SPS-023-26744/14 - Stanowisko z MPiPS w sprawie wprowadzenia ewidencji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przedmiotem ewidencji czasu pracy jest czas pracy mieszczący się zarówno w ustalonym rozkładzie czasu pracy, jak i w godzinach nadliczbowych. Właściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi zatem podstawę prawidłowego obliczenia wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, zwłaszcza za pracę w godzinach nadliczbowych. Zakres informacji zawartych w karcie ewidencji czasu pracy określa § 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.). Z jego treści wynika, że obejmować ma ona m.in. pracę w poszczególnych dobach. Godziny rozpoczynania i kończenia pracy wskazane są w rozkładach czasu pracy, w tym danego pracownika, które określają konkretne dni i godziny pracy pracownika. Rozkłady są ustalane w układach zbiorowych pracy, regulaminach pracy lub w obwieszczeniach (art. 150 Kodeksu pracy). Godziny pracy mogą być także ustalane w indywidualnych rozkładach czasu pracy pracownika (harmonogramach czasu pracy) sporządzanych przez pracodawcę dla konkretnego pracownika na dany okres rozliczeniowy. Należy zwrócić uwagę, że ewidencja czasu pracy nie funkcjonuje w oderwaniu od innych dokumentów związanych z organizacją pracy u danego pracodawca, takimi jak listy obecności czy inne formy odnotowywania aktywności pracowników w trakcie pracy. Oznacza to, że przy ustalaniu zachowania okresów odpoczynku dobowego można pomocniczo posługiwać się dokumentami związanymi z obowiązującym u danego pracodawcy sposobem potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy. Ten sposób potwierdzania obecności w pracy może wskazywać na godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w danym dniu. Jest on określony w regulaminie pracy obowiązującym u danego pracodawcy (art. 104¹ pkt 9 Kodeksu pracy), a u pracodawcy niezobowiązanego do tworzenia regulaminu pracy w informacji przekazywanej pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Na podstawie art. 94 pkt 2 Kodeksu pracy na pracodawcy ciąży obowiązek właściwego organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, w którym mieści się także obowiązek zapewnienia pracownikowi w każdej dobie nieprzerwanego 11-godzinnego okresu odpoczynku (art. 132 Kodeksu pracy). Realizując ten obowiązek pracodawca powinien podejmować odpowiednie działania, tak aby nie dochodziło naruszania minimalnego okresu odpoczynku. Może on przykładowo przewidzieć wskazywanie godziny zarówno rozpoczęcia pracy, jak i jej zakończenia przez pracownika przy potwierdzaniu obecności w pracy.

Na podstawie obecnie obowiązujących przepisów prawa możliwe wydaje się ustalenie godzin rozpoczynania i kończenia pracy przez pracownika oraz weryfikowanie wykorzystania przez niego okresów odpoczynku. Natomiast kwestia potrzeby dokonania zmian w przepisach o ewidencjonowaniu czasu pracy będzie poddawana dalszej analizie, po której zostanie rozważone podjęcie prac nad zmianą regulacji prawnych określających sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy.