SPS-024-429/12 - Przesyłanie faktur drogą elektroniczną bez podpisu wystawcy.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054) podatnicy, w rozumieniu tej ustawy, dokonując czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, obowiązani są, co do zasady, wystawić fakturę (art. 106 ust. 1 ww. ustawy).

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT oraz dane, które powinny zawierać, określa rozporządzenie ministra finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). W § 5 ww. rozporządzenia określone zostały niezbędne elementy, jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży.

Wśród nich nie został wymieniony podpis wystawcy. Oznacza to, że fakturę niezawierającą podpisu wystawcy należy uznać za wystawioną prawidłowo (o ile zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami cytowanego rozporządzenia).

Dodatkowo należy zaznaczyć, że podatek od wartości dodanej w Unii Europejskiej podlega harmonizacji, co oznacza, iż wszystkie państwa członkowskie UE zobowiązane są do przestrzegania zgodności krajowych przepisów w zakresie tego podatku z regulacjami wynikającymi z prawa wspólnotowego. Obecnie podstawą obowiązującego w Unii Europejskiej systemu podatku od wartości dodanej są przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11 grudnia 2006 r., str. 1, z późn. zm.). Przepisy krajowe w zakresie danych umieszczanych na fakturach są odzwierciedleniem przepisów tytułu XI, rozdziału 3, art. 226-231 ww. dyrektywy. W kontekście przedmiotowej sprawy w szczególności należy wskazać na uregulowanie art. 229 ww. dyrektywy, które stanowi, że państwa członkowskie nie wymagają podpisywania faktur.

W odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej należy wyjaśnić, że w związku z późn. zm. wprowadzonymi dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z 22 lipca 2010 r., str. 1), która ma na celu m.in. liberalizację, uproszczenie i unowocześnienie standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych, tak aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób, minister finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.

Rozporządzenie to wprowadziło dowolność formatu elektronicznego w jakim może być przesłana faktura elektroniczna, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (§ 4 ww. rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia faktury, stosownie do definicji zawartej w § 2 ust. 1 pkt 1 przedmiotowego rozporządzenia, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia).

Podkreślenia przy tym wymaga, że ww. rozporządzenie ministra finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. nie przewiduje wymogu stosowania obligatoryjnie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI) - § 2 ust. 2 rozporządzenia. Powyższe metody zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia faktury są wymienione w rozporządzeniu tylko przykładowo, co oznacza, że podatnik może stosować inne, dowolne środki zapewnienia tych cech faktury, a zatem metody te stały się jedynie opcją, z której przedsiębiorca może skorzystać.

Wprowadzone przepisy zostały bardzo pozytywnie przyjęte przez przedsiębiorców i są one oceniane jako bardzo liberalne na tle analogicznych regulacji obowiązujących w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Podsumowując, należy wskazać, iż jeżeli faktura przesłana jest bez elektronicznego podpisu, zawiera wymagane przepisami prawa dane oraz zapewniona została autentyczność pochodzenia takiej faktury i integralność jej treści, to taką fakturę należy uznać za prawidłową w świetle obowiązujących przepisów prawa.

Przedstawiając powyższe, uprzejmie informuję, że w mojej ocenie problem zgłoszony przez panią poseł został rozwiązany poprzez wprowadzenie od 1 stycznia 2011 r. przedstawionych powyżej regulacji prawnych w przedmiotowym zakresie.

Dodatkowo informuję, że obecnie trwają prace nad pełnym wdrożeniem ww. dyrektywy Rady 2010/45/UE do krajowego porządku prawnego. Należy podkreślić, że implementacja cytowanej dyrektywy powinna nastąpić do 1 stycznia 2013 r.