Praca urzędów skarbowych w zakresie podatku VAT

Zatwierdzam "Wytyczne do organizacji prac w urzędach skarbowych w zakresie podatku od towarów i usług", zwane dalej "Wytycznymi", stanowiące załącznik do niniejszej decyzji.

Dyrektorzy izb skarbowych oraz naczelnicy urzędów skarbowych zapoznają z "Wytycznymi" podległych pracowników i zapewnią ich właściwą realizację.

Tracą moc:

- decyzja nr 2/ON Ministra Finansów z dnia 28 lutego 1994 r. w sprawie "Wytycznych do organizacji prac urzędów skarbowych w zakresie podatku od towarów i usług" oraz decyzje ją zmieniające: nr 6/ON Ministra Finansów z dnia 20 lipca 1994 r., nr 8/ON Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 1994 r. i nr 1/ON Ministra Finansów z dnia 18 stycznia 1996 r.,

- decyzja nr 2/ON Ministra Finansów z dnia 2 marca 1993 r. w sprawie "Wytycznych do organizacji prac urzędów skarbowych nad rejestracją podatników podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego".

- Decyzja wchodzi w życie z dniem 15 sierpnia 1998 r.

- Załącznik do decyzji nr 4/OS Ministra Finansów z dnia 15 sierpnia 1998 r.

WYTYCZNE DO ORGANIZACJI PRAC URZĘDÓW SKARBOWYCH W ZAKRESIE PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG

Rozdział 1

UWAGI WSTĘPNE

§ 1. Zasady opodatkowania podatkiem od towarów i usług regulują następujące podstawowe akty prawne:

- ustawa z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50, Nr 28, poz. 127 i Nr 129, poz. 599, z 1994 r. Nr 132, poz. 670, z 1995 r. Nr 44, poz. 231 i Nr 142, poz. 702 i 703, z 1996 r. Nr 137, poz. 640 oraz z 1997 r. Nr 111, poz. 722, Nr 123, poz. 776 i 780, Nr 137, poz. 926, Nr 141, poz. 943 i Nr 162, poz. 1104), zwana dalej "ustawą VAT",

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 1997 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 156, poz. 1024), zwane dalej "rozporządzeniem".

§ 2. Zadania z zakresu podatku od towarów i usług, zwanego dalej "podatkiem VAT", wykonywane są w urzędach skarbowych przez następujące komórki organizacyjne:

- ewidencji i identyfikacji podatników, zwaną komórką rejestracyjną,

- podatków pośrednich, zwaną komórką "VAT" (wymiar),

- rachunkowości podatkowej,

- kontroli podatkowej.

Rozdział 2

OBIEG DOKUMENTÓW ZŁOŻONYCH LUB NADESŁANYCH PRZEZ PODATNIKA VAT

§ 3. Zasady przekazywania danych dotyczących podatnika VAT.

Podstawową zasadą powinno być sprawne przekazywanie informacji dotyczącej podatnika VAT między komórkami ewidencji i identyfikacji podatników, podatków pośrednich, rachunkowości i kontroli podatkowej.

Dodatkowe informacje, które mogą uzupełnić dane o podatniku VAT lub mogą być podstawą do stwierdzenia przez urząd skarbowy obowiązku w podatku VAT u osób, które obowiązku tego nie zgłosiły, powinny być przekazywane do komórki VAT z komórki podatku dochodowego od osób fizycznych:

- w formie wykazu osób, które uzyskały w roku podatkowym przychody objęte zryczałtowanym podatkiem dochodowym od osób fizycznych (zgodnie z deklaracją PIT-27 i PIT-28) lub które złożyły zeznanie roczne dla celów podatku dochodowego według zasad ogólnych - dla sprawdzenia, czy są podatnikami VAT,

- w formie wykazu osób, które utraciły warunki do karty podatkowej lub zostały wyłączone z karty podatkowej - dla sprawdzenia, czy ze względu na uzyskany obrót nie powinny być podatnikami VAT,

- w formie wykazu osób rejestrujących umowy najmu lokali użytkowych - dla sprawdzenia wykonania obowiązku rejestracji w podatku VAT.

§ 4. Nadawanie numeru identyfikacji podatkowej podatnikom VAT.

Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatkowej (Dz. U. Nr 142, poz. 702 i z 1997 r. Nr 88, poz. 554) od dnia 1 stycznia 1996 r. numery identyfikacyjne nadane na podstawie ustawy o VAT stały się numerami identyfikacji podatkowej NIP.

Zasady postępowania wobec podatników VAT, którzy składają zgłoszenia identyfikacyjne i występują o nadanie numeru identyfikacji podatkowej, są zawarte w "Wytycznych w sprawie organizacji prac w urzędach skarbowych w zakresie ewidencji i identyfikacji podatników" wydanych zgodnie z decyzją nr 2/ON Ministra Finansów z dnia 31 stycznia 1996 r.

§ 5. Rejestracja przyszłego podatnika VAT.

Zasady postępowania w tym zakresie określa art. 9 ustawy VAT. Komórka organizacyjna rejestruje podmiot gospodarczy po złożeniu przez niego zgłoszenia rejestracyjnego (deklaracji VAT-R) stanowiącego formę zgłoszenia obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT.

Komórka powyższa zwraca uwagę na kompletność i poprawność wypełnionej deklaracji VAT-R, szczególnie w stosunku do deklaracji nadsyłanych za pośrednictwem poczty.

Po zweryfikowaniu zgłoszenia rejestracyjnego oraz zgłoszenia identyfikacyjnego komórka powyższa powinna także zwracać uwagę na prawidłowość dodatkowych dokumentów składanych przez ten podmiot, które są niezbędne przed nadaniem mu numeru identyfikacyjnego. Ma to duże znaczenie, zwłaszcza gdy podjęcie działalności przez nową jednostkę wzbudza pewne wątpliwości natury formalnej. Dla zbadania, czy np. podmiot zgłaszający nie jest podmiotem fikcyjnym, należy:

- porównać zgłoszone informacje (np. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wyciąg z ksiąg sądu rejestrowego, zezwolenie (koncesja) wydane przez właściwy organ administracji) z danymi z innych systemów rejestracyjnych (np. REGON - z urzędu statystycznego),

- porównać dane w zgłoszeniu rejestracyjnym z danymi z dowodów osobistych przy rejestracji działalności przez osoby fizyczne i spółki cywilne,

- przygotować raporty o nowo zarejestrowanych podatnikach podatku VAT - dla komórki VAT, która według potrzeb dokona poprzez komórki kontroli podatkowej oględzin w zgłoszonym przez podmiot miejscu prowadzenia działalności gospodarczej.

W komórce rejestracyjnej pozostają tzw. akta stałe, które powinny być udostępniane w zależności od potrzeb komórce VAT (wymiar).

§ 6. Czynności urzędu skarbowego po złożeniu przez podatnika deklaracji VAT-7.

Deklaracja VAT-7 powinna być przekazana do następujących komórek organizacyjnych:

- kancelaria - oznacza jej wpływ i sprawdza prawidłowość formalnego wypełnienia deklaracji,

komórka VAT (wymiar) - dokonuje czynności sprawdzających (art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - Dz. U. Nr 137, poz. 926, z późn. zm., zwanej dalej "Ordynacją podatkową"), a następnie segreguje deklaracje według podziału: zwrot podatku, wpłata podatku, kwota do przeniesienia na następny miesiąc,

- komórka rejestracyjna - wprowadza do komputera dane wynikające z deklaracji VAT-R; dotyczyć to może również deklaracji VAT-7 (przy innym rozwiązaniu organizacyjnym deklarację VAT-7 wprowadza komórka VAT bądź oddelegowany do komórki rejestracyjnej pracownik);

- wydruk danych z deklaracji VAT-7 z oryginalnymi deklaracjami (po sprawdzeniu w komórce VAT) powinien być przekazany do komórki rachunkowości podatkowej,

- komórka rachunkowości podatkowej - rejestruje na karcie kontowej podatnika odpowiedni zapis, a następnie zwraca dokumenty komórce VAT.

Komórka VAT posiada numery zbiorów dokumentów (gdy stosuje się system paczek przekazywany do biblioteki akt) lub teczki dokumentów prowadzonych przez tę komórkę, a dotyczących danego podatnika. Stosowane rozwiązanie powinno być zgodne z systemem organizacyjnym dostosowanym do potrzeb i możliwości organizacyjnych tej komórki.

Najczęściej występującymi nieprawidłowościami w zakresie deklarowania są:

1) przypadki nieskładania przez podatników w niektórych miesiącach deklaracji, mimo takiego obowiązku;

W tych przypadkach komórka rejestracyjna powinna przekazać komórce VAT raport o nie złożonych deklaracjach - w celu wystosowania wezwań do tych podatników o złożenie deklaracji i wpłaty zobowiązania podatkowego z niej wynikającego wraz z należnymi odsetkami za zwłokę; w tych przypadkach trwa postępowanie podatkowe i należy stosować odpowiednio kary przewidziane w ustawie karnej skarbowej.

2) przypadki, gdy podatnik złoży deklarację, ale kwoty z niej wynikającej nie zapłacił;

Zgodnie z art. 26a ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 1991 r. Nr 36, poz. 161, z późn. zm.) od 1 stycznia 1998 r. podstawę wystawienia tytułu wykonawczego stanowi również deklaracja złożona przez zobowiązanego. Równocześnie w deklaracji powinno się znaleźć pouczenie, że stanowi ona podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego. Wierzyciel przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego powinien przesłać zobowiązanemu upomnienie, o którym mowa w art. 15 § 1 powołanej wyżej ustawy.

3) przypadki błędnego wypełnienia deklaracji (ze względu na wysokość podatku VAT, niewłaściwego przeniesienia kwot z poprzedniej deklaracji itp.).

Organ podatkowy powinien w ramach czynności sprawdzających zwrócić się do podatnika - zgodnie z art. 274 Ordynacji podatkowej - o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji.

§ 7. Korekta deklaracji przez podatnika.

Podatnik może skorygować swoją deklarację - poprzez złożenie nowej wersji deklaracji za ten okres z zastrzeżeniem, że nastąpi to przed dniem wszczęcia kontroli przez urząd skarbowy lub inspektora kontroli skarbowej. W tych przypadkach podatnik może zmienić swoją deklarację i w sytuacji wyższego zobowiązania podatkowego podatnik ma obowiązek wpłacić do urzędu skarbowego kwotę wynikającą z tej zmiany wraz z odsetkami za zwłokę (art. 27 ust. 7 i 8 ustawy VAT oraz § 78 rozporządzenia).

Urząd skarbowy w tym przypadku nie stosuje kar przewidzianych w ustawie karnej skarbowej (zgodnie z art. 81 § 3 Ordynacji podatkowej). Dalsze czynności powinny przebiegać według zasad stosowanych przy składaniu deklaracji VAT określonych w § 6 ust. 1.

Rozdział 3

DOKONYWANIE ZWROTU PODATKU VAT

§ 8. 1. Zwrotu podatku VAT dokonuje się według trybu określonego w ustawie. Podstawą jest deklaracja VAT-7, z której wynika wysokość zwrotu.

W przypadku gdy zachodzą przesłanki do stwierdzenia, że wysokość zwrotu jest odmienna od zadeklarowanego, urząd skarbowy określa jego wysokość w prawidłowej kwocie w drodze decyzji.

Urząd skarbowy dokonuje również w drodze decyzji:

- rozpatrzenia wniosku o zwrot podatku, o którym mowa w § 16 i 31 rozporządzenia,

- ograniczenia wysokości zwrotu podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 4 ustawy VAT,

- przedłużenia terminu zwrotu podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 6 i 6a ustawy VAT,

odmowy zwrotu podatku w terminie 15 dni od dnia złożenia rozliczenia w sytuacji określonej w art. 21 ust. 6a ustawy.

Określone wyżej decyzje przygotowuje komórka VAT.

Zwroty podatku mogą być dokonywane jedynie w formie przelewu na rachunek bankowy podatnika podany w zgłoszeniu identyfikacyjnym.

Niedotrzymanie terminu zwrotu powoduje, że zwrot podatku traktuje się jako nadpłatę podatku podlegającą oprocentowaniu w wysokości odsetek za zwłokę od zobowiązań podatkowych.

W przypadkach uchybień terminów przekazania zwrotu podatku naczelnik urzędu skarbowego wszczyna postępowania wyjaśniające w celu ustalenia przyczyn i osób winnych przekroczenia terminu.

Jeżeli zasadność zwrotu wymaga dodatkowego sprawdzenia, urząd skarbowy powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające - przedłużając termin 25 dni (okres zwrotu podatku) - do czasu zakończenia postępowania.

Po potwierdzeniu zasadności zwrotu należy go przekazać na rachunek bankowy podatnika wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej odsetkom przy rozkładaniu podatku na raty, tj. opłacie prolongacyjnej, zgodnie z Ordynacją podatkową.

Odsetki należne podatnikowi powinny być wyliczane z urzędu bez potrzeby podejmowania przez podatnika jakichkolwiek czynności.

§ 9. 1. Przed dokonaniem zwrotu podatku urząd skarbowy powinien ze szczególną starannością sprawdzać prawidłowość wykazanych przez podatnika zwrotów w deklaracji VAT-7. Powinno to następować w trakcie prowadzenia czynności sprawdzających w zakresie złożonych deklaracji, a w uzasadnionych przypadkach powinna być przeprowadzona kontrola podatkowa.

Zwroty podatku w wysokości powyżej 50 000 zł wymagają osobistej akceptacji naczelnika i głównego księgowego urzędu skarbowego lub osób zastępujących w czasie ich nieobecności.

Do akceptacji nie mogą być upoważnieni inni pracownicy urzędu skarbowego.

W przypadku wykazania przez podatnika w deklaracji VAT-7 - po raz pierwszy - kwot zwrotu podatku w wysokości przekraczającej 1 000 000 zł lub jeżeli suma kwot podatku, wykazanych przez podatnika do zwrotu w okresie roku kalendarzowego, przekroczy 1 000 000 zł, zwrot podatku może być dokonany po przeprowadzeniu kontroli podatkowej oraz po przekazaniu informacji dyrektorowi nadzorującej izby skarbowej.

Zwroty dotyczące zakupów środków trwałych, nabytych od podmiotów, o których mowa w art. 14a ustawy VAT oraz od podmiotów, którym zaniechano poboru podatku od towarów i usług na podstawie zarządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie zaniechania poboru podatku od towarów i usług od niektórych warsztatów szkolnych oraz przywięziennych zakładów pracy (M.P. Nr 67, poz. 755, z późn. zm.) - mogą być dokonane po przeprowadzeniu kontroli podatkowej oraz po przekazaniu informacji dyrektorowi nadzorującej izby skarbowej.

Zasady określonej w ust. 3 i 4 nie stosuje się wobec podatników, którzy są zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT co najmniej od trzech lat, i w okresie 12 kolejnych miesięcy, poprzedzających zwrot podatku, nie mieli zaległości w podatkach stanowiących dochody budżetu państwa, a kontrola podatkowa lub skarbowa w tym okresie nie wykazywała nieprawidłowości.

W przypadku gdy w toku postępowania w sprawie zwrotu podatku powstanie uzasadnione domniemanie, iż podatnik posiada dokumenty sporządzone w celu wyłudzenia zwrotu podatku, urząd skarbowy powinien ustalić, czy transakcje wynikające z dokumentów przedstawionych przez podatnika zostały rzeczywiście przeprowadzone.

W celu ustalenia rzeczywistego stanu faktycznego należy zwracać się do właściwego urzędu kontroli skarbowej, komendy wojewódzkiej policji, a w przypadku zwrotu związanego z eksportem lub importem - również do urzędu celnego lub Generalnego Inspektora Celnego.

Rozdział 4

POSTĘPOWANIE KOMÓRKI RACHUNKOWOŚCI PODATKOWEJ WOBEC PODATNIKA VAT

§ 10. 1. Rachunkowość w zakresie podatku VAT powinna być prowadzona zgodnie z zarządzeniem nr 28 Ministra Finansów z dnia 9 maja 1997 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i niepodatkowych należności budżetowych przez urzędy skarbowe oraz z wytycznymi zawartymi w piśmie Sekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów z dnia 14 maja 1997 r. nr DR-III/JC-140/97.

Wytyczne określają, iż urzędy skarbowe, które posiadają lokalny program komputerowy umożliwiający im księgowanie operacji na kontach syntetycznych i analitycznych, mogą w całości wdrożyć przepisy zarządzenia nr 28 Ministra Finansów. Natomiast urzędy skarbowe prowadzące księgi rachunkowe systemem ręcznym bądź częściowo zmechanizowanym są obowiązane przynajmniej raz na koniec miesiąca, na podstawie dokumentu wewnętrznego "Polecenie księgowania" (PK), w kwotach zbiorczych dokonywać zapisów na kontach syntetycznych z zachowaniem zasady podwójnego zapisu, co pozwala na wdrożenie obowiązującego zarządzenia.

Należy także - w przypadku podatku VAT- zwrócić szczególną uwagę na zasady wynikające z zarządzenia, a dotyczące:

- przekazywania przez komórkę rachunkowości informacji dotyczących podatników, którzy dokonali wpłaty podatku, a nie są zarejestrowani (§ 20 ust. 6 zarządzenia),

- sposobu dochodzenia zaległości podatkowych oraz postępowania z nadpłatami i zwrotami (dział IV, rozdział 1 i 5 zarządzenia),

- zmian właściwości organu podatkowego wynikających ze zmiany adresu zamieszkania lub miejsca wykonywania działalności podatnika.

Rozdział 5

WYKONYWANIE CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCYCH I KONTROLI PODATKOWEJ

§ 11. W ramach czynności sprawdzających winny zostać podjęte czynności służące sprawdzeniu złożonych przez podatnika dokumentów pod względem formalnym i merytorycznym (art. 272 Ordynacji podatkowej).

§ 12. Dokonana weryfikacja będzie podstawą do wytypowania podatników, u których istnieje podejrzenie powstania nieprawidłowości w prowadzeniu działalności gospodarczej, którzy w dalszym czasie zostaną poddani kontroli podatkowej.

§ 13. Kontrolą źródłową należy objąć w szczególności podatników:

a) wykazujących wysokie obroty, także wtedy gdy deklaracja VAT nie budzi zastrzeżeń (kontrola prewencyjna). Urzędy skarbowe mogą kierować wnioski o dokonanie takiej kontroli do urzędów kontroli skarbowej stosownie do zawartych między tymi organami porozumień, a także zgodnie z wytycznymi określonymi w tym zakresie w piśmie z 12 lutego 1997 r. NK-4-030-4/97,

b) wykazujących wysokie kwoty zwrotu podatku, z tym że kontrola powinna być przeprowadzona przed dokonaniem zwrotu,

c) którzy złożyli nieprawidłowe lub budzące wątpliwości deklaracje wykazujące znaczne odliczenie podatku naliczonego od podatku należnego,

postanowień zawartych w lit. a i b nie stosuje się w przypadku podatników, o których mowa w § 9 ust. 5.

§ 14. W toku kontroli należy badać w szczególności:

- rzetelność faktur, tak co do ich autentyczności, jak i wykazanych danych,

- zasadność dokonanych odliczeń podatku naliczonego,

- rzetelność danych wykazanych przez podatnika w deklaracjach VAT-7, w tym prawidłowość podanego obrotu.

§ 15. W przypadku stwierdzenia faktur budzących wątpliwości pod względem ich autentyczności urząd skarbowy podejmuje jednocześnie kontrolę u wystawcy faktury (kontrole krzyżowe)

§ 16. Jeżeli urząd skarbowy prowadzący kontrolę nie jest właściwy miejscowo dla podatnika - wystawcy zakwestionowanej faktury, zwraca się do właściwego urzędu skarbowego lub urzędu kontroli skarbowej o przeprowadzenie kontroli podatkowej u wystawcy faktury. Kontrole te mają charakter priorytetowy i powinny być przeprowadzone najpóźniej w ciągu 4 dni od otrzymania wniosku o przeprowadzenie kontroli.

§ 17. W przypadkach deklaracji dotyczących większych kwot zwrotów lub odliczeń kontrolę powinno przeprowadzać co najmniej 2 pracowników.