SPS-023-5771/12 - Stanowisko MPiPS w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy

Szanowna Pani Marszałek! Odpowiadając na interpelację pana posła Macieja Orzechowskiego w sprawie prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy przekazaną przy piśmie z dnia 21 czerwca br., znak: SPS-023-5771)12, uprzejmie wyjaśniam, co następuje.

Kwestie związane z okresem przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy uregulowane są w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227, z późn. zm.). Zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa - także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia. Jednocześnie w świetle przepisu art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Niewątpliwie przechowywanie dużej ilości dokumentów jest trudne ze względów organizacyjnych oraz wymaga znacznych nakładów finansowych. Zatem istnieją obiektywne okoliczności do rozważenia wprowadzenia możliwości wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Problem ten jest analizowany w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, z uwzględnieniem z jednej strony ograniczenia biurokracji dla pracodawców, a z drugiej strony - konieczności niepogorszenia sytuacji pracowników. Należy bowiem mieć na względzie, że przechowywana przez pracodawców dokumentacja ma dla pracowników wartość dowodową, umożliwiając im wykazanie różnego rodzaju uprawnień niejednokrotnie w dalekiej przyszłości.

Ponadto, odnosząc się do podniesionej przez pana posła kwestii umożliwienia prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, uprzejmie wyjaśniam, że Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej dokłada wszelkich starań, by taka forma została prawnie dopuszczona do stosowania także w stosunkach pracy. Jest to niewątpliwie uzasadnione m.in. ze względu na znaczny postęp technologiczny, w wyniku którego dość powszechnie dopuszcza się stosowanie takiej formy wytwarzania i przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Pragnę poinformować, że podejmowane już były próby dopuszczenia jako alternatywnej do papierowej elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Takie rozwiązania zawierał rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki. Propozycja ta miała dotyczyć nie tylko dokumentacji pracowniczej, ale także innej dokumentacji gromadzonej przez różne podmioty. Jednakże kilkumiesięczne prace nad tym projektem doprowadziły do stwierdzenia, że występuje szereg zagrożeń związanych z dopuszczeniem elektronicznej formy przechowywania dokumentacji. Wśród najistotniejszych zagrożeń można wymienić: brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę. Ocena ta skutkowała rezygnacją z tych propozycji. W związku z tym projekt tej ustawy procedowany w Sejmie RP nie przewidywał możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Także tekst uchwalonej ustawy z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. Nr 232, poz. 1378) nie zawiera takich rozwiązań.

Niemniej jednak pragnę poinformować, że w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej prowadzone są prace mające na celu ograniczenie obowiązku przechowywania dokumentacji wytworzonej w związku ze stosunkiem pracy do tych dokumentów, które są niezbędne, a także prace nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania takiej dokumentacji. Jednakże należy zauważyć, iż umożliwienie prowadzenia jako alternatywnej dla papierowej elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej wymagałoby zmian systemowych w przepisach prawa pozostających w zakresie działania nie tylko ministra pracy i polityki społecznej. W związku z powyższym przewiduje się kontynuację prac we współpracy z innymi ministrami, w szczególności z ministrem administracji i cyfryzacji, ministrem kultury i dziedzictwa narodowego oraz ministrem sprawiedliwości.