SPS-023-3555/06 - Przechowywanie paragonów w formie elektronicznej

Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów na interpelację nr 3555 w sprawie przechowywania paragonów w formie elektronicznej.

Szanowny Panie Marszałku! Odpowiadając na przekazaną przy piśmie znak: SPS-023-3555/06 interpelację Pana Posła Jarosława Wałęsy z dnia 20 czerwca 2006 r. w sprawie elektronicznego przechowywania kopii paragonów, uprzejmie informuję, co następuje.

Podniesiona w wystąpieniu przez Pana Posła kwestia związana jest z unormowaniami zawartymi zarówno w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), jak i ustawowymi regulacjami zawartymi m. in. w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), które określiły zarówno formę, jak i okres przechowywania kopii dokumentów dotyczących dokonanych przez podatnika operacji gospodarczych.

Pragnę przypomnieć, iż kopie dokumentów kasowych są również dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Powoduje to, że w odniesieniu do tych dokumentów mają zastosowanie przepisy dotyczące terminów przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Należy również wziąć pod uwagę, iż w elektronicznej pamięci fiskalnej kasy odnotowywane są jedynie sumaryczne dane o wysokości obrotów dobowych i kwotach podatku z przyporządkowaniem do poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej, a nie dane związane z dokonywanymi jednostkowymi transakcjami.

Problem przechowywania paragonów i dokumentów emitowanych przez kasę może być rozwiązany poprzez dopuszczenie innej, niż na nośniku papierowym formy zapisu, ale jedynie takiej, która by zabezpieczała zarówno trwałość zapisu, jak i możliwość odczytu wszystkich zaewidencjonowanych danych za okres wymagany w wyżej wyszczególnionych przepisach ustawowych, tj. nie krótszy niż 5 lat.

Pewne rozwiązania techniczne zmierzające do rozwiązania problemu (u dużych podatników) przechowywania danych na wydrukach papierowych emitowanych przez kasy zostały już usankcjonowane prawnie. Przepisy § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 z późn. zm.) dają możliwość stosowania specjalnych konstrukcji kasowych, w których dane paragonowe mogą być przechowywane na zewnętrznych nośnikach informatycznych jednokrotnego trwałego zapisu. W systemie tym, z uwagi na brak w przepisach wymogów formalnych stosowania przez producentów kas zabezpieczeń kodowych odpowiadających np. wymogom podpisu elektronicznego, przewidziano konieczność przechowywania, tylko przez okres półroczny, papierowych kopii dokumentów kasowych oraz obowiązek powiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o miejscu i czasie ich likwidacji.

Dotychczas Ministerstwo Finansów wydało pozytywne opinie o spełnieniu kryteriów i warunków technicznych dla trzech typów kas rejestrujących pracujących w tym systemie. Kasy te przystosowane są do współpracy z urządzeniami zewnętrznymi dokonującymi w formie elektronicznej jednokrotnego, trwałego zapisu danych zawartych na paragonie dokumentującym przebieg każdej transakcji.

Jednocześnie uprzejmie informuję, iż są prowadzone analizy i prace zmierzające do wprowadzenia systemu ewidencjonowania i przechowywania dokumentów kasowych wyłącznie w postaci odpowiednio zabezpieczonego zapisu elektronicznego, które powinny całkowicie wyeliminować zapisy na nośnikach papierowych.