RO-XV/443/PDOF-344/443/AM/06 - Wydatki na organizację prezentacji jako koszt uzyskania przychodów.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku, działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 28-06-2006 r. stwierdza, że wydatki związane z organizowaną prezentacją, poniesione na zaproszenia wysyłane pocztą do zaproszonych gości, wynajem dla nich pokoi hotelowych oraz zakup usług gastronomicznych i taksówkowych, rodzajowo mieszczą się w definicji pojęcia "reprezentacja" i w związku z tym są wydatkami podlegającymi zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów do wysokości nieprzekraczającej 0,25% przychodów, natomiast wydatki poniesione na wykonanie baneru z informacją o prezentacji, który wywieszony jest w miejscu publicznym, ogólnie widocznym, stanowią wydatki, które należy uznać za reklamę, mającą charakter powszechny, przeznaczoną i dostępną dla ogółu ludzi i w związku z tym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w całości jako element reklamy publicznej.

Pismem z dnia 28-06-2006 r. (data wpływu 06-07-2006 r.) zwrócił się Pan z prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, przedstawiając następujący stan faktyczny: Prowadzi Pan firmę zajmującą się działalnością handlową w zakresie hurtowej i detalicznej sprzedaży obuwia. Dwa razy w roku organizuje Pan prezentację kolekcji obuwia producentów krajowych i zagranicznych. Uczestnikami prezentacji są z jednej strony powyżsi producenci oraz z drugiej strony Pańscy kontrahenci - firmy z krajów nadbałtyckich, Rosji i Białorusi, dokonujące w Pańskiej firmie zakupów obuwia. W czasie prezentacji mają oni możliwość dokładnego zapoznania się z ofertą handlową, przymierzenia oferowanego obuwia (zatrudnia Pan w tym celu pracownice Pańskiej firmy). Prezentacja taka daje o wiele większe możliwości poznania towaru niż rozpowszechnione obecnie formy wirtualne. W trakcie trwania prezentacji składane są zamówienia na zakup obuwia. Cała sprzedaż hurtowa Pana firmy prowadzona jest obecnie w oparciu właśnie o te zamówienia. Celem prezentacji jest umożliwienie Pańskim kontrahentom zapoznania się z kolekcja obuwia na nadchodzący sezon wraz z przedstawieniem informacji jej dotyczących, co znajduje odzwierciedlenie w uzyskiwanych przez Pana firmę przychodach. Prezentacja jest skierowana do stale współpracujących z Panem producentów i kontrahentów. Z uwagi na to, że kontrahentami są wyłącznie odbiorcy zagraniczni ze wschodu, często z bardzo dalekich zakątków Rosji lub innych krajów byłego ZSRR, technicznie powiadomienie ich o prezentacji możliwe jest tylko przy pomocy wysłanych pocztą zaproszeń. Nie może być w tym przypadku mowy o informacji w środkach masowego przekazu. W prezentacji uczestniczą głównie Pańscy stali klienci. Nie ma jednakże przeszkód, aby pojawił się również ktoś zupełnie nowy, ponieważ baner z informacją o prezentacji wywieszony jest w miejscu publicznym, ogólnie widocznym, a mianowicie nad wejściem głównym do hotelu XXX. Wydrukowane zaproszenia dla uczestników spotkania są bezimienne. Koszt prezentacji stanowią: 1. projekt i druk zaproszeń oraz wykonanie baneru z rosyjskim napisem firma AAA, 2. wynajem pokoi hotelowych, wyżywienie oraz przejazd taksówkami z hotelu na kolację dla kontrahentów ze Wschodu, 3. obiad w czasie prezentacji i uroczysta kolacja dla wszystkich uczestników. Zgodnie z umową sale konferencyjne udostępnione są gratis.

Sformułował Pan też następujące pytanie: czy wydatki na organizację prezentacji ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w całości, czy z ograniczeniem wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Sformułował Pan też własne stanowisko w sprawie stwierdzając, że wyżej przedstawione koszty poniesione są niewątpliwie w celu osiągnięcia przychodu i mają bezpośredni wpływ na jego wielkość. Ma Pan prawo potraktować je w pełni jako koszty uzyskania przychodów na ogólnych zasadach wynikających z art. 22 ust. 1 bez ograniczenia wynikającego z art. 23 ust. 1 pkt 23, ponieważ organizowana przez Pana prezentacja nie nosi znamion reprezentacji ani reklamy. Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku, mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę oraz stan prawny obowiązujący w dacie zaistnienia tego zdarzenia, postanawia udzielić następującej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Treść powyższego przepisu w sposób jednoznaczny wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki: 1. pozostają w związku przyczynowo-skutkowym ze źródłem przychodów (zostały poniesione w celu jego osiągnięcia), 2. nie zostały wymienione w treści art. 23 ust. 1 ww. ustawy, 3. ich poniesienie udokumentowane jest w sposób niebudzący wątpliwości. Generalnie należy więc przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu - w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W takim ujęciu kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Należy przy tym podkreślić, iż obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności - każdorazowo spoczywa na podatniku.

Jednocześnie w art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawodawca postanowił, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Z powyższego wynika, że wydatki poniesione na reklamę prowadzoną w sposób niepubliczny, jak również wydatki na reprezentację mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów do wysokości nieprzekraczającej 0,25% przychodów. Należy jednak zauważyć, iż przepisy podatkowe nie definiują pojęć "reklama i reprezentacja", użytych w cytowanym przepisie, stąd ich znaczenia należy szukać w definicji słownikowej, w myśl której określenie "reprezentacja" oznacza: okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną z zajmowanym stanowiskiem lub pozycją społeczną. Natomiast pojęcie "reklama" jest definiowane jako: chwalenie kogoś, zachwalanie czegoś, rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia tych towarów. Przyjmuje się, że reprezentacją są takie działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów, itp. Reklama natomiast to działania celowo kształtujące popyt na dane towary lub usługi poprzez upowszechnianie wiedzy o ich celach i przeznaczeniu mające na celu zachęcenie potencjalnych nabywców tych towarów lub usług do tego właśnie podmiotu gospodarczego.

Należy jednak podkreślić, iż w świetle przepisów podatkowych istotne znaczenie w zakresie wydatków na reprezentację i reklamę ma sposób, w jaki prowadzone są działania związane z tymi wydatkami. Rozróżniamy więc reklamę prowadzoną w sposób publiczny i niepubliczny. Reklama prowadzona w sposób publiczny dotyczy działań o charakterze powszechnym, przeznaczonym i dostępnym dla ogółu ludzi, czyli obejmuje działania, których potencjalnym odbiorcą może być nieograniczony, anonimowy krąg osób. Reklama prowadzona w sposób niepubliczny to taka reklama, która skierowana jest do ograniczonego, nieanonimowego kręgu osób, czyli do określonej liczby wyraźnie wskazanych odbiorców. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż organizuje Pan dwa razy w roku prezentacje kolekcji obuwia, której uczestnikami są z jednej strony producenci, a z drugiej kontrahenci - firmy z krajów nadbałtyckich, Rosji, Białorusi. Głównym celem jest zapoznanie klientów z produktem oraz zbieranie zamówień. W związku z organizacją imprezy ponosi Pan wydatki na projekt i druk zaproszeń, wykonanie baneru z rosyjskim napisem firma AAA, wynajem pokoi hotelowych, wyżywienie oraz przejazd taksówkami z hotelu na kolację dla kontrahentów ze wschodu oraz obiad w czasie prezentacji i uroczystą kolację dla wszystkich uczestników. Powiadomienie o prezentacji zaproszonych gości realizowane jest przy pomocy wysłanych pocztą zaproszeń. Wysyłane zaproszenia nie są imienne, jednak kierowane są do określonego kontrahenta - adresata korespondencji. W prezentacji uczestniczą głównie Pańscy stali klienci. Nie ma jednakże przeszkód, aby pojawił się również ktoś zupełnie nowy, ponieważ baner z informacją o prezentacji wywieszony jest w miejscu publicznym, ogólnie widocznym, a mianowicie nad wejściem głównym do hotelu XXX.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz obowiązujący stan prawny należy stwierdzić, iż poniesione przez Pana wydatki na zaproszenia wysyłane pocztą do zaproszonych gości, wynajem dla nich pokoi hotelowych oraz zakup usług gastronomicznych i taksówkowych rodzajowo mieszczą się w definicji pojęcia "reprezentacja" i w związku z tym są wydatkami na tzw. "reprezentację" podlegającymi zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów do wysokości nieprzekraczającej 0,25% przychodów. Trudno jest bowiem zaprzeczyć, że wydatki te zostały poniesione w celu kształtowania pozytywnego wizerunku i podniesienia prestiżu podatnika jako pośrednika handlowego (spełniają funkcję reprezentacyjną). Wydatki zaś poniesione na wykonanie baneru z informacją o prezentacji, który wywieszony jest w miejscu publicznym, ogólnie widocznym, nad wejściem głównym do hotelu XXX, pozostają w związku przyczynowym z osiąganymi przez Pana przychodami i stanowią wydatki, które należy uznać za element reklamy, mający charakter powszechny, przeznaczony i dostępny dla ogółu ludzi i w związku z tym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w całości jako element reklamy publicznej. Zatem Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku stwierdza, iż stanowisko podatnika zawarte we wniosku z dnia 28-06-2006 r. jest nieprawidłowe w części dotyczącej wydatków związanych z organizowaną prezentacją, poniesionych na zaproszenia wysyłane do gości, wynajem pokoi hotelowych, zakup usług gastronomicznych i taksówkowych dla zaproszonych gości.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego informuje, iż dokumenty dołączone do wniosku o udzielenie interpretacji, nie podlegały ocenie przez organ podatkowy. Zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej interpretacja niniejsza nie jest wiążąca dla wnioskodawcy. Wydana interpretacja jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli właściwych dla wnioskodawcy - art. 14b § 2 ww. ustawy. Informacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego jest wiążąca do czasu zmiany przepisów prawa, które były przedmiotem interpretacji. Stronie przysługuje zażalenie do organu odwoławczego Dyrektora Izby Skarbowej w Białymstoku za pośrednictwem Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku ul. Świętojańska 13, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego postanowienia. Zażalenie powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie (art. 222 w związku z art. 239 Ordynacji podatkowej).