie finansowym wydatków w roku, w którym nastąpiło odprowadzenie środków na rachunek dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Odprowadzenie środków finansowych pozostających na dzień 31 grudnia roku budżetowego na wydzielonym rachunku dochodów jednostki budżetowej jest wydatkiem tego rachunku oraz dochodem jednostki samorządu terytorialnego.

Ad pkt 5 - Jednostki stosujące przepisy o rachunkowości, w tym samorządowe jednostki budżetowe, zobowiązane są - zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - wprowadzić do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Pozwala to uznać księgi rachunkowe za prowadzone na bieżąco, gdyż pochodzące z nich informacje umożliwiają m.in. sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym budżetowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Jednostki zobowiązane są również do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny (dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty), bezbłędny (wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w danym okresie sprawozdawczym, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosownych procedur obliczeniowych) i sprawdzalny (umożliwiający stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych). Zapisy art. 24 ww. ustawy o rachunkowości, stanowiące o prowadzeniu ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, obowiązują w całości i bezwzględnie.

Równocześnie, jak wynika z przepisów art. 3 ust. 1 pkt 20 ww. ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania rozumie się, wynikający z przeszłych zdarzeń, obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Zatem, jeżeli decyzje administracyjne, o których mowa w pkt 5 nadesłanego wystąpienia, spełniają wymogi określone w cytowanym przepisie, to należałoby kwoty, wynikające z tych decyzji, zaewidencjonować w księgach rachunkowych jednostki jako zobowiązanie.

Odnosząc się do kwestii rozliczania kosztów w czasie, należy zauważyć, że jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W myśl tego przepisu następuje przesunięcie w całości lub części na następy rok (lub lata) już poniesionych wydatków z tytułu zakupu lub wykonania na własne potrzeby usług, które staną się kosztem przyszłego okresu.

Zatem w przypadku, gdy jednostka poniosła w bieżącym roku wydatek, opłacając z góry prenumeratę czasopisma lub też zawartą umowę ubezpieczenia i świadczenia te będą wykonywane w roku następnym, to powinna zaliczyć je do rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jeżeli jednak kwota opłaconej z góry prenumeraty oraz opłata poniesiona z tytułu ubezpieczenia nie byłaby - w porównaniu do sumy przychodów i kosztów - znacząca, to stosownie do określonej w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości zasady istotności można by zastosować uproszczenie polegające na zaniechaniu dokonywania takiego rozliczania. Jednakże należy mieć na uwadze, że takie uproszczenia, pojedynczo mało znaczące, mogą łącznie stanowić sumy, których nierozliczenie w czasie może doprowadzić do zniekształcenia wyniku finansowego.