SPS-023-638/08 - Rozliczanie kosztów podróży służbowej na terenie kraju przez pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej i obowiązku załączania rachunków potwierdzających poszczególne wydatki.
Pismo z dnia 29 stycznia 2008 r. Min.Pracy i Polityki Socjalnej SPS-023-638/08 Rozliczanie kosztów podróży służbowej na terenie kraju przez pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej i obowiązku załączania rachunków potwierdzających poszczególne wydatki.
Pracownik powinien odbyć podróż służbową środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę. Zmiana przez pracownika środka transportu wskazanego przez pracodawcę może mieć miejsce w przypadkach szczególnych.
W związku z otrzymaną przy piśmie z dnia 21 stycznia br., znak: SPS-023-638/08, interpelacją Pani Poseł Renaty Butryn w sprawie rozliczania kosztów podróży służbowej na terenie kraju przez pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej i obowiązku załączania rachunków potwierdzających poszczególne wydatki przedstawiam Panu Marszałkowi następujące stanowisko:
Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Może to być środek transportu publicznego (ust. 2) i wówczas zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3). W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odrębnych przepisach (w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
Moim zdaniem pracownik powinien odbyć podróż służbową środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę. Zmiana przez pracownika środka transportu wskazanego przez pracodawcę może mieć miejsce w przypadkach szczególnych (np. pracownik spóźnił się na pociąg i aby terminowo wykonać zadanie służbowe, podróż odbył własnym samochodem lub z przyczyn przewoźnika doszło do opóźnienia lub odwołania środka transportu itp.).W takim przypadku decyzja o sposobie rozliczenia kosztów przejazdu pozostaje w gestii pracodawcy, przy czym nie ma przeszkód prawnych, aby rozliczenia dokonać według stawki za 1 km przebiegu (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).
Znowelizowane przepisy omawianego rozporządzenia, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2007 r., dotyczą zasad udzielania przez pracodawcę zaliczki na przewidywane koszty podróży i sposobu jej rozliczania.
Zgodnie z § 8a rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Stosowne udokumentowanie kosztów podróży odbytej publicznym środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę (§ 5 ust. 1, 2 rozporządzenia) obejmuje - moim zdaniem - także załączone bilety za przejazd pociągiem, autobusem czy samolotem.
Obowiązek dokumentowania przejazdu prywatnym samochodem wynika z przepisów m.in. art. 21 ust. 1 pkt 23b i art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), które określają warunki, jakie musi spełniać "ewidencja przebiegu pojazdu".
Treść § 8a ust. 3 rozporządzenia o podróżach krajowych jest analogiczna jak § 13 ust. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Uprzejmie informuję, że proponowane przez Panią Poseł Renatę Butryn uproszczenie zasad zwrotu pracownikowi kosztów podróży odbytej publicznym środkiem transportu (bez konieczności dokumentowania ich biletami) zostanie rozważone w bieżącym roku, w związku z przewidzianą nowelizacją powołanych przepisów.