SPS-023-4705/12 - Stanowisko MPiPS w sprawie zwiększenia możliwości przetwarzania danych o niekaralności

Szanowna Pani Marszałek! Odpowiadając na interpelację pana posła Macieja Orzechowskiego w sprawie zwiększenia możliwości przetwarzania danych o niekaralności przekazaną przy piśmie z dnia 16 maja br., znak: SPS-023-4705/12, uprzejmie wyjaśniam, co następuje.

Przepisy Kodeksu pracy zawierają normy o charakterze ogólnym, które co do zasady mają zastosowanie do wszystkich pracowników, bez względu na to u jakiego pracodawcy są zatrudnieni. Specyficzne prawa i obowiązki pracownicze wynikające m.in. z charakteru pracy, jej rodzaju czy warunków wykonywania z zasady są regulowane w innych ustawach, tj. ustawach normujących określoną sferę działalności (np. ustawa o ochronie osób i mienia) albo w pragmatykach służbowych (np. ustawa o służbie cywilnej). Regulacje w Kodeksie pracy mogą być zatem postrzegane jedynie jako określające podstawowe standardy w dziedzinie zatrudnienia. Nie jest bowiem możliwe objęcie przepisami Kodeksu pracy praw i obowiązków wynikających ze specyficznego charakteru każdego rodzaju pracy, która może być świadczona w ramach stosunku pracy.

Przesądza to m.in. o zakresie danych osobowych wymienionych w przepisach art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy, których pracodawca może żądać od każdej osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od każdego pracownika. Jeżeli natomiast szczególny charakter pracy uzasadnia pozyskanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie innego rodzaju danych osobowych, to jest to możliwe, o czym informuje przepis art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy. Stanowi on, że pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także od pracownika, podania innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy, jeżeli obowiązek ten wynika z odrębnych przepisów.

W mojej ocenie zakres danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika, zawarty w katalogu w art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy, należy uznać za wystarczający, aby pracodawca mógł podjąć racjonalną decyzję o zatrudnieniu danej osoby, a następnie wywiązywać się wobec niej z ustawowych obowiązków. Wśród tych danych nie wymienia się informacji dotyczących karalności. Natomiast w świetle przepisu art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy podstawą żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o niekaralności może być odrębny przepis rangi ustawowej, nakładający obowiązek podania takich danych. Należy zatem przyjąć, że tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do wykazania swojej niekaralności i dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu, pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy takiego dokumentu. Taka regulacja prawna występuje m.in. w:

- ustawie z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2011 r. Nr 270, poz. 1599 z późn. zm.). Zgodnie z art. 11 ust. 2 tej ustawy kandydat na stanowisko prokuratorskie przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,

- ustawie z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.). Zgodnie z art. 57 § 1 tej ustawy zgłaszający swoją kandydaturę do objęcia stanowiska sędziego sądu powszechnego przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby.

W pozostałych przypadkach, gdy przepis rangi ustawowej wśród przesłanek koniecznych do spełnienia od kandydata do pracy wymienia niekaralność, właściwą drogą do uzyskania takiej informacji jest wystąpienie pracodawcy do Krajowego Rejestru Karnego. Nie ma bowiem podstawy prawnej do tego, aby od kandydata do pracy żądać takiej informacji. Można tu wskazać takie regulacje prawne, jak np.:

- ustawę z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 122 z późn. zm.),

- ustawę z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.),

- ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.).

Zasady uzyskiwania informacji z Krajowego Rejestru Karnego reguluje szczegółowo ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 292 z późn. zm.). Z ustawy tej wynika, iż prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze przysługuje pracodawcom, ale tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy). Ponadto każdemu przysługuje prawo do uzyskania informacji, czy jego dane osobowe zgromadzone są rejestrze. Osobie, której dane osobowe znajdują się w zbiorach danych zgromadzonych w rejestrze, na jej wniosek udostępnia się informację o treści wszystkich zapisów dotyczących tej osoby (art. 7 ust. 1 ustawy). Informacje dotyczące niekaralności osoba ubiegająca się o zatrudnienie może zatem przedstawić pracodawcy z własnej inicjatywy po uzyskaniu ich z rejestru, jeżeli jej zdaniem mogą przyczynić się one do pozytywnej oceny przez pracodawcę i wyboru na dane stanowisko spośród wielu innych kandydatów.

W mojej ocenie przepisy Kodeksu pracy regulujące zakres danych osobowych, które mogą być pozyskiwane od kandydata do pracy, a także od pracownika powinny zachować dotychczasowy, ogólny charakter. W celu poszerzenia możliwości uzyskiwania przez pracodawców informacji dotyczących karalności kandydatów na pracowników, co można byłoby ewentualnie uznać za celowe w przypadku określonych rodzajów prac (np. związanych z obszarem finansów pracodawcy), możliwe byłoby, moim zdaniem, rozważenie wprowadzenia stosownych zmian w ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym. Zatem właściwym do wyrażenia opinii co do możliwości wprowadzenia takich zmian jest minister sprawiedliwości.