SPS-023-29236/14 - Dokumentowanie wydatków w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów w przypadku zakupu przez przedsiębiorców przedmiotów na aukcjach internetowych.

W interpelacji zwrócono uwagę na trudności w dokumentowaniu wydatków w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów w przypadku zakupu przez przedsiębiorców przedmiotów na aukcjach internetowych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o p.d.o.f., osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5 tego artykułu, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty 1 200 000 euro, określonej w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.). Podmioty gospodarcze osiągające niższe przychody mogą prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli przed rozpoczęciem roku podatkowego zawiadomią o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego (art. 24a ust. 5 ustawy o p.d.o.f.).

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane wprowadzić do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Podstawą tych zapisów są dowody księgowe (źródłowe) stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, w tym dowody zewnętrzne obce, tj. otrzymane od kontrahentów, oraz dowody zewnętrzne własne, tj. przekazywane w oryginale kontrahentom (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Z kolei zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, określa rozporządzenie ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1037), wydane na podstawie art. 24a ust. 7 ustawy o p.d.o.f., zwane dalej rozporządzeniem.

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się m.in.:

uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 13 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, inne dowody opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Ponadto stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Podkreślić należy, iż księgi podatkowe są jednymi z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie (dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty) i w sposób niewadliwy (zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów) stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.

Jednakże odnosząc się do poruszonej przez panów posłów kwestii dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców na nabycie przedmiotów na aukcjach internetowych od osób nieprowadzących działalności gospodarczej, podkreślić należy, że o tym, co stanowi koszt podatkowy, nie decydują regulacje zawarte w powołanych wyżej aktach prawnych określających zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.

Koszty uzyskania przychodów zdefiniowane zostały przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 ustawy o p.d.o.f., zgodnie z którym są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o p.d.o.f.

Z powyższego wynika, iż przesłanką konieczną dla zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy.

Odrębną kwestię stanowi natomiast okoliczność udowodnienia, iż dany wydatek został poniesiony, co wiąże się z prawidłowym udokumentowaniem transakcji. Organ podatkowy, prowadząc postępowanie podatkowe, ocenia, czy dana okoliczność została udowodniona na podstawie całego zebranego materiału dowodowego. Zatem niedostarczenie przez podatnika umowy zawierającej podpisy osób dokonujących transakcji nie jest równoznaczne z nieuznaniem danego wydatku za koszt uzyskania przychodu w sytuacji, gdy fakt poniesienia wydatku zostanie udokumentowany w inny sposób.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie ministra finansów obowiązujące rozwiązania dotyczące zasad dokumentowania wydatków, które zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów, nie wymagają zmian. Zatem podjęcie działań zmierzających do zmiany istniejącego stanu prawnego nie znajduje uzasadnienia.