SPS-023-8337/12 - Dokumentowanie wydatków uznanych za koszty uzyskania przychodów.

Szanowna Pani Marszałek! Odpowiadając na interpelację panów posłów Piotra Chmielowskiego, Marka Stolarskiego oraz Artura Górczyńskiego, przekazaną przy piśmie z dnia 7 września 2012 r., znak: SPS-023-8337/12, w sprawie uwzględnienia wydatków poniesionych na zakup towarów na aukcjach internetowych jako kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, uprzejmie informuję.

W przedmiotowym wystąpieniu panowie posłowie zwracają uwagę na trudności w dokumentowaniu wydatków poniesionych na zakup towarów w prowadzonej działalności gospodarczej i uznaniu takich wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Postulują również, iż z uwagi na fakt, że składniki uzyskania kosztów przychodu reguluje rozporządzenie, należałoby je zmienić, uwzględniając również koszty nabycia bez umów i faktury na przykład z aukcji internetowych.

Jako potwierdzenie istniejących wątpliwości wskazano interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 17 sierpnia 2011 r. nr IBPBI/1/415-513/11/BK dotyczącą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków z tytułu zakupu towarów handlowych dokonywanych na aukcjach internetowych, udokumentowanych dowodami transakcji internetowej, dokumentami wykonanej płatności oraz oświadczeniem o dokonaniu zakupu w celach handlowych.

Odnosząc się do poruszonego problemu, w pierwszej kolejności wyjaśniam, że powołana interpretacja wydana została w konkretnym stanie faktycznym i prawnym. Na interpretację indywidualną przysługuje prawo do wniesienia skargi z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do wojewódzkiego sądu administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie ministra finansów - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o wydaniu zmienionej interpretacji - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Dz. U. z 2012 r. poz. 270).

W konsekwencji, jeżeli wnioskodawca nie zgadza się ze stanowiskiem przedstawionym przez organ podatkowy, może dokonać weryfikacji tego stanowiska na drodze sądowej.

Natomiast w kwestii dotyczącej wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów należy zauważyć, że o tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475, z późn. zm.).

Koszty uzyskania przychodów zdefiniowane zostały przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 36,1 z późn. zm.), zgodnie z którym są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie czy też zwiększenie przychodu, ponadto wydatek musi zostać faktycznie poniesiony i udokumentowany w sposób niebudzący wątpliwości (np. fakturą, dowodem przelewu bądź innymi dowodami).

Koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej ustala się u podatników opodatkowanych za zasadach ogólnych na podstawie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Zgodnie z postanowieniami powołanego wyżej rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczych zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. W konsekwencji, stosownie do § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Za dowody księgowe uważa się również dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, inne dowody opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (§ 13 ww. rozporządzenia).

Ponadto, zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie kosztów (wydatków) enumeratywnie wymienionych w § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia (np. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących).

Sam jednak fakt posiadania faktur czy innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatków nie przesądza o możliwości zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, gdy nie spełniają one warunku rzetelności. Rzetelność dowodów oznacza zaś, że powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują, w tym powinny także zawierać dane dotyczące podmiotów faktycznie uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym.

Przykładowo w orzeczeniu z dnia 9 czerwca 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1499/98) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, iż: "Nie mogą stanowić podstawy zapisów w księdze rachunkowej takie dowody księgowe, które nie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, jaką dokumentują, a więc są nierzetelne przez to na przykład, że wskazują na udział w tej operacji gospodarczej strony, która w niej nie brała udziału, lub operację tę opisują w sposób niezgodny z rzeczywistością, wskazując na sprzedaż towaru lub usługi innych niż w rzeczywistości miały miejsce."

Jeżeli zatem z całokształtu okoliczności wynika, że faktury lub inne dowody księgowe dokumentujące zakup usług lub towarów nie odzwierciedlają rzeczywistych wydarzeń, tak co do rodzajów wydatków, ich kwot, jak i uczestniczących w transakcji podmiotów, wydatki wynikające z takich dowodów nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Innymi słowy, nawet prawidłowo wystawione dokumenty nie dają podstawy do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów, jeśli transakcje nimi udokumentowane nie miały w rzeczywistości miejsca.

Natomiast jakkolwiek wadliwość dokumentu (np. brak podpisu) nie przesądza jeszcze, że stwierdzony nim wydatek nie został poniesiony i nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, to jednak dla uznania tego wydatku za koszt konieczne jest, by z pozostałych okoliczności sprawy można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego - tak, by możliwe było ustalenie faktu poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.

Podkreślić należy, iż księgi podatkowe są jednym z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie (dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty) i w sposób niewadliwy (zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów) stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

Jak już wskazano powyżej, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy.

Z powołanych powyżej regulacji nie wynika, iż tylko umowa podpisana przez obie strony jest akceptowana jako dowód poniesienia wydatku (koszt). W przypadku dokonywania zakupów na aukcjach internetowych przez przedsiębiorcę obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek może być udokumentowany - w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji - fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym zawierającym dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie ministra finansów obowiązujące rozwiązania dotyczące zasad dokumentowania wydatków uznanych za koszty uzyskania przychodów nie wymagają zmiany. Zatem podjęcie działań zmierzających do zmiany istniejącego stanu prawnego nie znajduje uzasadnienia.