PP7-7253/041/94 - Zasady ogólne stosowania kas.

W związku ze zgłaszanymi pytaniami dot. kas rejestrujących Ministerstwo Finansów informuje i wyjaśnia:

I.Zasady ewidencjonowania kas rejestrujących, serwisu i serwisantów.

1. Podatnicy mogą stosować jedynie takie kasy rejestrujące, które zostały dopuszczone do obrotu na podstawie następujących dokumentów:

1) świadectwa kwalifikacji jakości i zezwolenia uprawniającego do oznaczania wyrobu znakami bezpieczeństwa - wydanych przez Centralne Biuro Jakości Wyrobów (uprawnienia do wystawiania takich dokumentów posiadają obecnie Zakłady Urządzeń Komputerowych ELZAB SA z Zabrza),

2) pozytywnej opinii Ministra Finansów dotyczącej programu pracy kasy lub systemu kasowego.

Kopie tych dokumentów są przesyłane przez Ministerstwo Finansów do właściwych izb i urzędów skarbowych oraz urzędów kontroli skarbowej.

2. Podatnicy obowiązani są do poinformowania urzędu skarbowego, właściwego dla miejsca użytkowania kasy (nie później niż w ciągu 14 dni od dnia, w którym rozpoczęto jej użytkowanie) o zakupie tej kasy i rozpoczęciu na niej ewidencjonowania obrotu i kwot należnego podatku. Jednocześnie podatnik otrzymuje z urzędu skarbowego numer ewidencyjny kasy.

Użytkowanie kasy w rozumieniu rozporządzenia rozpoczyna się od momentu zainicjowania pamięci fiskalnej, tj. po wpisaniu do pamięci fiskalnej kasy jej numeru unikatowego. Numer unikatowy nadaje Minister Finansów i ma on postać specjalnego znaku fiskalnego (stylizowanie litery HP), dwóch liter, oraz ośmiu cyfr, np. HP AA94000001. Część literowa numeru mówi o typie kasy, druga jest kolejnym numerem z puli numerów, którą producent (importer) kas uzyskuje w Ministerstwie Finansów. Całość numeru unikatowego jest rejestrowana w Ministerstwie Finansów.

Wzór zgłoszenia kasy przez użytkownika podano w załączniku 1. Zgłoszenie podatnika jest podstawą do dokonania odpowiednich zapisów w kartotece podatników.

3. Służby serwisowe producenta (importera) kas obowiązane są poinformować urząd skarbowy w ciągu 14 dni od daty zainstalowania kasy o miejscu jej instalacji i użytkowania, a także przekazać instrukcję uzyskiwania raportów z kasy.

Wzór zgłoszenia kasy przez serwis podano w załączniku nr 2.

4. Serwisy producentów (importerów) kas, których kasy są zainstalowane na terenie działania urzędu skarbowego winny zgłosić pisemnie dane o swoich serwisantach.

Wzór zgłoszenia serwisantów podano w załączniku nr 3.

5. Książki kasy wydaje producent (importer) kasy. W przypadku zapełnienia zapisami lub utraty książki duplikat wydaje producent (importer) kasy. Fakty te muszą być zgłoszone do urzędu skarbowego. Komplet książek przechowuje się w miejscu użytkowania kasy przez cały okres jej użytkowania.

6. Urząd Skarbowy jest obowiązany prowadzić na bieżąco aktualizowaną ewidencję (kartotekę) podatników stosujących kasy rejestracyjne. Ewidencja (kartoteka) taka powinna zawierać następujące dane dotyczące:

a) podatnika:

- pełną i dokładną nazwę (imię i nazwisko),

- dokładny adres,

- numer identyfikacji podatkowej;

zaleca się ujmowanie w ewidencji dodatkowych danych pozwalających na precyzyjne określenie podatnika (np. stosowaną skróconą nazwę (handlową) firmy, zakładu),

b) miejsca użytkowania kasy - dokładny adres;

zaleca się ujmowanie w ewidencji dodatkowych danych uściślających miejsce użytkowania kasy np. stacja paliw, sklep, restauracja, hotel, hurtownia, zakład usługowy itp.,

c) kasy rejestrujące:

- określenie typu (modelu),

- numer unikatowy,

- numer fabryczny,

- nadany przez urząd skarbowy numer ewidencyjny;

zaleca się urzędowi skarbowemu ujmowanie w ewidencji dotyczącej kas rejestrujących również danych dotyczących daty instalacji kasy, daty zaprzestania użytkowania kasy z powodów wymagających jej wymianę na inne urządzenie kasowe. (UWAGA ! Kasa wymieniona jest nowym urządzeniem i podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego w trybie określonym dla tych urządzeń).

d) serwisu i wykonujących go serwisantów:

- pełną nazwę,

- dokładny adres,

- określenie czy jest to serwis producenta czy importera (dystrybutora) kas oraz jakiego typu kasy podlegają serwisowaniu,

- kolejny numer serwisu działającego na obszarze właściwości danego urzędu skarbowego,

- listę serwisantów i ich numery porządkowe z podaniem typu serwisowanych kas przez poszczególnych serwisantów (na liście obowiązkowo należy zaznaczyć serwisantów zastępczych),

- wzory pieczęci i plomb stosowanych przez poszczególny serwis (z opisem pól zmiennych) wraz z określeniem miejsca ich usytuowania.

7. Numer ewidencyjny kasy podatnik uzyskuje w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce użytkowania kasy w wyniku dokonanego zgłoszenia po wypełnieniu wzoru nr 1.

Numer taki posiada budowę segmentową i składa się z jedenastu cyfr, z których:

1) dwie pierwsze - stanowią liczbę dwucyfrową, która określa kolejny numer ewidencyjny izby skarbowej, właściwej dla danego urzędu skarbowego,

2) dwie następne - określają numer urzędu skarbowego wg porządku określonego przez izbę skarbową,

3) pięć kolejnych - to kolejny numer zgłoszenia kasy rejestrującej,

4) ostatnie dwie cytry - to liczba np. "94" - rok wprowadzenia kasy do ewidencji.

Poszczególne segmenty numeru ewidencyjnego rozdzielone są kreską poziomą (-), a ostatni segment kreską pionową (/).

Numer ewidencyjny kasy powinien być naniesiony w sposób trwały na obudowie kasy w miejscu widocznym. Taki sam numer ewidencyjny otrzymuje książka kasy rejestrującej.

UWAGA ! Wszystkie dane ewidencyjne należy skonfrontować z zapisami w książce kasy rejestrującej.

II.Kontrola kas rejestrujących.

Kasy rejestrujące jako urządzenia służące do przechowywania danych o obrotach i podatku powinny być kontrolowane w trakcie ich użytkowania. Kontroli podlega:

1. Stan techniczny kas rejestrujących.

2. Wykorzystanie kas rejestrujących dla celów rejestracji podatników.

Ad.1Sprawdzenia stanu technicznego kas rejestrujących dokonuje się poprzez:

a) oględziny obudowy kasy i plomb zewnętrznych. Należy w tym przypadku sprawdzić czy kasa nie nosi śladów włamania i czy wszystkie plomby są zgodne z oryginałem i nie noszą śladów ich naruszenia.

b) oględziny wnętrza kasy w obecności pracownika serwisu. Sprawdzeniu podlegają plomby fabryczne nałożone na: pamięci typu EPROM i ROM, mocowania modułu pamięci fiskalnej, łącza do hard dysków i floppy dysków. Należy zwrócić uwagę na mechaniczne umieszczenie pamięci fiskalnej. Pamięć ta powinna być trwale usytuowana na obudowie, mocowana w sposób nierozbieralny i posiadać zabezpieczenia w postaci plomb.

Gdy zachodzi podejrzenie, że program pracy kasy został podmieniony lub zmodyfikowany należy bezzwłocznie zgłosić ten fakt do Ministerstwa Finansów - Departament Podatków Pośrednich.

Ad.2Kontrola stanu wykorzystania kas rejestrujących dla celów rejestracji podatku polega na sprawdzeniu prawidłowości otrzymywanych:

a) dobowych raportów fiskalnych,

b) okresowych raportów fiskalnych,

c) przyporządkowania towarów według nazwy do poszczególnych stawek podatku od towarów i usług.

Wzory emitowanych dokumentów dla kontrolowanej kasy zawarte są w "Instrukcji kasy rejestrującej dla służb skarbowych i kontroli skarbowej", która dla badanej kasy powinna znajdować się w Urzędzie Skarbowym.

Instrukcja składa się z następujących części:

1) wydruków z kasy rejestrującej będących:

a) paragonami fiskalnymi,

b) raportami dobowymi fiskalnymi,

c) raportami okresowymi fisklanymi (za żądany okres),

d) raportami z programowania kasy umożliwiającymi uzyskanie informacji o przyporządkowaniu towaru lub grupy towarowej do poszczególnych stawek podatku od towarów,

e) paragonami niefiskalnymi (nie dotyczą transakcji sprzedaży);

2) opisu czynności związanych z otrzymywaniem wydruków, o których mowa w pkt c), d), e), które w szczególności powinny określać:

a) jak włączyć kasę,

b) jaki rodzaj klucza lub hasła umożliwia wykonanie wydruku,

c) procedurę wywołania wydruku (od stanu po włączeniu kasy), korektę wprowadzonej błędnej informacji z klawiatury,

d) jak powtórzyć wydruk,

e) jak doprowadzić kasę z dowolnego jej stanu ustalonego po włączeniu do stanu wyjściowego umożliwiającego wykonanie czynności według wyżej zadanego algorytmu (dotyczy stanu kasy, której praca nie została zakończona poprawnie np. brak rozliczeń);

3) wzorów pieczęci serwisowej i plomb używanych w kasie rejestrującej oraz miejsc ich usytuowania. W instrukcji należy zamieścić wzory pieczęci serwisowej i plomb z opisem pól zmiennych na tych wzorach.

Wprowadzone do instrukcji określenia czynności powinny być jednoznaczne i precyzyjne, a opisany sposób obsługi kasy powinien zakładać jako podstawę brak znajomości działania kasy. Instrukcje te wymagają akceptacji Ministerstwa Finansów. Zaakceptowane instrukcje powinny być dostarczone do urzędów skarbowych odpowiednich dla miejsca zainstalowania kasy w momencie zgłoszenia przez serwis informacji o zainstalowaniu kasy do właściwego urzędu skarbowego.

Zwraca się uwagę urzędom skarbowym, że kasy podlegają w okresie całego swojego użytkowania dwóm obowiązkowym przeglądom w ciągu roku, bezpłatnym w okresie gwarancyjnym kasy. Zapis o dokonanych przeglądach należy umieszczać na stronach "Interwencje techniczne serwisu" w książce kasy rejestrującej. Dopuszcza się wydruk przez kasę zmianowych raportów fiskalnych dobowych w okresie doby. Raporty te muszą mieć ciągłą numerację. O stosowaniu zmianowych raportów dobowych należy uczynić wzmiankę w książce kasy.

Każdy raport fiskalny dobowy z zerowaniem jest wpisywany do pamięci fiskalnej. Raporty fisklane okresowe umożliwiają uzyskiwanie wydruków z zawartości pamięci fiskalnej (danych z raportów dobowych) za żądany okres, np. miesiąc. Raport taki zawiera raporty dobowe. Wydruk raportu kończy się zsumowaniem jego wszystkich odpowiednich pozycji, co daje pełne zbiorcze informacje.

Przyporządkowanie towarów według stawek podatku od towarów i usług wymaga sprawdzenia wyrywkowego poprawności tych działań. Instrukcje, o których mowa wyżej przeznaczone dla urzędów skarbowych podają przykłady wydruków do sprawdzenia tych powiązań. W kasach ECR zmiany przyporządkowań towaru do stawki podatku jest każdorazowo dokumentowane raportami. W kasach komputerowych POS muszą istnieć raporty z tych zmian udokumentowane wydrukami.

Działanie kas rejestrujących z pamięcią fiskalną jest inne niż w dotychczas stosowanych kasach. Naczelną zasadą stosowaną w kasach rejestrujących jest przyporządkowanie sprzedawanego towaru według jego nazwy do odpowiedniej stawki podatku od towarów i usług. Natomiast jego cena może być zmienna i wprowadzona każdorazowo z klawiatury kasy. Na paragonie fiskalnym poza informacjami o sprzedającym obowiązkowo musi być drukowana nazwa towaru, jego wartość, stawka podatku i wyliczony według niej podatek od towarów i usług, o czym szczegółowo informuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 12 maja 1993 r. (Dz. U. Nr 39, poz. 178, Nr 91, poz. 422 i Nr 115, poz. 511). Niedopuszczalne jest rejestrowanie obrotu w kasie wartościowo bez powiązania z nazwą towaru.